Outlook: Microsoft liefert PST-Import und KI-Autopilot

Microsoft beendet den November 2025 mit einem Paukenschlag für Outlook-Nutzer. Die lang ersehnte Unterstützung für PST-Dateien kommt endlich – und das ist längst nicht alles.

Nach Monaten der Kritik reagiert der Tech-Konzern auf die drängendsten Wünsche seiner Power-User. Gleichzeitig wird die Copilot-KI tiefer ins System verwoben als je zuvor. Die am 26. und 27. November bestätigten Updates könnten das neue Outlook endlich zu einem vollwertigen Ersatz für die klassische Version machen.

Besonders für deutsche Unternehmen mit strengen Compliance-Vorgaben dürfte das eine Erleichterung sein. Doch was genau ändert sich konkret?

Jahrzehnte alte E-Mail-Archive in PST-Dateien (Personal Storage Table) waren bisher der Albtraum aller Umstiegswilligen. Wer seine historischen Daten ins neue Outlook übernehmen wollte, stand vor verschlossenen Türen. Bisherige Versionen erlaubten lediglich einen schreibgeschützten Zugriff – für Rechtsabteilungen und Archivierung praktisch unbrauchbar.

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Die am 26. November in der Microsoft-365-Roadmap bestätigte Funktion ändert das grundlegend. Vollständiger PST-Import wird nun unterstützt, sodass Postfächer mitsamt ihrer gesamten Historie migriert werden können. Das bedeutet: Keine parallelen Systeme mehr, keine Doppelverwaltung, kein Zurück zur alten Version nur wegen alter E-Mails.

Für mittelständische Unternehmen in Deutschland, die oft über Jahre gewachsene E-Mail-Strukturen pflegen, ist das eine Schlüsselfunktion. Ähnlich wie bei SAP-Migrationen gilt: Ohne sauberen Datenumzug kein Umstieg.

Offline-Modus wird endlich ernst gemeint

Parallel dazu macht Microsoft das neue Outlook fit für den Außendienst. Die ebenfalls am 26. November angekündigte Offline-Funktionalität erlaubt nun das Anhängen von Dateien ohne Internetverbindung.

Was simpel klingt, war bisher ein echtes Problem: Wer im ICE zwischen Hamburg und München eine Mail mit Präsentation vorbereiten wollte, musste warten, bis der nächste Bahnhof WLAN bot. Auch das Erstellen, Verschieben und Löschen von Ordnern funktioniert jetzt offline – ein Muss für Vielreisende und mobile Arbeitskräfte.

Zusätzlich wird eine neue Grafik-Schaltfläche ins Menüband integriert. Stockfotos, Emojis und Sticker lassen sich direkt aus einer Bibliothek in E-Mails einfügen. Das mag zunächst nach Spielerei klingen, erleichtert aber die interne Unternehmenskommunikation erheblich – gerade in Zeiten, wo visuelle Elemente auch in geschäftlichen Mails Standard werden.

Copilot wird zum aktiven Assistenten

Die zweite große Neuerung betrifft die künstliche Intelligenz. Microsoft verwandelt Copilot von einem reaktiven Chatbot in einen proaktiven Agenten.

Das neue Explore-Panel analysiert den aktuellen Kontext – ob E-Mail oder Kalendereintrag – und schlägt passende Aktionen vor. Statt nur auf Anfragen zu warten, erkennt die KI selbstständig, was der Nutzer gerade tut, und bietet relevante Hilfestellungen an.

Noch spannender wird es bei der Terminplanung. Copilot kann ab sofort Terminkonflikte automatisch auflösen. Bei Einzelgesprächen, die als flexibel markiert sind, schlägt das System eigenständig Alternativtermine vor oder verschiebt sie gleich selbst. Wer kennt nicht das endlose Hin und Her bei der Terminfindung?

Ein weiteres Feature: Smarter Kalender-Durchsuche per natürlicher Sprache. Anfragen wie “Zeige mir alle Budget-Meetings nächste Woche” liefern sofort gefilterte Ergebnisse. Das manuelle Durchforsten des Kalenders entfällt.

Mobile und Unternehmensverwaltung im Fokus

Auch Android-Nutzer profitieren. Ein eigener Copilot-Chat-Button wird in die Outlook-App integriert. Microsoft macht damit deutlich: KI soll keine versteckte Zusatzfunktion sein, sondern ein primärer Interaktionsmodus. Zusammenfassungen erstellen oder Antworten entwerfen – alles direkt über den Chat, ohne Menü-Navigation.

Für IT-Administratoren gibt es eine wichtige Backend-Änderung. Das Unified Agent Management synchronisiert nun KI-Agent-Einstellungen über Teams, Outlook und Microsoft 365 Copilot hinweg. Bisher mussten diese Tools einzeln konfiguriert werden, was zu inkonsistenten Nutzererfahrungen führte. Ein Produktivitätswerkzeug war in Teams verfügbar, in Outlook aber nicht auffindbar? Diese Zeiten sind vorbei.

Strategischer Schachzug vor Jahresende

Die Timing-Strategie ist offensichtlich. Microsoft schließt kurz vor der Weihnachtspause die kritischsten Feature-Lücken zwischen klassischem und neuem Outlook. Gleichzeitig führt der Konzern KI-Funktionen ein, die in der Legacy-Software technisch unmöglich sind.

Branchenbeobachter sehen darin eine klare Botschaft: Das neue Outlook soll ab dem Geschäftsjahr 2026 die Standardlösung sein. Der PST-Import entfernt den letzten großen “Deal-Breaker” für langjährige Nutzer mit jahrzehntealten E-Mail-Archiven.

Vergleicht man die Strategie mit deutschen Tech-Konzernen, erinnert der Ansatz an SAPs Cloud-Migration: Erst die Feature-Parität herstellen, dann mit neuen Cloud-Funktionen den Mehrwert demonstrieren.

Ausblick: Mehr Autonomie kommt

Für Dezember 2025 deutet die Roadmap weitere “agentenhafte” Workflows an. Mit dem Explore-Panel als Grundlage wird Outlook künftig nicht nur Spam filtern, sondern intelligente projektbasierte Inbox-Sortierung bieten – nicht nach Absenderhäufigkeit, sondern nach inhaltlichem Kontext.

Interessant auch für Mac-Nutzer: Hinweise auf AppleScript-Unterstützung tauchen in aktuellen Roadmap-Daten auf. Die Automatisierungsfunktionen, die Windows-User via VBA und Mac-User via AppleScript schätzen, könnten für die webbasierte Architektur neu konzipiert werden.

Bleibt die Frage: Wird Microsoft die Versprechen einhalten? Die November-Updates lassen jedenfalls aufhorchen – nach Jahren der Zurückhaltung liefert der Konzern nun konkrete Lösungen statt vager Ankündigungen.

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