Microsoft 365: Kostenpflichtige Verlängerung ersetzt Kulanzfrist

Microsoft stellt die Vertragsverlängerung für Microsoft 365 auf den Kopf. Ab 2026 müssen Kunden für eine Übergangslösung nach Ablauf bezahlen – eine fundamentale Änderung im Subskriptionsmodell, die Unternehmen zu mehr Disziplin zwingt.

Die neue Extended Service Term (EST) beendet die bisherige, kostenlose Kulanzphase. Stattdessen startet automatisch ein kostenpflichtiger Monatsvertrag, sobald ein Abo ausläuft und die automatische Verlängerung deaktiviert ist. Dieser Schritt gilt als strategische Kehrtwende, um Serviceunterbrechungen und ungeplante Kosten zu vermeiden. Die Umstellung erfolgt gestaffelt ab dem 9. Februar 2026 für Direktkunden und ab dem 1. April für Partnerkunden im Cloud Solution Provider-Programm.

Das neue Modell: Bezahlte Flexibilität statt kostenloser Puffer

Die Ära der unverbindlichen Nachdenkfrist ist vorbei. Künftig wird jede genutzte Woche nach Vertragsende berechnet. Der Preis für diese Flexibilität: ein Aufschlag von 3 Prozent auf den regulären Monatspreis. Bei Plänen ohne monatliche Option kann der Aufschlag sogar bis zu 23 Prozent betragen. Die Abrechnung erfolgt tagegenau.

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Doch die bezahlte Verlängerung hat Grenzen. Während der EST-Phase sind keine Änderungen an der Lizenzanzahl oder am Servicelevel möglich. Unternehmen können die Verlängerung jederzeit kündigen oder zurück in ein Standard-Abo wechseln. Die neue Regelung betrifft alle kommerziellen, öffentlichen und spezialisierten Angebote – unabhängig von der Vertragslaufzeit.

Fristen und betroffene Verträge: Wer muss handeln?

Die Umstellung trifft nicht alle Kunden gleichzeitig. Sie gilt nur für Abonnements, die drei Bedingungen erfüllen: Sie müssen nach dem 1. April 2025 gekauft worden sein, nach dem 1. April 2026 auslaufen und die automatische Verlängerung muss ausgeschaltet sein. Ältere Verträge bleiben von der Neuregelung unberührt.

Diese gestaffelte Einführung gibt Unternehmen Zeit, ihre Beschaffungs- und IT-Prozesse anzupassen. Nach den Stichtagen haben Verantwortliche nur noch drei Optionen: rechtzeitig verlängern, den Dienst komplett kündigen – oder in die kostenpflichtige Übergangslösung wechseln. Eine vierte, kostenlose Option existiert nicht mehr.

Folgen für IT-Abteilungen und Budgetplanung

Die Abschaffung der Kulanzphase hat erhebliche praktische Konsequenzen. Bisher bot der Puffer Spielraum für administrative Verzögerungen oder komplexe Verhandlungen. Künftig entstehen bei Nachlässigkeit sofort zusätzliche Kosten.

Experten sehen darin einen Schub für disziplinierteres Lizenzmanagement. Der moderate Aufschlag von 3 Prozent summiert sich bei Großunternehmen mit Tausenden Lizenzen schnell. IT-Abteilungen müssen ihre Prozesse überarbeiten und die Veränderungen klar an Entscheidungsträger kommunizieren. Das Ziel: nahtlose Servicekontinuität und Budgetsicherheit.

Strategischer Trend: Service wird durchgängig berechnet

Microsofts Schritt folgt einem Branchentrend. Immer mehr Anbieter monetarisieren ehemals kostenlose Serviceelemente und verschärfen ihre Vertragsbedingungen. Für Microsoft bedeutet dies ein vorhersehbareres und kontrollierteres Einnahmemodell.

Kunden gewinnen zwar Planungssicherheit gegen Unterbrechungen, verlieren aber den finanziellen Puffer der Kulanzzeit. Die Neuregelung unterstreicht, wie wichtig eine transparente Übersicht über alle Software-Abos und frühzeitige Verlängerungsgespräche sind. Die Botschaft ist klar: Proaktives Management wird zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor.

Ausblick: Unternehmen müssen Prozesse anpassen

Die verbleibende Zeit bis zur verbindlichen Einführung im April 2026 sollten Unternehmen nutzen. Erster Schritt: das eigene Abo-Portfolio überprüfen, insbesondere alle Verträge, die nach April 2025 abgeschlossen wurden.

IT-Verantwortliche sollten das Gespräch mit ihren Microsoft-Partnern suchen, um die konkreten Auswirkungen auf ihr Budget zu verstehen. Diese Veränderung wird letztlich zu strategischeren und termingerechteren Entscheidungen bei einer der wichtigsten Produktivitätsplattformen der Geschäftswelt führen. Die kostenlose Nachdenkpause ist Geschichte.

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