OneNote wird mit KI-Tagging zum GTD-Power-Tool

Microsoft OneNote erlebt eine Renaissance als Organisations-Assistent. Grund sind neue KI-Funktionen, die das Tagging revolutionieren und perfekt zur Jahresend-Reflexion nach der Getting Things Done (GTD)-Methode passen. Die Dezember-Updates verwandeln den Notiz-Klassiker in ein dynamisches Produktivitätszentrum.

KI versteht den Kontext deiner Tags

Das Update vom Mitte Dezember bringt Microsoft Copilot tief in die Tagging-Struktur. Der Clou: Nutzer fragen nicht mehr einfach nach Schlagwörtern. Stattdessen versteht die KI semantische Befehle.

Ein Befehl wie “Zeige mir alle offenen Aufgaben mit dem Tag ‘Büro’, die seit Oktober liegen” generiert eine kontextualisierte Übersicht auf einer neuen Seite. Das löst ein Kernproblem für GTD-Anwender: den Überblick über hunderte losen Enden zu behalten, ohne stundenlang manuell zu suchen.

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Dashboard statt Such-Chaos

Die oft kritisierte “Tag-Zusammenfassung” wurde komplett überarbeitet. Sie funktioniert jetzt wie ein dynamisches Dashboard mit Filtern, die an moderne Projekt-Tools erinnern.

Nutzer können gespeicherte Ansichten für ihren wöchentlichen Review oder spezifische Projekte anlegen. Diese visuelle Organisation hilft besonders in der GTD-Phase “Organisieren”, ohne die flexible Notizbuch-Struktur zu zerstören. Die Synchronisation über alle Geräte – inklusive der kürzlich aktualisierten Android- und iOS-Apps – läuft nun stabil.

Nahtloser Flow zu Outlook und To Do

GTD lebt vom fließenden Übergang zwischen Referenz (OneNote) und Aktion (To Do/Outlook). Die Dezember-Updates schließen hier eine wichtige Lücke.

Tags und deren Status synchronisieren sich jetzt zuverlässig und bidirektional zwischen den Apps. Wird etwas in OneNote als “erledigt” markiert, spiegelt sich das fast in Echtzeit in der verknüpften Outlook-Aufgabe wider. Das spart beim Jahresreview enormen manuellen Aufwand. Bereits im Herbst eingeführte “Loop-Komponenten” unterstützen diesen Flow, indem sie Aufgaben direkt aus Meeting-Notizen extrahieren.

Warum OneNote gegen All-in-One-Tools punktet

In einem Markt, der von Datenbank-gesteuerten Tools wie Notion dominiert wird, setzt Microsoft auf eine andere Strategie: KI-Integration in bestehende, robuste Workflows.

Die Offensive scheint zu wirken. In aktuellen Vergleichen wird OneNote wieder für seine Stabilität und die neuen Enterprise-Funktionen gelobt. Die Überschreitung von 500 Millionen Downloads im Play Store im Dezember unterstreicht die anhaltende Relevanz. Für die GTD-Community ist es eine Rückkehr zu “Low-Friction”-Systemen – komplexe Datenbanken programmieren war gestern.

Was 2026 bringen wird

Die Roadmap verspricht weitere Automatisierung. Anfang 2026 soll eine Funktion kommen, die aus einem Copilot-Notebook mit einem Klick ganze FAQ-Seiten oder Projekt-Wikis generiert. Das Referenzmaterial könnte sich damit quasi von selbst organisieren.

Geplant für März 2026 ist zudem eine verbesserte Sprachsteuerung auf dem iPhone, um die “Capture”-Phase noch schneller zu machen. Die Werkzeuge für produktives Arbeiten sind mächtiger denn je. Wer sein OneNote-System jetzt auf den neuesten Stand bringt, startet mit einem klaren Vorteil ins neue Jahr.

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