Microsoft Outlook: KI-Revolution im E-Mail-Alltag

Microsoft rollt diese Woche ein großes Update für das neue Outlook unter Windows aus. Die Neuerungen setzen massiv auf Künstliche Intelligenz und sollen den E-Mail-Alltag grundlegend vereinfachen.

Das Update bringt eine Fülle von KI-gestützten Funktionen mit, die vor allem durch Microsofts Copilot-Assistenten angetrieben werden. Gleichzeitig schließt der Konzern weitere Lücken zu der klassischen Outlook-Version, um den Umstieg für Nutzer attraktiver zu gestalten.

Copilot übernimmt die Inbox-Verwaltung

Der Star der Neuerungen ist die erweiterte Copilot-Integration. Der KI-Assistent kann jetzt Word-, PowerPoint- oder PDF-Anhänge direkt im E-Mail-Fenster zusammenfassen – ohne dass Nutzer die Dateien separat öffnen müssen. Das spart besonders bei umfangreichen Dokumenten wertvolle Zeit.

Noch praktischer wird es bei der Terminplanung: Copilot findet auf Anfrage automatisch passende Meetingzeiten mit Kollegen und kümmert sich um die Abwicklung. Zusätzlich coacht die KI beim Verfassen von E-Mails und gibt Tipps für besseren Ton und klarere Formulierungen.

Ein wichtiger Schritt: Microsoft macht diese Copilot-Funktionen auch für externe E-Mail-Konten verfügbar. Gmail-, Yahoo- und iCloud-Nutzer können die KI-Features nutzen, sofern sie über ein Copilot Pro oder Microsoft 365-Abonnement verfügen.

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Newsletter-Tool und Offline-Features

Neben der KI-Offensive führt Microsoft praktische Workflow-Verbesserungen ein. Ein Highlight für September ist der integrierte Newsletter-Creator. Unternehmen können jetzt interne Rundschreiben direkt in Outlook erstellen, versenden und deren Erfolg verfolgen.

Die „Quick Steps“-Funktion, die mehrere Aktionen gleichzeitig auf E-Mails anwendet, funktioniert nun auch in separaten E-Mail-Fenstern. Das beschleunigt die Bearbeitung großer E-Mail-Mengen erheblich.

Besonders wichtig für mobile Nutzer: Die Offline-Funktionalität wurde deutlich ausgebaut. Anhänge lassen sich jetzt auch ohne Internetverbindung öffnen, speichern und synchronisieren. Zusätzlich können Nutzer ihre Mailbox oder einzelne Ordner automatisch als PST-Dateien exportieren – eine seit langem gewünschte Funktion.

Mehr Personalisierung, bessere Bedienung

Das Update bringt auch optische Verbesserungen: Ordner-Icons lassen sich farblich anpassen, was die visuelle Organisation der Inbox erleichtert. Für E-Mail- und Kalender-Benachrichtigungen können individuelle Töne eingestellt werden.

Die Navigation wurde ebenfalls überarbeitet. Eine verbesserte „Springe zu“-Funktion in der Nachrichtenliste ermöglicht schnelles Navigieren zu bestimmten Bereichen, etwa beim Sortieren nach Datum direkt zum Vormonat. Die vertraute „Strg + F“-Tastenkombination funktioniert jetzt auch für die Textsuche innerhalb von E-Mails.

Strategischer Systemwechsel läuft

Diese Updates sind Teil von Microsofts großangelegter Strategie, alle Nutzer auf das neue Outlook zu migrieren. Der Konzern will eine einheitliche, webbasierte Lösung schaffen, die nicht nur das klassische Outlook, sondern auch die separaten Mail- und Kalender-Apps in Windows ersetzt.

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Die Kritik bleibt bestehen: Viele Nutzer vermissen noch immer Funktionen der klassischen Version und kritisieren das neue Outlook als „Web-Wrapper“ ohne den gewohnten nativen Look-and-Feel. Microsoft kontert mit Argumenten wie besserer Performance, Sicherheit und Stabilität.

Klar ist: Der Konzern hält am Kurs fest. Obwohl die klassische Version noch bis mindestens 2029 unterstützt wird, werden die Anreize zum Umstieg mit jedem Update stärker. Die Zukunft gehört eindeutig der KI-gestützten Variante – und damit einem grundlegend anderen E-Mail-Erlebnis.