Neue Ausfuhrnachweise: Deutsche Exporteure in der Pflicht

Ab sofort gelten verschärfte Regeln für den Nachweis von Exporten in Drittländer. Die Übergangsfrist ist ausgelaufen, steuerliche Risiken drohen.

BERLIN — Deutsche Exportunternehmen müssen sich ab sofort auf deutlich strengere Kontrollen einstellen. Seit dem 1. Januar 2026 ist die Übergangsfrist für die neuen Nachweispflichten bei Ausfuhren offiziell beendet. Lieferungen in Länder außerhalb der EU dürfen nur noch steuerfrei abgewickelt werden, wenn die verschärften Vorgaben des Bundesfinanzministeriums (BMF) exakt eingehalten werden. Die Phase der stillschweigenden Duldung, die Unternehmen in der zweiten Hälfte des Jahres 2025 noch schützte, gehört damit der Vergangenheit an.

Strikte Durchsetzung nach Schonfrist

Die neuen Regeln basieren auf einer Verwaltungsanweisung des BMF vom Juli 2025, die den Paragrafen 6.6 der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) grundlegend überarbeitet hat. Zwar traten die Vorschriften formal bereits im Sommer 2025 in Kraft, die Finanzverwaltung gewährte Unternehmen jedoch eine großzügige Anpassungsfrist bis zum Jahresende.

Diese Schonfrist ist nun abgelaufen. Steuerexperten warnen vor den Konsequenzen: „Ab Januar 2026 werden die Prüfer die neue Nachweishierarchie strikt durchsetzen“, heißt es aus großen Wirtschaftskanzleien. „Fehlen die korrekten Belege, kann die Steuerbefreiung für Exporte rückwirkend versagt werden.“ Das würde für die betroffenen Unternehmen eine Nachzahlung der vollen Umsatzsteuer von 19 Prozent bedeuten.

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Die neue Hierarchie der Nachweise

Kern der Neuregelung, die auf Urteile des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) zurückgeht, bleibt der elektronische Ausgangsvermerk aus dem Zollsystem ATLAS. Die jetzt voll wirksamen Regeln bringen jedoch Klarheit für Fälle, in denen dieses Standarddokument nicht verfügbar ist.

Die verschärfte Hierarchie sieht vor:
* Vorrang amtlicher Dokumente: Unternehmen müssen zunächst versuchen, eine amtliche Ausgangsbestätigung – etwa vom Grenzzollamt – zu beschaffen.
* Ersatzbelege nur im Ausnahmefall: Nur wenn der Standardnachweis technisch unmöglich oder unzumutbar zu beschaffen ist, dürfen alternative Belege verwendet werden.
* Streng definierte Alternativen: Das BMF führt einen engen Katalog zulässiger Ersatzbelege. Dazu gehören spezielle Bescheinigungen ausländischer Zollbehörden oder Transportdokumente von Speditionen und Kurierdiensten, die genaue inhaltliche Vorgaben erfüllen.

Entscheidend ist: Die „Unzumutbarkeit“, den Standardnachweis zu beschaffen, muss nun objektiv nachgewiesen werden. Bloßer bürokratischer Aufwand reicht als Begründung nicht mehr aus.

Besondere Herausforderung: „Weiße Spedition“

Besonders betroffen sind Ex-Works-Lieferungen (EXW), bei denen der ausländische Kunde den Transport organisiert. In diesen Fällen der sogenannten „Weißen Spedition“ hat der deutsche Lieferant oft keinen direkten Zugriff auf die Zolldaten.

Verbände weisen darauf hin, dass Lieferanten nun vertraglich sicherstellen müssen, dass ihr Kunde oder dessen Spediteur die geforderten Ersatzbelege bereitstellt. Geschieht das nicht, bevor die Umsatzsteuererklärung abgegeben wird, bleibt der deutsche Verkäufer auf der Steuer sitzen – mit geringen Chancen, sie vom ausländischen Abnehmer zurückzufordern.

Parallele Reform bei der Einfuhrumsatzsteuer

Zeitgleich mit den Exportregeln traten am 1. Januar 2026 auch neue Vorschriften für die Einfuhrumsatzsteuer in Kraft. Die Änderung im Umsatzsteuergesetz (§ 21b UStG) entkoppelt den Ort der Warenvorführung vom Ort der Zollanmeldung.

Ziel ist es, die EU-weite zentrale Zollabwicklung zu erleichtern. Unternehmen können ihre Waren nun in einem Mitgliedstaat anmelden, während sie physisch in einem anderen vorgeführt werden. Für deutsche Importeure soll das Logistikprozesse verschlanken, erfordert aber angepasste Anmeldeverfahren, um die korrekte Zuordnung und den Vorsteuerabzug der Einfuhrumsatzsteuer zu gewährleisten.

Experten: Mehr Bürokratie trotz EU-Vorgaben

Die ersten Reaktionen aus der Wirtschaft sind gespalten. Logistikdienstleister melden eine stark gestiegene Nachfrage nach aktualisierten Spediteursbescheinigungen, die dem neuen BMF-Wortlaut entsprechen.

Steuerberater sehen eine paradoxe Entwicklung: „Die EuGH-Urteile sollten eigentlich steuerpflichtenfreundlich sein und sicherstellen, dass die Steuerbefreiung nicht aus formalen Gründen versagt wird, wenn die Ausfuhr tatsächlich stattgefunden hat“, erklärt ein Sprecher einer Münchner Steuerkanzlei. „Die deutsche Umsetzung verlangt nun aber strengere Nachweise, um zu beweisen, dass der Standardweg versperrt war, bevor die flexible Alternative genutzt werden darf. Das ist eine Flexibilität mit hohen bürokratischen Hürden.“

Dringender Handlungsbedarf für Unternehmen

Unternehmen wird geraten, umgehend Stichproben ihrer seit Jahresbeginn erstellten Exportakten zu prüfen. Der Fokus sollte auf drei Punkten liegen:
1. Sicherstellen, dass der ATLAS-Ausgangsvermerk automatisch archiviert wird.
2. Bei Lieferungen ohne diesen Nachweis sofort einen konformen Ersatzbeleg anzufordern – und nicht erst Monate später bei einer Betriebsprüfung.
3. Allgemeine Geschäftsbedingungen für EXW-Lieferungen zu aktualisieren, um die Mitwirkungspflicht des Kunden bei Zolldokumenten festzuschreiben.

Mit den ersten Umsatzsteuer-Voranmeldungen für 2026, die im Februar fällig werden, bleibt nur ein kleines Zeitfenster, um die neuen Compliance-Prozesse zu etablieren. Die Ära der Übergangsregelungen ist vorbei. Lückenlose Dokumentation ist jetzt der neue Standard.

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