Outlook: Microsoft bringt endlich Regeln für einzelne Ordner

Microsoft räumt mit jahrelangen Beschwerden auf und rüstet Outlook massiv auf. Am Samstag kündigte der Konzern eine Welle von Updates an, die sowohl klassische Funktionslücken schließen als auch KI tiefer in den Arbeitsalltag integrieren. Die Botschaft ist klar: Wer noch am alten Outlook festhält, bekommt jetzt weniger Gründe zu zögern – und mehr Anreize, auf KI-gestützte Workflows umzusteigen.

Outlook-Profis dürften aufatmen: Die “New Outlook”-Version für Windows und Web erhält im Januar 2026 endlich die Möglichkeit, Regeln manuell auf einzelne Ordner anzuwenden. Bislang funktionierten Filter nur für eingehende E-Mails im Posteingang – eine gravierende Schwäche gegenüber dem klassischen Client.

Was bedeutet das konkret? Nutzer können künftig bestehende Regeln nachträglich auf archivierte Nachrichten oder chaotische Unterordner loslassen. Wer jahrelang darauf gewartet hat, tausende abgelegte Mails automatisch zu sortieren, bekommt nun sein Werkzeug zurück.

Passend zum Thema Outlook: Viele Anwender kämpfen mit Einrichtung, Regeln und der Migration zum neuen Client – besonders wenn Mails und Ordner korrekt übernommen werden müssen. Ein kostenloser Outlook‑Spezialkurs erklärt Schritt für Schritt Einrichtung, Kontosynchronisation mit Smartphone, sichere Datenspeicherung und praxisnahe Zeitspar‑Tricks für Mails, Kalender und Regeln. Ideal für alle, die jetzt auf das “New Outlook” umsteigen wollen. Outlook-Ratgeber & Spezialkurs kostenlos herunterladen

Die Ankündigung zeigt: Microsoft hat verstanden, dass die Migration zum neuen Outlook ohne diese Basisfunktionen ins Stocken gerät. Kein Wunder also, dass dieser “Quality-of-Life”-Fix noch vor anderen Features priorisiert wurde.

“Vorbereiten”-Button: KI springt vor jedem Meeting ein

Für mobile Nutzer kommt bereits im Dezember 2025 eine unmittelbarere Neuerung: Outlook für iOS und Android erhält verbesserte “Als Nächstes”-Benachrichtigungen mit einem Copilot-gestützten “Vorbereiten”-Button.

Ein Tipp darauf öffnet eine KI-generierte Zusammenfassung des anstehenden Meetings – angereichert mit:

• Relevanten E-Mail-Threads
• Geteilten Dokumenten und Vorlesematerial
• Notizen aus vorherigen Besprechungen

Das Ziel? Das “Kaltstart-Problem” eliminieren. Wer Sekunden vor dem Call noch einmal alle Kontext-Fäden zusammenführen kann, spart sich peinliche “Worum ging es nochmal?”-Momente. Dürfte besonders für Führungskräfte mit Marathon-Kalendern interessant werden.

Performance-Management neu gedacht: Viva und KI-Agenten

Während Outlook smarter wird, baut Microsoft parallel sein Performance-Ökosystem um. Am 26. November tauchten im Roadmap kritische Updates zu Viva Insights und Copilot auf – mit einem überraschenden Fokus: der Leistungsmessung für KI-Agenten.

Trust Score: Wenn Algorithmen bewertet werden

Organisationen setzen zunehmend KI-Agenten für Routineaufgaben ein. Aber wie misst man deren “Leistung”? Microsoft liefert ab Februar 2026 die Antwort: einen automatisch generierten Trust Score.

IT-Administratoren definieren dafür “Trust Requirements” – Compliance-Standards, die ein Agent erfüllen muss. Das System prüft dann kontinuierlich, ob die digitalen Helfer sicher und regelkonform arbeiten. Performance-Management erstreckt sich damit offiziell auf nicht-menschliche “Mitarbeiter”.

Copilot Academy: Training wird messbar

Parallel dazu werden Nutzungsdaten der Copilot Academy – Microsofts Schulungsplattform für KI-Tools – direkt in Viva Insights integriert. Personalabteilungen können so erstmals nachvollziehen, ob KI-Trainings tatsächlich die Produktivität steigern. Subjektive Mitarbeitergespräche weichen datengestützter Analyse.

Strategie erkennbar: Lücken schließen, KI-Abhängigkeit fördern

Die Doppelstrategie ist offensichtlich: Microsoft besänftigt Kritiker mit längst überfälligen Features wie Ordnerregeln – und lockt gleichzeitig mit KI-Funktionen, die der alte Client nie bieten könnte.

“Das Ordner-Update ist ein Eingeständnis, dass Legacy-Features immer noch zählen”, analysiert Branchenexpertin Sarah Jenks. “Aber der ‘Vorbereiten’-Button ist die Karotte – eine Fähigkeit, die das alte Outlook niemals hätte liefern können.”

Der Zeitpunkt der Ankündigungen – Ende November, kurz vor der Jahresendpause – deutet darauf hin, dass Microsoft die Roadmap für ein intensives erstes Quartal 2026 aufräumt. Fokusthemen: Verfeinerung bestehender Tools und KI-Governance.

Rollout-Fahrplan: Was wann kommt

Die Neuerungen erscheinen gestaffelt:

• Dezember 2025: Mobile Outlook-Nutzer erhalten den “Vorbereiten mit Copilot”-Button
• Januar 2026: “Regeln auf bestimmten Ordnern ausführen” erreicht New Outlook für Windows und Web
• Februar 2026: IT-Admins bekommen Zugriff auf das Trust-Score-Dashboard für KI-Agenten

Die Definition von “Performance-Management” im Microsoft-Universum wandelt sich: Es geht nicht mehr nur darum, wie gut Mitarbeiter arbeiten – sondern auch, wie effektiv sie KI nutzen und wie regelkonform diese KI agiert. 2026 wird zeigen, ob Unternehmen bereit sind, ihre Metriken so radikal zu erweitern.

PS: Sie wollen Outlook wirklich effizient nutzen — ohne Chaos in Ordnern und Terminen? Der kostenlose Outlook‑Guide liefert konkrete Lösungen: Regeln korrekt anwenden, Mobile‑ und Copilot‑Integration nutzen und typische Fehler vermeiden. Zusätzlich gibt es einen gratis E‑Mail‑Ratgeber mit Praxis‑Tipps für automatisierte Abläufe und sicheren Datenumzug. Jetzt kostenlosen Outlook-Spezialkurs sichern