Microsoft Outlook: KI-Copilot jetzt für alle Konten verfügbar

Microsoft rüstet die neue Outlook-Version mit weitreichenden KI-Funktionen aus. Das Highlight: Der AI-Assistent Copilot steht nun allen Nutzern zur Verfügung – auch für externe E-Mail-Konten von Gmail, Yahoo oder iCloud. Gleichzeitig verbessert der Konzern die Offline-Funktionen erheblich und führt neue Features für effizientere E-Mail-Verwaltung ein.

Die Updates sind Teil von Microsofts Plan, alle Outlook-Versionen zu einer einheitlichen, webbasierten Plattform zu verschmelzen. Damit will der Technologieriese nicht nur die Konkurrenz unter Druck setzen, sondern auch zögernde Nutzer vom Umstieg auf die neue Version überzeugen.

Copilot wird zum digitalen E-Mail-Assistenten

Der KI-Assistent Copilot übernimmt künftig zentrale Aufgaben im Posteingang. Nutzer mit Copilot Pro oder Microsoft 365 Personal/Family können E-Mails per Spracheingabe verfassen lassen, lange Unterhaltungsverläufe automatisch zusammenfassen und den Tonfall ihrer Nachrichten vor dem Versand optimieren lassen.

Besonders praktisch: Copilot fasst Suchergebnisse und Dateianhänge direkt in der E-Mail-Oberfläche zusammen. Word-, PowerPoint- oder PDF-Dokumente lassen sich so blitzschnell überblicken, ohne separate Programme zu öffnen. Das neue Copilot Chat durchsucht auf Anfrage sogar das gesamte E-Mail-Archiv – nicht nur die gerade geöffnete Nachricht.

Offline-Modus wird deutlich ausgebaut

Microsoft reagiert auf Nutzerkritik und erweitert die Offline-Funktionen drastisch. Die maximale Speicherdauer steigt von sieben auf 30 Tage – ein Quantensprung für Vielreisende und Nutzer mit unzuverlässiger Internetverbindung.

Ohne Netzwerkzugang können Anwender nun E-Mails kennzeichnen, verschieben, löschen und verfassen. Selbst das Öffnen von Anhängen und die Organisation von Ordnern funktioniert offline. Zusätzlich kehrt die PST-Datei-Unterstützung zurück: Nutzer können wieder auf E-Mails in diesen Archivdateien antworten und sie weiterleiten.

Kleine Details, große Wirkung

Die neuen Organisationsfeatures erleichtern den E-Mail-Alltag spürbar. So lassen sich Nachrichten zwischen verschiedenen privaten Konten verschieben – ideal für Nutzer mit mehreren E-Mail-Adressen. Geteilte Ordner können zu den Favoriten hinzugefügt werden, neue „Suchordner“ sammeln automatisch E-Mails nach Kategorien oder Absendern.

Praktische Details wie die Strg+F-Suche innerhalb von E-Mails oder ein 10-Sekunden-„Undo Send“-Puffer zeigen: Microsoft hört auf die Community und bessert gezielt nach.

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Strategischer Schachzug gegen Gmail und Co.

Die KI-Offensive ist mehr als nur Feature-Update – sie ist Microsofts Antwort auf Googles Gmail-Dominanz und aufkommende KI-E-Mail-Tools. Mit Copilot positioniert sich der Konzern als Vorreiter für intelligente Kommunikation am Arbeitsplatz.

Doch der Übergang bleibt holprig. Langjährige Nutzer kritisieren nach wie vor die Performance der neuen Version und vermissen gewohnte Funktionen. Die jüngsten Updates – besonders die erweiterte Offline-Unterstützung – sind eine direkte Reaktion auf diese Beschwerden.

Ausblick: KI wird zum Standard

Microsoft plant für 2025 weitere KI-Integrationen und intelligentere Automatisierung. Die Copilot-Fähigkeiten sollen kontinuierlich ausgebaut werden – möglicherweise mit noch leistungsstärkeren Sprachmodellen wie GPT-5.

Geplant sind auch erweiterte Serienbrieffunktionen und Power Automate-Integration für Microsoft Teams. Die Einführung der „Restricted SharePoint Search“ zeigt: Der Konzern denkt dabei auch an Sicherheitsanforderungen in Unternehmen. Bis Ende 2025 dürfte die Funktionslücke zur klassischen Desktop-Version geschlossen sein.