Microsoft Copilot Actions: KI-Agenten übernehmen die Büroarbeit

Microsoft macht aus Chatbots selbstständige Helfer. Während sich die Techbranche in Las Vegas zur AWS re:Invent versammelt, läuft in deutschen Unternehmen ein stiller Umbruch: KI erledigt Routineaufgaben bald ohne Nachfrage – und ab Januar fallen auch noch die Papierberge weg.

Der Dezember 2024 bringt zwei Entwicklungen zusammen, die Büroarbeit grundlegend verändern werden. Zum einen präsentierte Microsoft auf der Ignite-Konferenz Ende November Copilot Actions – KI-Funktionen, die repetitive Aufgaben eigenständig ausführen. Zum anderen tritt am 1. Januar das Bürokratieentlastungsgesetz IV in Kraft und reduziert Aufbewahrungsfristen drastisch.

Von Chatbots zu digitalen Mitarbeitern

Copilot Actions markiert den Übergang zur sogenannten “Agentic AI”. Statt auf Befehle zu warten, handeln diese KI-Agenten proaktiv. Sie erstellen automatisch Tagesberichte, bereiten Meeting-Agenden vor oder holen Projektstatusmeldungen ein – täglich, zur festgelegten Zeit, ohne manuellen Anstoß.

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Die Funktion befindet sich noch in der Private Preview. Doch schon morgen, am 2. Dezember, startet die AWS re:Invent in Las Vegas. Analysten erwarten ähnliche Ankündigungen für Amazon Q. Der Wettlauf um autonome KI-Assistenten ist in vollem Gang.

Was bedeutet das für den Arbeitsalltag? Selbstmanagement verschiebt sich von der Ausführung zur Koordination. Wer seine KI-Agenten richtig konfiguriert, gewinnt Zeit für strategische Aufgaben. Doch Experten warnen auch: Ohne klare Regeln droht statt überquellender Aktenschränke ein zugemüllter Cloud-Speicher.

Weniger Papier, kürzere Fristen

Zeitgleich räumt der Gesetzgeber auf. Das BEG IV verkürzt Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre. Unternehmen können ab Januar Akten vernichten, die bis 2016 zurückreichen – eine massive Entlastung für Archive und Buchhaltungen.

Zusätzlich entfällt die Schriftform in vielen Bereichen. Arbeitsverträge, Nachweise nach dem Nachweisgesetzbuch – vieles geht künftig digital. Einzige Ausnahmen: Befristungen und Kündigungen brauchen weiterhin Papier.

Jetzt handeln: Unternehmen sollten im Dezember ihre Dokumentenmanagementsysteme anpassen. Die neuen Fristen gelten ab 1. Januar – wer nicht vorbereitet ist, riskiert Chaos in der Ablage.

Homeoffice bleibt Standard

Trotz einzelner “Back-to-Office”-Mandate großer US-Konzerne hat sich Homeoffice in Deutschland etabliert. Laut aktueller Erhebung des Bayerischen Forschungsinstituts für Digitale Transformation arbeiten rund 39 Prozent der Erwerbstätigen mindestens zeitweise von zu Hause.

Die Zahlen sprechen eine klare Sprache:

• 41 Prozent fühlen sich im Homeoffice produktiver als im Büro
• Weitere 50 Prozent sehen keinen Unterschied
• Nur eine Minderheit bevorzugt das Büro klar

Für Führungskräfte bedeutet das: Der Fokus muss auf Ergebnisse statt Anwesenheit liegen. Die durch KI-Agenten gewonnene Zeit sollte nicht in neue Meetings fließen, sondern in wertschöpfende Arbeit.

Das Lean Digital Office

Die Kombination aus KI-Automatisierung und Bürokratieabbau schafft ein neues Arbeitsmodell. Weniger Aufbewahrungspflichten reduzieren physischen Speicherbedarf. KI-Agenten übernehmen die “Verwaltung der Verwaltung”. Das Ergebnis: schlankere Prozesse, digitalere Workflows.

Doch Vorsicht: Automatisierung allein macht noch keine Effizienz. Unternehmen brauchen klare Data Governance-Richtlinien. Welche Dokumente darf die KI speichern? Was muss gelöscht werden? Ohne diese Regeln entsteht nur digitales Chaos statt analoger Aktenordner.

Was im Januar kommt

Die AWS re:Invent wird diese Woche zeigen, wie weit Amazon bei autonomen Assistenten ist. Für das erste Quartal 2025 erwarten Beobachter eine breitere Verfügbarkeit der “Agentic”-Funktionen bei allen großen Anbietern.

Drei Schritte für deutsche Unternehmen:

1. DMS-Update: Aufbewahrungsfristen jetzt auf acht Jahre anpassen
2. KI-Richtlinien: Regeln für Copilot Actions und ähnliche Tools festlegen
3. Hybrid-Modelle: Flexibilität als Wettbewerbsvorteil nutzen

Das Büro organisiert sich nicht mehr nur selbst – es arbeitet zunehmend selbstständig. Die Aufgabe des Menschen: die Regie führen, nicht jede Szene selbst spielen.

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