Microsoft: Project Online wird 2026 eingestellt

Microsoft gibt das Aus für seinen langjährigen Project Online-Service bekannt. Am 30. September 2026 ist endgültig Schluss – ein strategischer Schritt weg von der veralteten SharePoint-Plattform hin zu KI-gestützten Arbeitsmanagement-Tools im Microsoft 365-Universum.

Für tausende Unternehmen, die auf Project Online für ihr Projekt- und Portfolio-Management setzen, beginnt jetzt die heiße Phase: Gerade mal ein Jahr bleibt für die Migration, bevor der Service komplett abgeschaltet wird.

Die Details sind klar durchgeplant: Ab dem 1. Oktober 2025 verkauft Microsoft keine neuen Project Online-Abonnements mehr. Ab April 2026 können bestehende Kunden keine neuen Tenants mehr erstellen. Nach dem Stichtag im September 2026 ist dann alles vorbei – sämtliche Projekte und Daten werden unzugänglich.

Entwarnung gibt es nur für zwei Bereiche: Der beliebte Project Desktop-Client und die lokale Project Server Subscription Edition bleiben unangetastet.

Technische Altlast wird zur strategischen Belastung

Was steckt hinter dieser radikalen Entscheidung? Die veraltete Architektur bremst Microsoft aus. Die Legacy-Infrastruktur verhindert die Integration moderner, kollaborativer und KI-basierter Funktionen – ein No-Go in Zeiten von Copilot und Co.

Microsoft konsolidiert seine Arbeitsmanagement-Tools: To Do und das frühere „Project for the web“ verschmelzen unter dem Dach von Microsoft Planner zu einer einheitlichen Lösung. Die neue Generation basiert auf der Microsoft Power Platform und verspricht bessere Skalierung, tiefere Microsoft 365-Integration und echte KI-Unterstützung.

Branchenexperten zeigen sich nicht überrascht. Bereits 2018 stoppte Microsoft die Entwicklung neuer Features für Project Online – das Aus war nur eine Frage der Zeit.

Zwei Wege aus der Sackgasse

Microsoft bietet seinen Kunden zwei Migrationspfade an. Der bevorzugte Weg führt zum aufgebohrten Microsoft Planner. Das ist längst nicht mehr das simple Task-Management-Tool von früher: Premium-Pläne bringen jetzt die mächtigen Planungsfunktionen des ehemaligen „Project for the web“ mit.

Die neue Planner-Generation kann alles: von einfachen Aufgaben bis hin zu komplexer Projektplanung mit Gantt-Charts, Abhängigkeiten, Portfolio-Management und Workflow-Automatisierung über die Power Platform.

Plan B ist der Project Server Subscription Edition – gedacht für Unternehmen mit komplexeren Anforderungen, strengeren Compliance-Vorgaben oder dem Wunsch nach On-Premises- oder Private-Cloud-Betrieb. Diese Lösung kommt Project Online funktional am nächsten und lässt sich im eigenen Rechenzentrum oder in der Azure-Umgebung des Unternehmens hosten.

Branche sieht Chance zur Modernisierung

„Migration bedeutet nicht nur Daten verschieben“, betont ein Experte des Microsoft-Partners CPS. „Es ist eine echte Chance, Arbeitsprozesse zu überdenken und Best Practices zu etablieren.“

Die Reaktionen der Branche fallen gemischt aus: Einerseits Zeitdruck, andererseits Aufbruchstimmung. Viele sehen die erzwungene Migration als Gelegenheit, endlich veraltete Projektmanagement-Praktiken zu modernisieren.

Die größte Herausforderung? Jahre an Projektdaten, individuellen Feldern und integrierten Workflows müssen übertragen werden. Ein simples „Copy & Paste“ funktioniert nicht – schon gar nicht bei stark angepassten Project Online-Umgebungen.

Der Wechsel von Project Onlines starrem Datenmodell zur flexiblen, Power Platform-basierten Dataverse des neuen Planners bedeutet einen kompletten Paradigmenwechsel. Unternehmen sollten schnell mit der Bestandsaufnahme beginnen.

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KI als Treiber der Transformation

Project Onlines Abschied ist Teil eines größeren Trends. Die gesamte Projektmanagement-Branche wendet sich von monolithischen Experten-Tools ab und setzt auf flexible, kollaborative Plattformen für breitere Nutzergruppen.

Microsofts Fokus liegt klar auf KI: Der neue Planner ist tief in Microsoft 365 Copilot integriert und verspricht KI-Unterstützung bei Aufgabenerstellung, Status-Reports und Risikobewertung – undenkbar mit Project Onlines veralteter Architektur.

Doch es gibt noch Lücken. Enterprise-Features wie erweiterte Ressourcenverwaltung und Zeiterfassung sind in Planner Premium noch nicht vollständig abgebildet. Microsoft arbeitet unter Hochdruck daran, diese Funktionslücken zu schließen.

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Countdown läuft: Ein Jahr bis zum Blackout

Die nächsten zwölf Monate entscheiden über Erfolg oder Chaos. Unternehmen müssen ihre Project Online-Nutzung gründlich analysieren und mit den Capabilities des neuen Planners und der Project Server Subscription Edition abgleichen.

Microsoft wird weiter an Planner feilen, um die Funktionslücke zu seinem Vorgänger zu schließen. Die Integration in Teams und Power BI wird dabei zentral sein.

Für die Kunden ist diese erzwungene Migration trotz aller Herausforderungen eine strategische Weichenstellung – die Chance, veraltete Prozesse hinter sich zu lassen und auf moderne, integrierte und intelligente Projekt- und Portfolio-Management-Systeme zu setzen.