NOOTS-Staatsvertrag: Deutschlands digitaler Durchbruch oder leere Versprechung?

Berlin – Das Ende des Papierkriegs rückt näher: Der Bundesrat hat vergangene Woche grünes Licht für das „Nationale Once-Only Technical System” (NOOTS) gegeben. Ab 2026 sollen Bürger ihre Geburtsurkunde oder Gewerbeanmeldung nur noch einmal vorlegen müssen – Behörden tauschen die Daten dann automatisch untereinander aus. Doch während in Berlin die Sektkorken knallen, herrscht an der Basis Ernüchterung: Drei Viertel der Beschäftigten im öffentlichen Dienst halten eine vollständig digitale Verwaltung bis 2030 für unrealistisch.

Die Kluft zwischen politischem Anspruch und Verwaltungsrealität könnte kaum größer sein. Einerseits feiert Bundesminister Dr. Karsten Wildberger (BMDS) den Staatsvertrag als „Meilenstein auf dem Weg zur digitalen Verwaltung”. Andererseits offenbart eine aktuelle Umfrage: Medienbrüche, fehlende Schnittstellen und veraltete Software machen vielen Mitarbeitern das Leben schwer. Kann die Technik wirklich Schritt halten mit den gesetzlichen Vorgaben?

Am 21. November winkte der Bundesrat den NOOTS-Staatsvertrag durch, nachdem der Bundestag bereits Mitte Oktober zugestimmt hatte. Damit ist der Weg frei für die technische Umsetzung des Once-Only-Prinzips: Bürger und Unternehmen sollen künftig dieselben Dokumente nicht mehr zigfach bei verschiedenen Ämtern einreichen müssen. Stattdessen holen sich die Behörden – mit Zustimmung der Nutzer – die Daten direkt aus bestehenden Registern.

„Das Leben wird einfacher, weil persönliche Daten nur noch einmal erfasst werden müssen und transparent, sicher sowie effizient zwischen Behörden ausgetauscht werden können”, erklärte Minister Wildberger am Montag. Der 56-Jährige ist seit Mai 2025 im Amt und hat den Auftrag, Deutschlands digitale Transformation zu beschleunigen.

Passend zum Thema NOOTS und BundID – viele Beschäftigte fühlen sich beim Umgang mit personenbezogenen Daten und neuen Schnittstellen unzureichend geschult. Eine fertig aufbereitete DSGVO-Präsentation bietet eine sofort einsetzbare Schulung für Mitarbeitende: vollständige PowerPoint-Folien, ein Schulungsnachweis nach Art. 39 DSGVO, verständliche Praxisbeispiele und leicht anpassbare Vorlagen. So reduzieren Sie Datenschutzrisiken, bevor Register technisch verknüpft werden, und sparen Stunden an Vorbereitung. Jetzt kostenlose DSGVO-Präsentation herunterladen

Tatsächlich ist die Reform überfällig. Bislang waren die Datenbestände von Bund, Ländern und Kommunen technisch abgeschottet – die berüchtigten „Silos”. Der neue Vertrag schafft die rechtliche und technische Grundlage, diese Register zu verknüpfen. Eine Voraussetzung für die vom Onlinezugangsgesetz 2.0 (OZG 2.0) geforderte „End-to-End”-Digitalisierung. Formal tritt der Staatsvertrag in Kraft, sobald der Bund und mindestens elf Bundesländer ihre Ratifizierungsurkunden hinterlegt haben – erwartet wird das Anfang 2026.

BundID wird zur „DeutschlandID” – aber wer nutzt sie?

Herzstück der digitalen Verwaltung soll die „BundID” werden, die derzeit zur umfassenderen „DeutschlandID” ausgebaut wird. Die vom BMDS veröffentlichten Zahlen zeigen Fortschritte, aber auch die enorme Herausforderung:

• Aktive Konten: Rund 4,9 Millionen Bürger verfügen Ende 2025 über ein aktives BundID-Konto
• Monatliche Nutzung: Etwa 2 Millionen Logins per Monat – doppelt so viel wie im Vorjahr

Klingt zunächst beeindruckend. Doch gemessen an der Gesamtbevölkerung ist das ein Tropfen auf den heißen Stein. Die Integration der BundID in die NOOTS-Architektur soll nun den Durchbruch bringen: Sie dient als zentraler „Schlüssel”, mit dem Bürger Datenübermittlungen zwischen Ämtern autorisieren. Ob das ausreicht, um die digitale Verwaltung in den Alltag der Menschen zu bringen?

