MeVis Medical Solutions AG / Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung
MeVis Medical Solutions AG: Korrektur: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 25.03.2025 in Bremen mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG
11.02.2025 / 16:34 CET/CEST
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WKN A0LBFE Einberufung zur ordentlichen Hauptversammlung 2025 Eindeutige Kennung des Ereignisses: M3V032025oHV
Sehr geehrte Damen und Herren Aktionäre, wir laden Sie ein zu der am Dienstag, den 25. März 2025, um 10:00 Uhr MEZ im Atlantic Hotel Universum, Saal 1b, Wiener Straße 4, in 28359 Bremen, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung der MeVis Medical Solutions AG ("Gesellschaft") mit dem Sitz in Bremen.
Tagesordnung | 1. | Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 30. September 2024 sowie des Lageberichtes für die MeVis Medical Solutions AG für das Geschäftsjahr 2023/2024 mit dem erläuternden Bericht des Vorstands zu den Angaben nach § 289a HGB sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023/2024 Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss gebilligt; der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 Satz 1 des Aktiengesetzes (AktG) festgestellt. Eine Beschlussfassung durch die Hauptversammlung entfällt daher. Die Unterlagen zu Punkt 1 der Tagesordnung können ab dem Tag der Einberufung auf der Internetseite der Gesellschaft unter | https://www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung/hauptversammlung-2025 |
eingesehen werden. Darüber hinaus werden die Unterlagen den Aktionären während der Hauptversammlung zugänglich gemacht und erläutert. | | 2. | Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023/2024 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem im Geschäftsjahr 2023/2024 (1. Oktober 2023 bis 30. September 2024) amtierenden Mitglied des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. | | 3. | Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023/2024 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2023/2024 (1. Oktober 2023 bis 30. September 2024) amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen. | | 4. | Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2024/2025 Der Aufsichtsrat schlägt auf Empfehlung seines Prüfungsausschusses vor, die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2024/2025
(1. Oktober 2024 bis 30. September 2025) zu wählen. Der Prüfungsausschuss hat gemäß Art. 16 Absatz 2 Unterabsatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 537/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 (EU-Abschlussprüferverordnung) erklärt, dass seine Empfehlung frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte ist und ihm keine Klausel der in Artikel 16 Absatz 6 der EU-Abschlussprüferverordnung genannten Art auferlegt wurde. | | 5. | Beschlussfassung über die Billigung des gemäß § 162 Aktiengesetz erstellten und geprüften Vergütungsberichts für das Geschäftsjahr 2023/2024 Gemäß § 162 AktG haben Vorstand und Aufsichtsrat einer börsennotierten Aktiengesellschaft jährlich einen Vergütungsbericht über die Vergütung der Organmitglieder zu erstellen. Der Vergütungsbericht wurde gemäß § 162 Absatz 3 AktG durch den Abschlussprüfer Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, darauf geprüft, ob die gesetzlich geforderten Angaben nach § 162 Absatz 1 und 2 AktG enthalten sind. Gemäß § 120a Absatz 4 Satz 1 AktG hat die Hauptversammlung einer börsennotierten Gesellschaft über die Billigung des nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsberichts für das vorausgegangene Geschäftsjahr zu beschließen. Der Vergütungsbericht ist vom Tag der Einberufung an auf der Internetseite der Gesellschaft unter | https://www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung/hauptversammlung-2025 |
