Microsoft OneDrive erleichtert Daten-Übergabe bei Mitarbeiter-Abgang

Microsoft stattet OneDrive for Business mit einer neuen Massen-Transfer-Funktion aus. Sie soll IT-Abteilungen und Teamleitern die sichere Datenweitergabe deutlich erleichtern, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Die im Roadmap-Update vom 26. Dezember detaillierte Funktion adressiert ein altes Problem: den Erhalt von Zugriffsrechten und Datenintegrität beim Personalwechsel.

Automatisierter Transfer bewahrt Zusammenarbeit

Der Kern des Updates ist die neue Funktion „Verschieben und Freigabe beibehalten“. Sie ermöglicht es, den Besitz zahlreicher Dateien und Ordner auf einen Schlag zu übertragen – ohne dass bestehende Freigabe-Links für Kollegen abbrechen. Bislang waren für solche Transfers oft manuelle Workarounds oder Dritt-Tools nötig, die Metadaten und Freigaben zerstören konnten.

Der Vorgesetzte erhält eine konsolidierte Benachrichtigung. Über diese kann er geschäftskritische Dokumente auswählen und gebündelt an einen neuen Speicherort verschieben. Entscheidend ist, dass die ursprünglichen Freigabeberechtigungen erhalten bleiben. Projektteams verlieren so nicht plötzlich den Zugriff auf eine wichtige Präsentation oder Budget-Tabelle.

Passend zum Thema Datensicherheit: Studien zeigen, dass bis zu 73% der deutschen Unternehmen auf Cyberangriffe nicht vorbereitet sind — ein Risiko, das beim Offboarding besonders sichtbar wird, wenn Mitarbeitende Unternehmensdaten auf private Laufwerke kopieren. Dieser kostenlose Leitfaden erklärt praxisnah, wie IT‑Verantwortliche Schatten‑IT schließen, Zugriffsrechte sauber verwalten und Offboarding‑Prozesse technisch absichern können. Mit Checklisten, Sofortmaßnahmen und einem Fokus auf Cloud‑Workloads hilft er, teure Sicherheitsvorfälle zu vermeiden. Jetzt kostenlosen Cyber-Security-Report herunterladen

Lösung für das Wissensverlust-Problem

Die Neuerung bekämpft eine zentrale Schwachstelle digitaler Arbeitsabläufe: den Verlust von institutionellem Wissen bei Personalfluktuation. Mit der zunehmenden Abhängigkeit von Cloud-Speichern wird das „digitale Erbe“ ausscheidender Mitarbeiter zur großen Herausforderung.

Der Vorgesetzte erhält eine vereinfachte E-Mail mit Direktlink zum OneDrive des ausscheidenden Mitarbeiters. Neue Filterwerkzeuge helfen dabei, schnell Dateien zu identifizieren, die mit anderen geteilt wurden. So lässt sich relevante, kollaborative Arbeit von persönlichen oder unwichtigen Daten trennen. „Die Möglichkeit, nach ‚Geteilt‘-Status zu filtern und dann genau diese Dateien im Bulk zu verschieben, ohne Links zu unterbrechen, ist ein Game-Changer für die Kontinuität“, heißt es in einer technischen Zusammenfassung.

Rollout-Status und Verwaltung

Die Funktion wurde ab Mitte Oktober 2025 schrittweise eingeführt. Das jüngste Update bestätigt, dass der Rollout nun breitere kommerzielle Mandanten erreicht, auch in speziellen US-Clouds wie GCC High. Microsoft rechnet mit dem vollständigen Abschluss bis Ende Januar 2026.

Für IT-Administratoren verspricht das Update weniger Helpdesk-Tickets. Das System gewährt dem Vorgesetzten automatisch Zugriff auf den OneDrive des ausscheidenden Mitarbeiters für eine Aufbewahrungsfrist – standardmäßig 30 Tage, aber konfigurierbar. Die neue Oberfläche macht diese Frist sichtbar und schickt sieben Tage vor der endgültigen Löschung eine Erinnerung.

Die Features werden als Standard-Update für die OneDrive-Infrastruktur bereitgestellt und erfordern keine aktive Freischaltung. Unternehmen wird jedoch geraten, ihre Offboarding-Richtlinien zu überprüfen, um Vorgesetzte über ihre neuen Verantwortlichkeiten bei der Datenprüfung und -übergabe zu informieren.

Trend zu umfassendem Lebenszyklus-Management

Die Entwicklung passt in den Branchentrend zum umfassenden Lebenszyklus-Management in SaaS-Plattformen. Angesichts explodierender Cloud-Speichermengen stehen Anbieter wie Microsoft, Google und Box unter Druck, bessere Tools für die Datenverwaltung von der Erstellung bis zur Löschung bereitzustellen.

Die Massen-Transfer-Funktion ergänzt andere jüngere Neuerungen von Microsoft, wie etwa Microsoft 365 Archive für die Kaltlagerung inaktiver SharePoint-Seiten. Zusammen bilden diese Tools eine kohärente Strategie, um Unternehmen bei Speicherkosten und Daten-Compliance zu unterstützen. Durch die Automatisierung der Übergabe aktiver Dateien und die Archivierung inaktiver Bestände entsteht eine sauberere, konformere digitale Umgebung.

Sicherheitsexperten begrüßen die Änderung. Sie reduziere die Versuchung für Mitarbeiter, Unternehmensdaten während des Wechsels auf private Laufwerke oder unsichere USB-Sticks zu sichern. Indem Microsoft einen sanktionierten, benutzerfreundlichen Weg für die Datenübertragung bietet, schließt das Unternehmen eine typische Schatten-IT-Lücke.

Ausblick auf KI-gestützte Vorschläge

Für Anfang 2026 sind weitere Verfeinerungen dieser Lebenszyklus-Tools zu erwarten. Nach Abschluss des globalen Rollouts im Januar dürften zusätzliche Administrations-Kontrollen folgen, etwa für granularere Richtlinien, wer übertragene Daten empfangen darf.

Zudem ist es plausibel, dass künftige Versionen mit Copilot-Integration KI nutzen könnten, um automatisch vorzuschlagen, welche Dateien als „kritisch“ zu übertragen sind und welche veraltet sind. Vorerst bleibt die „Move and keep sharing“-Funktion eine praktische, sofortige Lösung für eines der hartnäckigsten IT-Administrationsprobleme.

PS: Wenn OneDrive‑Transfers und Zugriffsübernahme Teil Ihres Offboarding‑Prozesses sind, kann ein klarer Sicherheitsfahrplan viel Schaden verhindern. Dieses kostenlose E‑Book zeigt konkrete Schutzmaßnahmen für Cloud‑Umgebungen, Checklisten für Admins und pragmatische Schritte, um Datenverlust bei Mitarbeiterwechseln zu verhindern. Enthalten sind Sofortmaßnahmen, eine Datenschutz‑Checkliste für Offboarding und kurze Praxisbeispiele, die Sie sofort umsetzen können. Ideal für IT‑Leitung und Datenschutzbeauftragte. Cyber-Security-Guide jetzt kostenlos downloaden