Neue Pauschalen für Dienstreisen 2026: Ausland teurer, Inland stabil

Deutsche Unternehmen müssen ihre Reisekostenabrechnung für Auslandsaufenthalte anpassen. Das Bundesfinanzministerium hat die Verpflegungspauschalen für viele wichtige Handelspartner erhöht. Für Reisen innerhalb Deutschlands gelten weiterhin die bekannten Sätze.

Die neuen Regeln basieren auf einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 5. Dezember 2025. Sie sind seit dem 1. Januar 2026 verbindlich. Personalabteilungen und Buchhaltungen sollten ihre Systeme umgehend aktualisieren, um steuerkonform zu bleiben.

Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands hat das BMF die Stabilität der vergangenen Jahre fortgesetzt. Die Tagessätze für Verpflegungsmehraufwand bleiben unverändert.

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Aktuelle Pauschalen für Inlandsreisen:
* 28,00 Euro für einen vollen Kalendertag der Abwesenheit (24 Stunden).
* 14,00 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden.
* 14,00 Euro für An- und Abreisetag (sofern keine Übernachtung zu Hause).

Ebenfalls unverändert bleibt die Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro Kilometer für die Nutzung eines Privatfahrzeugs. Dieser Satz gilt speziell für Dienstreisen und ist von der Pendlerpauschale für den täglichen Arbeitsweg zu unterscheiden. Für Firmen, die vorwiegend national unterwegs sind, bedeutet dies eine administrative Erleichterung – die Systeme müssen nicht neu konfiguriert werden.

Internationale Reisen: Teurere Destinationen, neue Sätze

Die bedeutendsten Änderungen betreffen Auslandsreisen. Das BMF passt diese Pauschalen jährlich an die unterschiedlichen Lebenshaltungskosten und Inflationsraten an. Für 2026 steigen die Sätze in mehreren wichtigen Wirtschaftszentren.

Wichtige Anpassungen bei den Verpflegungspauschalen

Die neuen 24-Stunden-Sätze für vollständige Auslandstage zeigen deutliche Erhöhungen:

• Belgien: Der Tagessatz liegt nun bei 59 Euro (ermäßigt: 40 Euro für Teil-Tage >8h).
• Dänemark: Mit 75 Euro pro Tag spiegelt der Satz die hohen Lebenshaltungskosten des Landes wider.
• Hongkong: Hier können Reisende nun 83 Euro geltend machen.
• China (Peking): Für die Hauptstadt gilt ein Satz von 57 Euro.
• Großbritannien (London): Die britische Metropole ist mit 64 Euro ausgewiesen, was die höheren Kosten im Vergleich zum Rest des Landes berücksichtigt.

Ein entscheidender Unterschied:
Buchhaltungen müssen strikt zwischen Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungspauschale trennen.
* Die Verpflegungspauschale wird steuerfrei an den Mitarbeiter ausgezahlt.
* Die Übernachtungspauschale kommt nur in seltenen Fällen zur Anwendung, etwa wenn der Arbeitgeber Hotelkosten pauschal erstattet, ohne Einzelnachweise zu verlangen. Für Belgien beträgt sie beispielsweise 141 Euro, für Hongkong sogar 209 Euro. Diese Beträge dürfen nicht mit den Verpflegungssätzen verwechselt werden.

Abzüge bei gestellten Mahlzeiten und neue Sachbezugswerte

Stellt der Arbeitgeber während der Dienstreise Mahlzeiten – etwa ein inkludiertes Hotel-Frühstück oder ein Geschäftsessen –, muss die Pauschale gekürzt werden. Die gesetzlichen Abzugsprozentsätze bleiben fix:

• Frühstück: 20 % Abzug vom vollen Tagessatz des Landes.
• Mittag-/Abendessen: 40 % Abzug vom vollen Tagessatz.
  Bei Vollverpflegung verfällt der Anspruch komplett.

Neue Sachbezugswerte für 2026

Unabhängig von den Reisekosten hat das BMF auch die Sachbezugswerte für 2026 aktualisiert. Sie dienen der Besteuerung von kostenlosen Mahlzeiten außerhalb von Dienstreisen, etwa in der Betriebskantine.
* Mittag-/Abendessen: 4,57 Euro
* Frühstück: 2,37 Euro
* Vollverpflegung: 11,50 Euro
Diese Werte sind Teil der umfassenden Lohnabrechnungs-Updates für das laufende Jahr.

Umsetzung und steuerliche Fallstricke

Die neuen Sätze gelten für alle Reisen ab dem 1. Januar 2026. Bei Reisen über den Jahreswechsel hinweg ist der für den jeweiligen Reisetag gültige Satz anzuwenden.

Dreimonatsregel beachten:
Personalverantwortliche sollten die wichtige Dreimonatsfrist im Blick behalten. Die steuerfreie Zahlung von Verpflegungspauschalen ist in der Regel auf die ersten drei Monate einer ununterbrochenen Tätigkeit am selben Ort im Ausland begrenzt. Danach können die Zahlungen als steuerpflichtiger Arbeitslohn gelten.

Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber

1. Software aktualisieren: Stellen Sie sicher, dass Reisekosten-Systeme (wie SAP Concur, DATEV oder Circula) mit den neuen Datentabellen des BMF-Schreibens vom 5. Dezember 2025 gefüttert werden.
2. Mitarbeiter informieren: Kommunizieren Sie die neuen Sätze an reisende Mitarbeiter, insbesondere wenn diese mit den Pauschalen ihr Reisebudget kalkulieren.
3. Buchhaltung prüfen: Kontrollieren Sie in automatisierten Systemen, ob die Unterscheidung zwischen Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen korrekt umgesetzt ist, um Steuernachforderungen zu vermeiden.

Die vollständige Liste der länderspezifischen Pauschbeträge ist im offiziellen BMF-Schreiben sowie über die großen Steuersoftware-Anbieter verfügbar.

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