Microsoft Teams: E-Mail-Anhänge landen jetzt woanders

Viele IT-Abteilungen stehen vor einem Problem: Automatisierte Workflows für Teams-Kanäle funktionieren plötzlich nicht mehr. Der Grund? Microsoft hat Anfang 2025 still und heimlich den Speicherort für E-Mail-Anhänge verschoben – und die Auswirkungen beschäftigen Administratoren noch heute.

Die Änderung wurde zwar bereits im Januar über das Microsoft 365 Message Center angekündigt und bis Februar umgesetzt. Doch erst jetzt wird vielen Unternehmen das volle Ausmaß bewusst. Custom-Workflows brechen reihenweise zusammen, weil sie auf veraltete Ordnerstrukturen zugreifen. Was genau hat Microsoft verändert – und warum sorgt das monatelang für Kopfzerbrechen?

Neuer Pfad, neue Probleme

Die Änderung betrifft die SharePoint-Integration von Microsoft Teams. Wer eine E-Mail direkt an einen Teams-Kanal sendet, dessen Anhänge landen nun in einem völlig neuen Verzeichnis: Dokumente > Apps > Microsoft Teams Mailhook > [Kanalname].

Früher nutzte Teams den Ordner “Email Messages” in der jeweiligen Kanalbibliothek. 2021 hatte Microsoft bereits eine erste Anpassung vorgenommen und monatliche Unterordner eingeführt. Jetzt folgte der komplette Umzug in einen zentralen “Apps”-Bereich.

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Microsofts Begründung: Laufende Sicherheitsverbesserungen. Die neue Struktur soll eine klarere Trennung zwischen extern eingehenden Inhalten und nutzergenerierten Dateien schaffen. Die Funktion läuft auf allen Plattformen – Windows, Mac, Web und Mobile – und wurde automatisch für alle Mandanten aktiviert.

Wenn Automatisierungen ins Leere laufen

Doch was technisch sinnvoll klingt, entpuppt sich für viele als Stolperfalle. Zahlreiche Organisationen setzen auf Power Automate-Flows, die bei neuen E-Mail-Anhängen in Teams-Kanälen automatisch aktiv werden. Diese Workflows waren auf den alten Ordnerpfad programmiert – und liefen nach der Umstellung ins Leere.

Das eigentliche Problem? Viele Administratoren haben die Ankündigung im Message Center schlicht übersehen oder deren Tragweite unterschätzt. Plötzlich stagnierten Prozesse, ohne dass die Ursache sofort klar war. Ein Déjà-vu: Bereits 2021 hatte eine ähnliche, damals unangekündigte Änderung vergleichbare Schwierigkeiten verursacht.

Können Unternehmen überhaupt noch auf stabile Backend-Strukturen in der Cloud bauen? Die Abhängigkeit von spezifischen Ordnerpfaden erweist sich als fragil, wenn Microsoft im Monatsrhythmus Updates ausrollt.

Kommunikation im Cloud-Zeitalter

Der Fall illustriert eine grundsätzliche Herausforderung: Das Microsoft 365 Message Center quillt über vor Ankündigungen. Dutzende Updates pro Monat – da den Überblick zu behalten, grenzt an Sisyphusarbeit. Backend-Änderungen wie verschobene Speicherpfade erscheinen auf den ersten Blick marginal, können aber weitreichende Folgen für Geschäftsprozesse haben.

Dabei bleibt die direkte E-Mail-Integration in Teams für viele Organisationen unverzichtbar. Sie schlägt die Brücke zwischen klassischer E-Mail-Kommunikation und kollaborativer Teamarbeit. Wichtige Nachrichten lassen sich archivieren, externe Korrespondenz wird zur Diskussionsgrundlage. Voraussetzung: Die technischen Details müssen stimmen – besonders bei Automatisierung.

Was IT-Verantwortliche jetzt tun sollten

Unternehmen, die Teams-Kanal-E-Mails mit Power Automate kombinieren, müssen handeln. Die Checkliste:

Audit aller betroffenen Flows durchführen und Trigger-Bedingungen prüfen. Alle Workflows auf den neuen Pfad Dokumente > Apps > Microsoft Teams Mailhook > [Kanalname] aktualisieren. Interne Dokumentation anpassen, damit Helpdesk und Entwickler auf dem neuesten Stand sind.

Und danach? Microsoft wird die Integration zwischen seinen M365-Diensten weiter verfeinern. Weitere Änderungen an Speicherorten und Backend-Konfigurationen sind wahrscheinlich. Die Verantwortung für den Umgang mit diesen Updates liegt letztlich bei den Administratoren selbst.

Der Schlüssel liegt in resilienten Lösungen und einem systematischen Prozess zur Überprüfung aller offiziellen Microsoft-Kommunikation. Denn während Microsoft an der Verbesserung seiner Plattformen arbeitet, müssen die IT-Teams ihrer Organisation den digitalen Arbeitsplatz stabil halten – auch wenn sich die Grundlagen darunter verschieben.

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