zugänglich. Der Vermerk über die Prüfung des Vergütungsberichts ist dem Vergütungsbericht beigefügt. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2023/2024 zu billigen. | | 6. | Beschlussfassung über die Billigung des Systems zur Vergütung der Vorstandsmitglieder Der Aufsichtsrat der MeVis Medical Solutions AG hat am 22. Januar 2025 ein aktualisiertes System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder beschlossen, das der Hauptversammlung gemäß § 120a Absatz 1 AktG zur Billigung vorgelegt werden soll. Gemäß § 120a Absatz 1 Satz 1 AktG in der Fassung des Gesetzes zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) hat die Hauptversammlung einer börsennotierten Gesellschaft mindestens alle vier Jahre sowie bei jeder wesentlichen Änderung des Vergütungssystems über die Billigung des vom Aufsichtsrat vorgelegten Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder zu beschließen. Eine erstmalige Beschlussfassung nach § 120a Absatz 1 AktG erfolgte in der ordentlichen Hauptversammlung am 24. März 2021. Das System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder ist vom Tag der Einberufung an auf der Internetseite der Gesellschaft unter | https://www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung/hauptversammlung-2025 |
zugänglich. Der Aufsichtsrat schlägt vor, das vom Aufsichtsrat am 22. Januar 2025 beschlossene System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder zu billigen. | | 7. | Beschlussfassung über die Bestätigung der Aufsichtsratsvergütung Gemäß § 113 Absatz 3 Sätze 1 und 2 AktG ist von der Hauptversammlung börsennotierter Gesellschaften mindestens alle vier Jahre über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder zu beschließen, wobei ein die Vergütung bestätigender Beschluss zulässig ist. Eine erstmalige Beschlussfassung über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder erfolgte in der ordentlichen Hauptversammlung am 24. März 2021. Die Vergütung des Aufsichtsrats der MeVis Medical Solutions AG ist in § 10 der Satzung wie folgt geregelt: | 1. | Die Hauptversammlung kann für Geschäftsjahre, die nach dem 1. Januar 2016 beginnen, gemäß § 113 Abs. 1 Satz 2 Aktiengesetz eine Vergütung für die Aufsichtsratsmitglieder bewilligen. Ein etwaiger Beschluss der Hauptversammlung ist gültig, solange und soweit die Hauptversammlung eine Vergütung nicht anderweitig festsetzt. | | 2. | Außerdem werden den Mitgliedern des Aufsichtsrats die ihnen durch ihre Teilnahme an den Aufsichtsratssitzungen entstehenden Aufwendungen sowie auf ihre Vergütung und den Aufwendungsersatz etwa entfallenden Umsatzsteuer ersetzt. | | 3. | Die Gesellschaft kann zugunsten der Mitglieder des Aufsichtsrats auf Kosten der Gesellschaft eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung mit einer Versicherungssumme von bis zu € 5.000.000 abschließen. |
Ein Beschluss i.S.v. § 10 Absatz 1 Satz 1 der Satzung, der eine Vergütung für die Aufsichtsratsmitglieder bewilligt, wurde von der Hauptversammlung nicht gefasst, so dass die Aufsichtsratsmitglieder von der Gesellschaft derzeit weder eine feste noch eine variable Vergütung erhalten. Die aktuellen Aufsichtsratsmitglieder der Gesellschaft sind alle bei der Varex Imaging Corporation beschäftigt, die über die Varex Imaging Deutschland AG die Aktienmehrheit an der Gesellschaft hält. Weitere Ämter und Positionen bei Konzernunternehmen der Varex Imaging Corporation werden ohne weitere Vergütung übernommen. Hieran soll sich auch künftig nichts ändern. Entsprechend der Regelung in § 10 Absatz 2 der Satzung werden den Aufsichtsratsmitgliedern die ihnen durch ihre Teilnahme an den Aufsichtsratssitzungen entstehenden Aufwendungen sowie darauf etwa entfallende Umsatzsteuer ersetzt. Ein Sitzungsgeld wird nicht gezahlt. Entsprechend der Regelung in § 10 Absatz 3 der Satzung wurde zugunsten der Aufsichtsratsmitglieder auf Kosten der Gesellschaft eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung mit einer Versicherungssumme von EUR 5 Mio. abgeschlossen. