Microsoft Outlook: Großes Update bringt KI-Assistent und Offline-Modus

Microsoft rollt ein umfangreiches Update für die neue Outlook-App aus. Das Unternehmen erweitert die KI-Integration massiv und verbessert die Offline-Funktionen erheblich – ein direkter Angriff auf die Nutzer, die noch am klassischen Desktop-Outlook festhalten.

Die Neuerungen sind Teil von Microsofts Strategie, alle E-Mail- und Kalender-Anwendungen unter einem Dach zu vereinen. Seit Ende 2024 werden die alten Mail- und Kalender-Apps nicht mehr unterstützt. Nutzer sollen zur webbasierten Outlook-Plattform wechseln.

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Der KI-Assistent Copilot spielt künftig eine zentrale Rolle im neuen Outlook. Die Funktionen stehen allen verknüpften E-Mail-Konten zur Verfügung – auch Gmail, Yahoo und iCloud profitieren davon.

Nutzer mit Copilot Pro oder Microsoft 365 Personal können E-Mails per Sprachbefehl verfassen lassen. Ein einfaches „Verfasse eine E-Mail an mein Team mit den wichtigsten Ergebnissen der Morgenbesprechung“ genügt. Die KI kann auch lange E-Mail-Ketten zusammenfassen und Anhänge wie Word-Dokumente direkt im Posteingang analysieren.

Besonders praktisch: Copilot lässt sich individuell konfigurieren. Nutzer können Tonfall, Länge und Begrüßungsformeln vorgeben, damit die KI ihren persönlichen Schreibstil trifft.

Offline-Modus wird zur echten Alternative

Microsoft hat die Offline-Funktionen drastisch ausgebaut – eine der häufigsten Nutzerbeschwerden. Früher ließ sich die App ohne Internetverbindung nicht einmal starten. Das ist Geschichte.

Der Offline-Speicher wurde von sieben auf 30 Tage erweitert. E-Mails lassen sich auch ohne Netz durchsuchen, markieren, verschieben und löschen. Sogar das Erstellen von Ordnern, Kalenderterminen und das Öffnen von Anhängen funktioniert offline. Alle Änderungen werden automatisch synchronisiert, sobald die Verbindung steht.

PST-Dateien endlich richtig unterstützt

Ein Durchbruch für Umsteiger: Microsoft hat die Unterstützung für PST-Dateien (.pst) deutlich verbessert. Diese Archivdateien des klassischen Outlooks können nun nicht nur geöffnet, sondern auch für Antworten und Weiterleitungen genutzt werden.

Laut Microsoft-Roadmap folgen bald weitere Funktionen: das Importieren von E-Mails, Kalendern und Kontakten aus PST-Dateien. Für viele Geschäftskunden ist das der entscheidende Baustein für den Umstieg.

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Kleine Details, große Wirkung

Die Detailverbesserungen zeigen Microsofts Ambitionen: Individuelle Benachrichtigungstöne für E-Mails und Termine, Quick Steps für automatisierte Aktionen und eine Vorschau der Newsletter-Funktion für interne Kommunikation.

Kalender-Benachrichtigungen funktionieren jetzt sogar bei geschlossener App – ein Standard, den viele Nutzer schmerzlich vermisst hatten.

Der Kampf um die Desktop-Nutzer

Microsoft setzt alles daran, die hartnäckigen Fans des klassischen Desktop-Outlooks zu überzeugen. Die webbasierte Architektur ermöglicht schnellere Updates und eine einheitliche Bedienung auf allen Geräten.

Doch nicht alle Nutzer sind begeistert. Viele Copilot-Funktionen erfordern kostenpflichtige Abonnements – ein Hinweis auf Microsofts Fokus auf Premium-Services. Das klassische Outlook bleibt bis mindestens 2029 für Geschäftskunden verfügbar.

Kann Microsoft die skeptischen Power-User überzeugen? Die nächsten Monate werden zeigen, ob das neue Outlook tatsächlich das Zeug zum würdigen Nachfolger hat. Die Weichen sind gestellt – jetzt zählt die Akzeptanz der Nutzer.