Microsoft Office 2024: KI-Tools für barrierefreie E-Mails jetzt für alle

Microsoft integriert KI-Assistenten für klare Sprache in die Kaufversion Office 2024. Das Tool hilft Unternehmen, die EU-Barrierefreiheitsakte zu erfüllen und effizienter zu kommunizieren.

Microsoft öffnet seine KI-gestützten Barrierefreiheits-Tools für Millionen Nutzer der Kaufversion Office 2024. Ab sofort profitieren auch Nutzer der Einmalkauf-Lizenz von der bisher exklusiven KI-Hilfe für klare Sprache in Outlook.

Dieser Schritt kommt zur rechten Zeit. Seit Mitte 2025 gilt die Europäische Barrierefreiheitsakte in voller Schärfe. Unternehmen in der EU müssen seitdem strenge Vorgaben für digitale Produkte erfüllen. Mit der Integration der KI-Tools in die Kaufversion bietet Microsoft nun einen konformen Weg für Unternehmen, die Cloud-Abos ablehnen.

Mehr als nur Rechtschreibung: Der „Klarheits“-Assistent

Das neue Feature in Outlook 2024 geht weit über eine einfache Rechtschreibprüfung hinaus. Der KI-gestützte Barrierefreiheits-Assistent scannt E-Mails aktiv auf „unklare Sprache“, Fachjargon und strukturelle Probleme. Im Kern versteht eine Large Language Model (LLM)-Technologie die Absicht einer Nachricht und schlägt in Echtzeit Alternativen in einfacher Sprache vor.

Schreibt ein Nutzer einen komplexen Bürokratensatz, markiert der Assistent ihn und bietet eine prägnante Umschreibung an. Der Fokus liegt nicht nur auf Nutzern mit kognitiven Einschränkungen, sondern auf effizienterer Kommunikation für alle. Branchenanalysen zeigen: Solche Tools können Missverständnisse reduzieren, indem sie für klare Betreffzeilen und eindeutige Texte sorgen.

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Zu den neuen Funktionen für Office-2024-Nutzer zählen:
* Echtzeit-Hinweise: Automatisches Markieren vager Formulierungen oder überkomplexer Sätze während des Schreibens.
* Kontextuelle Lösungen: Ein-Klick-Vorschläge für Farbkontraste, fehlenden Alt-Text und barrierefreie Überschriften.
* Ton- und Inklusivitäts-Checks: KI-Hilfe für inklusive und professionelle Sprache, um unbewusste Vorurteile zu reduzieren.

Schließt Microsoft eine strategische Lücke?

Experten werten den Schritt als bedeutende Kurskorrektur. Bislang erhielten Nutzer der Kaufversion „intelligente“ Features oft deutlich später als Microsoft-365-Abonnenten. Die Integration des KI-Checkers in Office 2024 signalisiert: Barrierefreiheit ist kein Premium-Add-on mehr, sondern eine Grundvoraussetzung.

Besonders wertvoll ist das Tool für den öffentlichen Sektor und regulierte Branchen. Hier werden Vorgaben für „einfache Sprache“ immer häufiger. Die Fähigkeit, E-Mails auf Lesbarkeit der Stufe B1 zu prüfen, stellt sicher, dass Behördenschreiben und Kundenservice-Antworten für ein breites Publikum verständlich bleiben.

Wie die KI im Hintergrund arbeitet

Die Technologie kombiniert On-Device-Verarbeitung mit Cloud-Diensten. Während der Nutzer eine E-Mail verfasst, analysiert der Assistent im Hintergrund den Text mit Natural Language Processing (NLP).

Erkennt das System eine Barriere – etwa eine schlecht lesbare Schriftfarbe oder einen „Textwall“ für Screenreader – erscheint eine dezente Benachrichtigung. Über den Barrierefreiheits-Bereich erhält der Nutzer eine priorisierte Liste der Probleme.

Die „Klarheits“-Komponente bewertet sogar die kognitive Last der Nachricht. Sie identifiziert verschachtelte Sätze und schlägt vor, sie zu kürzen. Zudem empfiehlt sie beschreibende Links („Jahresbericht ansehen“ statt „hier klicken“). So fungiert das Tool auch als eingebauter Coach für barrierefreie Kommunikation.

Die Zukunft: „Born-Accessible“-Inhalte als Standard

Branchenbeobachter prognostizieren: KI-Tools für Barrierefreiheit werden zur unsichtbaren Standardkomponente in allen Kreativ-Programmen. Die Integration in Office 2024 ist wohl nur der erste Schritt. Die Vision ist ein digitales Ökosystem, in dem Dokumente und E-Mails von vornherein inklusiv entstehen – „born-accessible“.

Für 2026 sind weitere Verbesserungen zu erwarten: mehr Sprachunterstützung und tiefere Integration in Excel und PowerPoint. Das Ziel ist klar: Nachträgliche Anpassungen sollen überflüssig werden. Klare und zugängliche Kommunikation wird damit für jeden Nutzer zur Selbstverständlichkeit – unabhängig vom Bezahlmodell.

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