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die in § 10 der Satzung der MeVis Medical Solutions AG enthaltene Regelung zur Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder zu bestätigen. | | 8. | Beschlussfassung über die Aufhebung des bestehenden genehmigten Kapitals („genehmigtes Kapital 2020“), die Schaffung eines neuen genehmigten Kapitals („genehmigtes Kapital 2025“) mit der Möglichkeit zum Ausschluss des Bezugsrechts und die entsprechende Satzungsänderung Das bestehende genehmigte Kapital in Höhe von EUR 910.000,00 gemäß § 5 Absatz 5 der Satzung kann nur noch bis zum 23. Juni 2025 ausgenutzt werden. Aus diesem Grund soll es aufgehoben und durch ein neues genehmigtes Kapital ersetzt werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen: | a) | Aufhebung des bestehenden genehmigten Kapitals |
Die von der ordentlichen Hauptversammmlung am 24. Juni 2020 unter Tagesordnungspunkt 6 erteilte Ermächtigung des Vorstands gemäß § 5 Absatz 5 der Satzung, mit Zustimmung des Aufsichtsrats in der Zeit bis zum 23. Juni 2025 das Grundkapital der Gesellschaft um bis zu EUR 910.000,00 durch ein- oder mehrmalige Ausgabe von neuen, auf den Namen lautenden Stückaktien ohne Nennwert gegen Bar- oder Sacheinlagen zu erhöhen, wird mit Wirkung auf den Zeitpunkt der Eintragung des genehmigten Kapitals gemäß nachstehender lit. b) in das Handelsregister aufgehoben. | b) | Schaffung eines neuen genehmigten Kapitals |
Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats in der Zeit bis zum 24. März 2030 das Grundkapital der Gesellschaft um bis zu EUR 910.000,00 durch ein- oder mehrmalige Ausgabe von neuen, auf den Namen lautenden Stückaktien ohne Nennwert gegen Bar- oder Sacheinlagen zu erhöhen. Dabei ist den Aktionären grundsätzlich ein Bezugsrecht einzuräumen; das gesetzliche Bezugsrecht kann auch in der Weise eingeräumt werden, dass die neuen Aktien von einem oder mehreren Kreditinstituten oder diesen nach § 186 Absatz 5 Satz 1 AktG gleichstehenden Unternehmen mit der Verpflichtung übernommen werden, sie den Aktionären der MeVis Medical Solutions AG zum Bezug anzubieten. Der Vorstand ist jedoch ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Bezugsrecht der Aktionäre in folgenden Fällen auszuschließen: | i. | für Spitzenbeträge; | | ii. | bei Kapitalerhöhungen gegen Bareinlage, wenn die Kapitalerhöhung 20 % des Grundkapitals nicht übersteigt und der Ausgabebetrag den maßgeblichen Börsenpreis nicht wesentlich unterschreitet; als maßgeblicher Börsenpreis gilt der Mittelwert der Schlusskurse für die Aktie der Gesellschaft im XETRA-Handel (oder einem vergleichbaren Nachfolgesystem) der Frankfurter Wertpapierbörse während der letzten fünf Börsentage vor der Beschlussfassung des Vorstands über die Ausgabe der neuen Aktien; im Sinne dieser Ermächtigung gilt als Ausgabebetrag bei Übernahme der neuen Aktien durch einen Emissionsmittler unter gleichzeitiger Verpflichtung des Emissionsmittlers, die neuen Aktien einem oder mehreren von der Gesellschaft bestimmten Dritten zum Erwerb anzubieten, der Betrag, der von dem oder den Dritten zu zahlen ist; | | iii. | um das Grundkapital gegen Sacheinlagen zu erhöhen, insbesondere zum Zweck des Erwerbs von Unternehmen, Unternehmensbeteiligungen, Teilen von Unternehmen, gewerblichen Schutzrechten (wie z. B. Patenten, Gebrauchsmustern, Marken oder hierauf gerichteten Lizenzen) oder sonstigen Produktrechten; oder | | iv. | zur Ausgabe von Belegschaftsaktien an Mitarbeiter der Gesellschaft oder mit dieser verbundener Unternehmen. |
Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats den weiteren Inhalt der Aktienrechte und die sonstigen Einzelheiten der Kapitalerhöhung und ihrer Durchführung festzulegen. Der Aufsichtsrat wird ermächtigt, nach vollständiger oder teilweiser Ausnutzung des Genehmigten Kapitals oder Ablauf der Frist für die Ausnutzung des Genehmigten Kapitals die Fassung der Satzung entsprechend anzupassen. § 5 Absatz 5 der Satzung (Genehmigtes Kapital) wird aufgehoben und wie folgt neu gefasst: | | "Der Vorstand ist ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats in der Zeit bis zum 24. März 2030 das Grundkapital der Gesellschaft um bis zu EUR 910.000,00 durch ein- oder mehrmalige Ausgabe von neuen, auf den Namen lautenden Stückaktien ohne Nennwert gegen Bar- oder Sacheinlagen zu erhöhen. Dabei ist den Aktionären grundsätzlich ein Bezugsrecht einzuräumen; das gesetzliche Bezugsrecht kann auch in der Weise eingeräumt werden, dass die neuen Aktien von einem oder mehreren Kreditinstituten oder diesen nach § 186 Absatz 5 Satz 1 AktG gleichstehenden Unternehmen mit der Verpflichtung übernommen werden, sie den Aktionären der MeVis Medical Solutions AG zum Bezug anzubieten. Der Vorstand ist jedoch ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Bezugsrecht der Aktionäre in folgenden Fällen auszuschließen: | a) | für Spitzenbeträge; | | b) | bei Kapitalerhöhungen gegen Bareinlage, wenn die Kapitalerhöhung 20 % des Grundkapitals nicht übersteigt und der Ausgabebetrag den maßgeblichen Börsenpreis nicht wesentlich unterschreitet; als maßgeblicher Börsenpreis gilt der Mittelwert der Schlusskurse für die Aktie der Gesellschaft im XETRA-Handel (oder einem vergleichbaren Nachfolgesystem) der Frankfurter Wertpapierbörse während der letzten fünf Börsentage vor der Beschlussfassung des Vorstands über die Ausgabe der neuen Aktien; im Sinne dieser Ermächtigung gilt als Ausgabebetrag bei Übernahme der neuen Aktien durch einen Emissionsmittler unter gleichzeitiger Verpflichtung des Emissionsmittlers, die neuen Aktien einem oder mehreren von der Gesellschaft bestimmten Dritten zum Erwerb anzubieten, der Betrag, der von dem oder den Dritten zu zahlen ist; | | c) | um das Grundkapital gegen Sacheinlagen zu erhöhen, insbesondere zum Zweck des Erwerbs von Unternehmen, Unternehmensbeteiligungen, Teilen von Unternehmen, gewerblichen Schutzrechten (wie z. B. Patenten, Gebrauchsmustern, Marken oder hierauf gerichteten Lizenzen) oder sonstigen Produktrechten; oder | | d) | zur Ausgabe von Belegschaftsaktien an Mitarbeiter der Gesellschaft oder mit dieser verbundener Unternehmen. |
Der Vorstand ist ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats den weiteren Inhalt der Aktienrechte und die sonstigen Einzelheiten der Kapitalerhöhung und ihrer Durchführung festzulegen. Der Aufsichtsrat ist ermächtigt, nach vollständiger oder teilweiser Ausnutzung des Genehmigten Kapitals oder Ablauf der Frist für die Ausnutzung des Genehmigten Kapitals die Fassung der Satzung entsprechend anzupassen." |
Bericht des Vorstands gemäß § 203 Absatz 2 AktG i.V.m. § 186 Absatz 4 Satz 2 AktG zu der unter Tagesordnungspunkt 8 vorgeschlagenen Aufhebung des bestehenden genehmigten Kapitals und der Schaffung eines neuen genehmigten Kapitals mit der Möglichkeit zum Ausschluss des Bezugsrechts: Der Vorstand erstattet der für den 25. März 2025 einberufenen ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft gemäß § 203 Absatz 2 AktG i.V.m. § 186 Absatz 4 Satz 2 AktG den nachfolgenden schriftlichen Bericht zu der unter Tagesordnungspunkt 8 vorgeschlagenen Aufhebung des bestehenden genehmigten Kapitals und der Schaffung eines neuen genehmigten Kapitals mit der Möglichkeit zum Ausschluss des Bezugsrechts: Das von der Hauptversammlung am 24. Juni 2020 beschlossene genehmigte Kapital gemäß § 5 Absatz 5 der Satzung in Höhe von EUR 910.000,00 kann nur noch bis zum 23. Juni 2025 ausgenutzt werden. Daher soll das bestehende genehmigte Kapital aufgehoben und durch ein neues genehmigtes Kapital ersetzt werden, damit der Vorstand auch künftig in der Lage ist, genehmigtes Kapital zur Stärkung der Eigenmittel der Gesellschaft einzusetzen. Das neue genehmigte Kapital, das an die Stelle des bisherigen genehmigten Kapitals treten soll, soll sowohl für Bar- als auch für Sachkapitalerhöhungen zur Verfügung stehen. Es beträgt wiederum EUR 910.000,00, was 50 % des derzeitigen Grundkapitals entspricht. Bei der