Pauschalen 2026: Höhere Auslands-Spesen für Geschäftsreisende

Ab sofort gelten neue, teils deutlich erhöhte Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung auf Auslandsdienstreisen. Das Bundesfinanzministerium reagiert damit auf gestiegene Lebenshaltungskosten in wichtigen Wirtschaftszentren.

Deutliche Erhöhungen in Top-Zielregionen

Die aktualisierte Übersicht der Bundesregierung, veröffentlicht am 5. Dezember 2025, tritt für alle Dienstreisen ab dem 1. Januar 2026 in Kraft. Sie bringt spürbare Entlastungen für Mitarbeiter in teuren Metropolen. In den Niederlanden steigt die Verpflegungspauschale für 24 Stunden von 47 auf 58 Euro, die Übernachtungspauschale sogar von 122 auf 167 Euro. Auch für Irland gilt jetzt eine Tagespauschale von 64 Euro, während die Übernachtung 164 Euro beträgt.

Außerhalb Europas fallen die Anpassungen besonders stark aus. Für Hongkong liegt die 24-Stunden-Pauschale nun bei 83 Euro, die Übernachtung bei 209 Euro. In den Vereinigten Arabischen Emiraten gelten 81 Euro für den Tag und 169 Euro für die Nacht. Selbst innerhalb der Schweiz wird differenziert: Für Bern sind jetzt 82 Euro pro Tag vorgesehen.

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Inlandspauschalen bleiben stabil

Während international aufgestockt wird, bleiben die Pauschalen für Reisen innerhalb Deutschlands unverändert. Für einen vollen Tag gibt es weiterhin 28 Euro, für An- und Abreisetage oder Abwesenheiten über acht Stunden 14 Euro. Die Übernachtungspauschale im Inland beträgt nach wie vor 20 Euro – ein Betrag, der in der Praxis selten die tatsächlichen Hotelkosten deckt und daher oft durch Belegabrechnung ersetzt wird.

Die Berechnungslogik bleibt erhalten: Bei eintägigen Auslandsreisen gilt die Pauschale des letzten ausländischen Tätigkeitsorts. Bei mehrtägigen Reisen richtet sich der Anreisetag nach dem Ort vor Mitternacht Ortszeit, der Abreisetag nach dem letzten ausländischen Aufenthaltsort. Wer vom Arbeitgeber verpflegt wird, muss weiterhin Abschläge hinnehmen: 20 Prozent des Tagessatzes für Frühstück, 40 Prozent für Mittag- oder Abendessen.

Was die Umstellung für Unternehmen bedeutet

Für Personal- und Finanzabteilungen heißt es jetzt: Systeme aktualisieren. Die neuen Werte müssen umgehend in die Reisekostenverwaltung eingepflegt werden. Ein Versehen kann zu falschen Erstattungen führen – und im schlimmsten Fall zu steuerlichen Nachteilen für den Mitarbeiter oder Beanstandungen bei einer Betriebsprüfung.

Für Beschäftigte sind die Erhöhungen eine willkommene Anpassung an die reale Kaufkraft im Ausland. Arbeitgeber können nun höhere Beträge steuerfrei erstatten. Ein wichtiger Hinweis gilt jedoch für alle, die ihre Kosten als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen: Die Übernachtungspauschalen des Ministeriums gelten ausschließlich für die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber. Bei der privaten Steuererklärung sind zwingend Belege für die tatsächlichen Übernachtungskosten vorzulegen.

Digitale Anpassung läuft bereits

Anbieter von Reisekosten-Software wie SaaS.de oder Spesenfuchs haben bereits bestätigt, dass ihre Plattformen die neuen Werte unterstützen. Diese schnelle Reaktion unterstreicht, wie sehr Unternehmen heute auf automatisierte Lösungen angewiesen sind, um die komplexen länderspezifischen Vorgaben effizient umzusetzen.

Steuerexperten raten Firmen, die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums regelmäßig zu verfolgen. Geopolitische Verschiebungen und Währungsschwankungen könnten auch außerhalb des jährlichen Turnus Anpassungen nötig machen. Die jetzt festgelegten Pauschalen bilden für 2026 die Basis – ihre reibungslose Anwendung in allen Prozessen ist die erste administrative Herausforderung des neuen Geschäftsjahres.

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