Neue Informationspflicht für Arbeitgeber bei Drittstaats-Einstellungen

Seit Jahresbeginn müssen deutsche Unternehmen ausländische Fachkräfte aus Nicht-EU-Staaten über unabhängige Beratungsstellen informieren. Diese Pflicht nach § 45c Aufenthaltsgesetz gilt ab dem ersten Arbeitstag.

Das neue Gesetz verpflichtet Arbeitgeber, ihren neuen Mitarbeitern aus Drittstaaten konkrete Kontaktdaten der nächstgelegenen Beratungsstelle zu übermitteln. Die Information muss in Textform erfolgen – per E-Mail, Brief oder Vertragsanhang. Als zuständiges Netzwerk hat die Bundesregierung die Initiative „Faire Integration“ festgelegt.

Rechtsexperten betonen: Diese Pflicht gilt unabhängig davon, ob der Arbeitsvertrag sozialversicherungspflichtig ist oder nicht. Eine Ausnahme gibt es nur für grenzüberschreitende Arbeitnehmerüberlassung nach § 299 SGB III – ein Szenario, das auf die meisten Direkteinstellungen nicht zutrifft.

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Handwerksverbände geben praktische Hilfen

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) und regionale Handwerkskammern veröffentlichten diese Woche dringende Leitfäden. Sie empfehlen, die Information standardisiert in das Onboarding zu integrieren.

„Die nächstgelegene Beratungsstelle“ bezieht sich auf den Standort des Arbeitsplatzes. Unternehmen müssen aktiv die Kontaktdaten des zuständigen „Faire Integration“-Zentrums ermitteln und weitergeben. Obwohl das Gesetz nur Textform vorschreibt, raten Experten zur schriftlichen Bestätigung durch den Mitarbeiter – als Nachweis für die Personalakte.

Keine direkten Bußgelder – aber Risiken bleiben

Aktuell sieht § 45c AufenthG keine unmittelbaren Geldstrafen vor. Doch Unternehmen sollten sich nicht in falscher Sicherheit wiegen. Systematische Verstöße könnten in Arbeitsrechtstreitigkeiten oder bei Visa-Verfahren negative Folgen haben.

Die Verknüpfung mit „Faire Integration“ zeigt deutlich das politische Ziel: Ausländische Arbeitnehmer sollen von Anfang an über ihre Rechte Bescheid wissen. Das verringert das Machtgefälle zu Arbeitgebern, die sich eventuell auf Unwissenheit über deutsches Arbeitsrecht verlassen.

Hintergrund: Schutz als Gegenstück zu erleichterter Einwanderung

Die neue Regelung ist die letzte Stufe des „Gesetzes zur Weiterentwicklung der Fachkräfteeinwanderung“. Während frühere Phasen Hürden senkten – etwa durch die Chancenkarte oder niedrigere Gehaltsgrenzen für Blaue Karten – liegt der Fokus nun auf Schutz und Integration.

§ 45c soll ein Gegengewicht zu vereinfachten Einstellungsregeln schaffen. Der Gesetzgeber will verhindern, dass sich prekäre Beschäftigungsverhältnisse etablieren, wie sie in einigen von Migrantenarbeit geprägten Branchen bekannt sind. Die Beratungsstellen bieten kostenlose Hilfe zu Lohn, Arbeitszeiten und Sozialversicherung.

Ausblick: Anpassungsphase im ersten Quartal 2026

Bis Ende März erwarten Branchenbeobachter eine Übergangsphase, in der Unternehmen ihre Vorlagen aktualisieren. Obwohl es aktuell keine Bußgelder gibt, könnte sich das ändern: Sollten die Beratungsstellen weitverbreitete Nichtbeachtung melden, könnte der Gesetzgeber nachschärfen.

Für Personalabteilungen ist die Priorität klar: Onboarding-Checklisten sofort aktualisieren. Jeder neue Mitarbeiter aus einem Drittstaat muss die Information spätestens am ersten Arbeitstag erhalten. Nach der ersten vollen Arbeitswoche 2026 sollten Unternehmen alle Verträge mit internationalen Fachkräften überprüfen – ob diese neue „Tag-1“-Pflicht erfüllt wurde.

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