Ausnutzung des genehmigten Kapitals steht den Aktionären grundsätzlich ein gesetzliches Bezugsrecht zu. Die vorgeschlagene Ermächtigung sieht vor, dass das gesetzliche Bezugsrecht auch in der Weise eingeräumt werden kann, dass die neuen Aktien von einem oder mehreren Kreditinstituten oder diesen nach § 186 Absatz 5 Satz 1 AktG gleichstehenden Unternehmen mit der Verpflichtung übernommen werden, sie den Aktionären der MeVis Medical Solutions AG zum Bezug anzubieten. Zudem sieht die vorgeschlagene Ermächtigung vor, dass der Vorstand das Bezugsrecht mit Zustimmung des Aufsichtsrats für bestimmte Fälle ausschließen kann. Ein solcher Ausschluss des Bezugsrechts ist zunächst möglich für Spitzenbeträge. Damit soll die Abwicklung einer Emission mit einem grundsätzlichen Bezugsrecht der Aktionäre erleichtert werden. Spitzenbeträge können sich aus dem jeweiligen Emissionsvolumen und daraus ergeben, dass es notwendig ist, ein technisch durchführbares Bezugsrechtsverhältnis darzustellen. Der Wert solcher Spitzenbeträge ist für den einzelnen Aktionär in aller Regel gering. Auch der mögliche Verwässerungseffekt ist wegen der Beschränkung auf Spitzenbeträge zu vernachlässigen. Demgegenüber ist der Aufwand für die Emission ohne einen solchen Ausschluss für die Gesellschaft deutlich höher, was zusätzliche Kosten verursacht. Die aufgrund der Spitzenbeträge vom Bezugsrecht ausgeschlossenen neuen auf den Namen lautenden Stückaktien werden bestmöglich im Interesse der Gesellschaft verwertet. Der Ausschluss des Bezugsrechts dient der Praktikabilität und Kosteneffizienz und erleichtert die Durchführung einer Emission. Außerdem soll das Bezugsrecht der Aktionäre ausgeschlossen werden können, wenn die auf den Namen lautenden Stückaktien zu einem Betrag ausgegeben werden, der den Börsenpreis nicht wesentlich unterschreitet. Diese Ermächtigung ermöglicht es der Gesellschaft, sehr kurzfristig einen eventuellen Kapitalbedarf zu decken und Marktchancen schnell und flexibel zu nutzen. Der Ausschluss des Bezugsrechts ermöglicht ein schnelles Handeln und eine Platzierung nahe am Börsenkurs ohne die an den Aktienmärkten üblichen Abschläge bei Bezugsrechtsemissionen. Daher liegt diese Form der Kapitalerhöhung auch im Interesse der Aktionäre. Dem Gedanken des Verwässerungsschutzes wird dadurch Rechnung getragen, dass die auf den Namen lautenden Stückaktien nur zu einem Preis veräußert werden dürfen, der den maßgeblichen Börsenkurs nicht wesentlich unterschreitet. Der Vorstand wird sich unter Berücksichtigung der aktuellen Marktgegebenheiten bemühen, einen eventuellen Abschlag auf den Börsenkurs so niedrig wie möglich zu halten. Die Aktionäre sind in diesem Zusammenhang dadurch geschützt, dass die Abweichung vom Börsenkurs zum Zeitpunkt der Ausnutzung des genehmigten Kapitals nicht wesentlich sein darf. Darüber hinaus haben die Aktionäre die Möglichkeit, ihren Anteil am Grundkapital der Gesellschaft jederzeit durch Zukäufe von Aktien über die Börse aufrechtzuerhalten. Die Barkapitalerhöhung unter Bezugsrechtsausschluss nach § 186 Absatz 3 Satz 4 AktG darf insgesamt 20 % des Grundkapitals nicht überschreiten, und zwar weder im Zeitpunkt des Wirksamwerdens noch im Zeitpunkt der Ausübung dieser Ermächtigung. Auf diese Höchstgrenze von 20 % des Grundkapitals sind Aktien anzurechnen, die in direkter oder entsprechender Anwendung des § 186 Absatz 3 Satz 4 AktG während der Laufzeit dieser Ermächtigung bis zum Zeitpunkt ihrer jeweiligen Ausnutzung ausgegeben oder veräußert wurden. Es soll darüber hinaus die Möglichkeit bestehen, das Bezugsrecht der Aktionäre auszuschließen, sofern die Kapitalerhöhung gegen Sacheinlagen, insbesondere zum Erwerb von Unternehmen, Unternehmensbeteiligungen, Teilen von Unternehmen, gewerblichen Schutzrechten (wie z. B. Patenten, Gebrauchsmustern, Marken oder hierauf gerichteten Lizenzen) oder sonstigen Produktrechten erfolgt. Hierdurch wird der Gesellschaft der notwendige Handlungsspielraum