Neue Obergrenze für Auslands-Doppelhaushalte tritt in Kraft

Ab sofort gilt für Arbeitnehmer mit zweitem Haushalt im Ausland eine strikte monatliche Kostenobergrenze von 2.000 Euro. Parallel dazu aktualisiert das Finanzministerium die Pauschalen für Dienstreisen.

Berlin – Zum Start des ersten vollen Arbeitswoche 2026 müssen sich Personal- und Lohnbuchhaltungen in deutschen Unternehmen auf neue Regeln einstellen. Seit dem 1. Januar gelten verschärfte Vorgaben für die steuerliche Behandlung von Doppelter Haushaltsführung im Ausland und aktualisierte Verpflegungspauschalen für internationale Dienstreisen. Die wichtigste Neuerung: Eine feste Deckelung der ansetzbaren Unterkunftskosten auf 2.000 Euro pro Monat – ein Systemwechsel, der die bisherige Praxis der Einzelfallprüfung ablöst.

Bis Ende 2025 konnten Arbeitnehmer, die aus beruflichen Gründen einen zweiten Haushalt außerhalb Deutschlands unterhielten, ihre tatsächlichen, notwendigen Unterkunftskosten als Werbungskosten geltend machen. Die Definition von „notwendig“ war jedoch vage und führte regelmäßig zu Streit mit den Finanzbehörden.

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Das Jahressteuergesetz 2025 schafft nun Klarheit – und setzt enge Grenzen. Analog zur seit Jahren bestehenden 1.000-Euro-Grenze für inländische Doppelhaushalte führt der Gesetzgeber für Auslandsstandorte eine Obergrenze von 2.000 Euro monatlich ein. Dieser Betrag gilt pauschal als ansetzbar. Alles, was darüber hinausgeht, ist steuerlich nicht mehr berücksichtigungsfähig.

Für die Lohnabrechnung bedeutet das: Übersteigt eine vom Arbeitgeber erstattete Miete diese Grenze, wird der Differenzbetrag zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Das gilt selbst dann, wenn die Kosten in teuren Metropolen wie New York, London oder Singapur objektiv notwendig erscheinen. Die neue Regelung schafft zwar Planungssicherheit, könnte aber für Entsendungen in Hochpreisregionen zum Nachteil werden.

2.000-Euro-Grenze beendet Grauzone

Unternehmen müssen ihre Reisekosten-Software umgehend aktualisieren. Zu den Anpassungen gehören:

• Erhöhungen in Hochinflationsregionen: In vielen Ländern wurden die Pauschalen angehoben. So stieg beispielsweise die Übernachtungspauschale für Amsterdam deutlich an – eine Reaktion auf den angespannten Wohnungsmarkt.
• Währungsanpassungen: Für Länder mit volatilen Währungen wurden die Euro-Entsprechungen aktualisiert.
• Stadt-spezifische Sätze: Die Liste unterscheidet weiterhin zwischen allgemeinen Länderpauschalen und höheren Sätzen für Metropolregionen.

Wichtig bleibt: Bei Übernachtungskosten auf Dienstreisen können Arbeitgeber nach wie vor die tatsächlichen, belegten Kosten steuerfrei erstatten. Die BMF-Pauschalen sind lediglich eine vereinfachte Alternative.

Aktualisierte Pauschalen für Dienstreisen

Die neuen Regeln erfordern klare Verfahrensanpassungen. Lohnbuchhaltungen müssen streng zwischen zwei Tatbeständen trennen:

1. Auswärtstätigkeit (Dienstreise): Abgerechnet über BMF-Pauschalen oder tatsächliche Belege.
2. Doppelte Haushaltsführung im Ausland: Pauschal gedeckelt auf 2.000 Euro monatlich.

Die Dokumentationspflicht bleibt bestehen. Zwar entfällt der Nachweis der „Angemessenheit“ der Kosten, doch die kumulierten monatlichen Aufwendungen müssen lückenlos erfasst werden. Übersteigt die Miete die 2.000-Euro-Grenze, ist der Differenzbetrag nicht mehr abzugsfähig.

Steuerexperten raten Personalverantwortlichen dringend, alle laufenden Auslandsentsendungen zu überprüfen. Können bestehende Mietverträge die neue Grenze überschreiten, drohen unerwartete Steuernachzahlungen für die betroffenen Mitarbeiter. Software-Anbieter haben bereits begonnen, Updates bereitzustellen, die diese Schwellenwerte automatisch prüfen.

Was Personalabteilungen jetzt tun müssen

Die gesetzliche Festschreibung der 2.000-Euro-Grenze ist eine Reaktion auf uneinheitliche Rechtsprechung. Das Bundesfinanzhof (BFH) hatte in der Vergangenheit entschieden, dass die inländische 1.000-Euro-Grenze nicht analog auf Auslandsfälle angewendet werden dürfe. Stattdessen war eine aufwändige Einzelfallprüfung anhand lokaler Mietspiegel nötig.

Die Bundesregierung setzt nun auf Vereinfachung und Rechtssicherheit. Kritiker sehen in der pauschalen Obergrenze jedoch ein stumpfes Instrument. Während 2.000 Euro in Lissabon oder Warschau großzügig bemessen sein mögen, reichen sie in Städten wie San Francisco oder Tokio kaum für eine angemessene Unterkunft.

Hintergrund: Einheitliche Regelung statt Einzelfallprüfung

Unternehmen mit internationaler Belegschaft müssen ihre Systeme umgehend anpassen. Steuerberater gehen davon aus, dass die 2.000-Euro-Grenze – ähnlich wie die inländische 1.000-Euro-Pauschale – über mehrere Jahre unverändert bleiben wird, ungeachtet der Inflation.

Für Mitarbeiter, die 2026 eine neue Auslandsentsendung planen, wird die Kostenobergrenze zum Verhandlungsgegenstand. Erwarten Unternehmen höhere Unterkunftskosten, müssen sie die Vergütungspakete möglicherweise neu strukturieren, um eine zusätzliche Steuerbelastung für den Arbeitnehmer zu vermeiden. Die ersten Lohnabrechnungen des Jahres werden zeigen, wie reibungslos der Systemwechsel gelingt.

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