„Realitätslücke”: Beamte bleiben skeptisch

Die Stimmung an der Basis gibt Anlass zur Sorge. Eine repräsentative Umfrage des Softwareanbieters d.velop und des Meinungsforschungsinstituts YouGov, veröffentlicht am 20. November, zeichnet ein düsteres Bild:

75 Prozent der Beschäftigten im öffentlichen Dienst halten das Ziel einer vollständig digitalen Verwaltung bis 2030 für unrealistisch. Als Hauptprobleme nennen sie Medienbrüche, fehlende Schnittstellen und veraltete Software, die den Arbeitsalltag erschweren.

„Es klafft eine wachsende Lücke zwischen politischen Ankündigungen und administrativer Realität”, konstatierte ein Analyst der Initiative „Stadt von Morgen”. Während Gesetze wie NOOTS die rechtliche Möglichkeit zum Datenaustausch schaffen, sieht die technische Wirklichkeit in vielen Rathäusern noch immer nach Faxgerät und manueller Dateneingabe aus.

Besonders brisant: Viele Mitarbeiter fühlen sich schlecht vorbereitet auf die Umstellung. Es fehlt an Schulungen für die neuen digitalen Tools, die das BMDS ausrollt. Der „menschliche Faktor” droht zum Flaschenhals der Digitalisierung zu werden.

Föderalismus als Bremsklotz?

Die Umsetzung von NOOTS verlagert die Last nun auf die Bundesländer, die ihre Register technisch an das nationale System anschließen müssen. Dieser Prozess dürfte den viel zitierten „digitalen Flickenteppich” des deutschen Föderalismus offenlegen.

Der Sächsische Normenkontrollrat warnte in einem am Dienstag diskutierten Bericht: Ohne strikte Einhaltung standardisierter Schnittstellen könnte das neue System die Komplexität sogar erhöhen statt verringern. Der Rat drängt die Landesregierung, „messbare Ziele” für den Bürokratieabbau zu priorisieren – ein Echo auf die Forderung des Bundesnormenkontrollrats (NKR) nach einem „Kulturwandel” in dessen Jahresbericht 2025.

Die regionalen Unterschiede sind enorm: Während einige Stadtstaaten bereits digitale Vorreiter sind, hinken ländliche Kommunen teils Jahre hinterher. Kann NOOTS diese Schere schließen oder werden die Unterschiede zementiert?

Was jetzt kommt

Der IT-Planungsrat überwacht die technische Anbindung der ersten Register. Priorität haben stark nachgefragte Datenbanken wie das Melderegister. Nach seinem ersten großen legislativen Erfolg dürfte Minister Wildberger nun den „Digitalcheck” für neue Gesetze vorantreiben – mit dem Ziel, bürokratische Lasten zu stoppen, bevor sie entstehen.

Das Versprechen an die Bürger bleibt verlockend: weniger Formulare, weniger Behördengänge, eine Verwaltung, die intern kommuniziert, damit man es selbst nicht mehr muss. Ob die technische Realität bis 2026 mit dem rechtlichen Rahmen Schritt halten kann, ist die entscheidende Frage für Deutschlands digitales Jahrzehnt. Der Staatsvertrag ist geschlossen – jetzt muss die Verwaltung liefern.

PS: Wenn Behörden jetzt Register technisch verknüpfen, braucht es klar dokumentierte Mitarbeiterschulungen. Datenschutzbeauftragte und HR-Teams setzen auf diese Gratis-Präsentation, weil sie rechtssicher, leicht anpassbar und sofort einsatzbereit ist. Inklusive Checklisten und Formulierungen, die auch Nicht-Juristen verstehen – ideal für Schulungen in Rathäusern und Landesbehörden. DSGVO-Schulungsvorlage jetzt downloaden