Microsoft 365: Neue Sicherheitsfeatures und Workflow-Änderungen

Microsoft rollt umfassende Updates für sein 365-Ökosystem aus und setzt dabei auf verstärkte Datensicherheit sowie optimierte Arbeitsabläufe. Die wichtigsten Neuerungen: Dynamische Wasserzeichen sind jetzt allgemein verfügbar, während die webbasierte „Share to Teams“-Funktion in Outlook eingestellt wird.

Dynamische Wasserzeichen schützen vor Datendiebstahl

Ein Meilenstein für die Unternehmenssicherheit: Microsoft hat die dynamischen Wasserzeichen für Office-Dokumente bereits im Februar 2025 allgemein verfügbar gemacht. Diese fortschrittliche Schutzfunktion, Teil von Microsoft Purview Information Protection, kennzeichnet Dokumente automatisch mit den Daten des jeweiligen Betrachters.

Das Feature war seit Juli 2024 in der öffentlichen Vorschau verfügbar. Es blendet dynamisch ein Wasserzeichen ein – typischerweise die E-Mail-Adresse des Nutzers und einen Zeitstempel – direkt in den Inhalt von Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien. Jeder Nutzer sieht dabei seine eigenen Daten im Dokument, was Screenshots oder unbefugtes Teilen sensibler Informationen deutlich erschwert.

Der entscheidende Vorteil: Anders als statische Wasserzeichen können diese nicht vom Endnutzer entfernt werden, da sie erst beim Öffnen der Datei von der jeweiligen Anwendung eingeblendet werden. Unterstützt werden sowohl Desktop- als auch Web- und mobile Anwendungen, einschließlich der kürzlich verfügbaren Android- und iOS-Versionen.

Die Funktion steht Microsoft 365 E3- und E5-Kunden zur Verfügung, wobei E5-Nutzer exklusiven Zugang zur allgemeinen Verfügbarkeit erhalten. Administratoren müssen das Feature jedoch explizit für bestimmte Vertraulichkeitsbezeichnungen aktivieren.

Outlook-Feature wird eingestellt: Desktop-Client wird Pflicht

Microsoft strafft sein App-Ökosystem: Zwischen dem 22. September und 3. Oktober 2025 wird die webbasierte „Share to Teams“-Funktion in Outlook eingestellt. Betroffen sind Nutzer von Outlook für Windows, Mac und der Web-Version, die keinen Teams-Desktop-Client installiert haben.

Nach der Einstellung werden Nutzer ohne Desktop-App beim Klick auf „Share to Teams“ zu einer Installationsseite weitergeleitet. Der bisherige eigenständige Web-Dialog verschwindet komplett. Wichtig für Unternehmen: Wer bereits die Teams-Desktop-Anwendung nutzt, merkt von der Änderung nichts – das Teilen funktioniert weiterhin nahtlos über den Client.

Microsoft begründet die Entscheidung mit dem Ziel einer konsistenteren, moderneren Nutzererfahrung und weniger Wartungsaufwand für veraltete Web-Komponenten.
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Was bedeutet das für deutsche Unternehmen?

Diese Updates spiegeln zwei zentrale Microsoft-Strategien wider: verschärfte Datensicherheit und tiefere Integration der Flaggschiff-Anwendungen. Die allgemeine Verfügbarkeit der dynamischen Wasserzeichen ist besonders für deutsche Unternehmen relevant, die unter strengen Datenschutzauflagen arbeiten.

Das Feature adressiert eine kritische Sicherheitslücke: Bisher konnten sensible Dokumente trotz Vertraulichkeitsbezeichnungen problemlos per Screenshot abfotografiert werden. Für DSGVO-konforme Unternehmen könnte dies ein entscheidender Baustein sein, um Datenabflüsse zu verhindern.

Die Einstellung der Web-basierten Teams-Funktion unterstreicht Microsofts „Eine-App“-Philosophie. Ähnlich wie SAP bei seinen Produkten setzt Microsoft auf vollständig integrierte Desktop-Clients statt fragmentierte Web-Lösungen.

Ausblick: Mehr Integration steht bevor

Microsoft denkt bereits weiter: Künftig sollen auch PDF-Dateien in SharePoint ähnliche Wasserzeichen-Funktionen erhalten, auch wenn dafür noch keine konkreten Pläne vorliegen. IT-Abteilungen sollten sich schon jetzt auf die Teams-Desktop-Pflicht vorbereiten und entsprechende Rollouts planen.

Die Botschaft ist klar: Microsoft drängt Nutzer in sein vollintegriertes Ökosystem – ein Trend, der auch deutsche Softwaregiganten wie SAP verfolgen. Wer die volle Funktionalität nutzen will, kommt um die Desktop-Clients nicht herum.