Outlook erhält KI-Boost und bessere Offline-Funktionen

Microsoft rüstet die neue Outlook-Version massiv auf. Das Unternehmen rollt derzeit umfangreiche Updates aus, die sowohl die Offline-Produktivität als auch die KI-gestützte E-Mail-Verwaltung durch Copilot deutlich verbessern sollen.

Die Neuerungen zielen auf zwei zentrale Bereiche ab: Nutzer sollen auch ohne Internetverbindung produktiv arbeiten können, während künstliche Intelligenz das Verfassen, Zusammenfassen und Verwalten von E-Mails revolutioniert. Für viele Anwender bedeutet die erweiterte Offline-Unterstützung eine längst überfällige Verbesserung.

Was steckt hinter Microsofts Strategie? Das Unternehmen will offensichtlich die Lücke zur klassischen Outlook-Version schließen und langjährige Nutzer vom Umstieg überzeugen.

30 Tage offline arbeiten statt nur sieben

Die jüngsten Updates konzentrieren sich stark auf die Offline-Funktionalität. Microsoft hat das Standard-Synchronisationsfenster für E-Mails von nur sieben auf 30 Tage erweitert. Nutzer haben dadurch Zugriff auf deutlich mehr Nachrichten, selbst wenn keine Internetverbindung besteht.

Ein Update vom August 2025 ermöglicht es zudem, Anhänge offline zu öffnen und zu synchronisieren – ein wichtiges Feature für Geschäftsreisende. Seit Juni können Anwender auch Ordner erstellen, verschieben und löschen, ohne online zu sein.

Praktisch: Selbst die „Senden rückgängig“-Funktion arbeitet offline. Die Aktion wird automatisch ausgeführt, sobald wieder eine Verbindung besteht.

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Copilot macht E-Mails intelligent

Microsofts KI-Assistent Copilot steht im Mittelpunkt der Outlook-Evolution. Die KI-Features funktionieren mittlerweile mit allen verbundenen E-Mail-Konten – einschließlich Gmail und Yahoo – sofern Nutzer über ein Copilot Pro- oder entsprechendes Microsoft 365-Abonnement verfügen.

Besonders leistungsstark: Copilot fasst lange E-Mail-Anhänge direkt im Lesefenster zusammen. Word-, PowerPoint- und PDF-Dateien lassen sich so erfassen, ohne die Anwendung zu wechseln. Der KI-Assistent bietet außerdem „E-Mail-Coaching“ für besseren Ton und klarere Nachrichten.

Seit September 2025 rollt Microsoft eine neue Copilot-Chat-Funktion für iOS und Android aus. Das Tool arbeitet kontextbezogen und hilft beim Verfassen von Antworten oder Terminabsprachen, während Nutzer gleichzeitig ihre E-Mails, Kalender oder Kontakte betrachten.

PST-Unterstützung für klassische Nutzer

Microsoft macht auch Fortschritte bei der Unterstützung von PST-Dateien – den Datensicherungen langjähriger Outlook-Nutzer. Seit Juni 2025 können Anwender auf E-Mails in PST-Dateien antworten und sie weiterleiten.

Ein wichtiges Update vom 12. September ermöglicht nun automatische Exporte ganzer Postfächer oder spezifischer Ordner in PST-Dateien. Microsoft kündigte weitere Verbesserungen in diesem Bereich an.

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Kleine, aber wichtige Details runden die Updates ab: Die vertraute Tastenkombination Strg + F funktioniert jetzt zur Textsuche im Lesefenster. Nutzer können beim Verfassen neuer Nachrichten auch eine andere „Antwort an“-Adresse angeben.

Der große Plan dahinter

Diese Updates sind Teil von Microsofts Strategie, Millionen von Nutzern von der klassischen Desktop-Version zur neuen, webbasierten Anwendung zu bewegen. Durch die systematische Wiedereinführung beliebter Features wie umfassende Offline-Unterstützung adressiert das Unternehmen die Hauptkritikpunkte zögerlicher Nutzer.

Microsofts Copilot-Integration über alle E-Mail-Konten hinweg positioniert Outlook als KI-gestützte Kommunikationszentrale. Diese tiefe Verzahnung mit dem Microsoft 365-Ökosystem verschafft dem Konzern einen wichtigen Wettbewerbsvorteil.

Die kommenden Monate dürften weitere Copilot-Verfeinerungen bringen – möglicherweise mit proaktiveren Vorschlägen und tieferer Kalender-Integration. Die neue Outlook-Version entwickelt sich damit zu einem mehr als fähigen Nachfolger der klassischen Version.