eingeräumt, um sich bietende Gelegenheiten zum Erwerb von anderen Unternehmen, Unternehmensbeteiligungen oder von Teilen von Unternehmen sowie zu Unternehmenszusammenschlüssen, aber auch zum Erwerb anderer Sachwerte, wie beispielsweise Rechte oder Forderungen, schnell, flexibel und liquiditätsschonend zur Verbesserung ihrer Wettbewerbsposition und der Stärkung ihrer Ertragskraft ausnutzen zu können. Häufig verlangen die Inhaber attraktiver Unternehmen oder anderer attraktiver Akquisitionsobjekte als Gegenleistung stimmberechtigte Aktien des Käufers. Damit die Gesellschaft auch solche Unternehmen, Vermögenswerte oder andere Akquisitionsobjekte erwerben kann, muss es ihr möglich sein, Aktien als Gegenleistung anzubieten. Da ein solcher Erwerb zumeist kurzfristig erfolgt, kann er im Regelfall nicht von der mit der gesetzlichen Einberufungsfrist einzuberufenden Hauptversammlung beschlossen werden. Dies erfordert die Schaffung eines genehmigten Kapitals in hinreichender Höhe, auf das der Vorstand - mit Zustimmung des Aufsichtsrats - schnell zugreifen kann. In einem solchen Fall stellt der Vorstand bei der Festlegung der Bewertungsrelation sicher, dass die Interessen der Aktionäre angemessen gewahrt bleiben. Dabei berücksichtigt der Vorstand der Gesellschaft den Börsenkurs der Aktie der Gesellschaft. Der Vorstand wird von dieser Ermächtigung nur Gebrauch machen, wenn der Bezugsrechtsausschluss im Einzelfall im wohlverstandenen Interesse der Gesellschaft liegt. Weiterhin kann ein Bezugsrechtsausschluss erfolgen, um Belegschaftsaktien an Mitarbeiter der Gesellschaft oder mit dieser verbundener Unternehmen auszugeben. Hierdurch soll es dem Vorstand ermöglicht werden, das genehmigte Kapital für entsprechende Mitarbeiterbeteiligungsprogramme zu nutzen. Der Vorstand wird in jedem der in der Ermächtigung genannten Einzelfälle sorgfältig prüfen, ob der Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre im Unternehmens- und damit auch im Aktionärsinteresse liegt. Im Fall der Ausnutzung der Ermächtigung wird der Vorstand in der nächsten Hauptversammlung darüber berichten. |
Teilnahmebedingungen Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre - persönlich oder durch Bevollmächtigte - zugelassen, die am Tage der Hauptversammlung im Aktienregister als Aktionäre der Gesellschaft eingetragen sind und die sich bei der Gesellschaft nicht später als am 18. März 2025, 24:00 Uhr MEZ, angemeldet haben. Die Anmeldung kann elektronisch unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung/hauptversammlung-2025
oder in Textform erfolgen. Nach frist- und ordnungsgemäßer Anmeldung werden Eintrittskarten für die Hauptversammlung als organisatorische Hilfsmittel übersandt bzw. am Versammlungsort hinterlegt. Bitte melden Sie sich frühzeitig an, wenn Sie eine Teilnahme an der Hauptversammlung beabsichtigen, um die Organisation der Hauptversammlung zu erleichtern. Maßgeblich für das Stimmrecht ist der im Aktienregister eingetragene Bestand am Tag der Hauptversammlung. Aus abwicklungstechnischen Gründen werden allerdings in der Zeit vom 19. März 2025, 00:00 Uhr MEZ, bis einschließlich zum Tag der Hauptversammlung am 25. März 2025, 24:00 Uhr MEZ, keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen. Der für Ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung maßgebliche Aktienbestand entspricht somit Ihrem am 18. März 2025, 24:00 Uhr MEZ, im Aktienregister eingetragenen Aktienbestand. Mit dem Umschreibungsstopp geht keine Sperre der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes einher. Anmeldung bei der Gesellschaft unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservice Aktionäre können sich bei der Gesellschaft bis 18. März 2025, 24:00 Uhr MEZ, elektronisch unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung/hauptversammlung-2025
gemäß dem von der Gesellschaft festgelegten Verfahren anmelden. Für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice ist eine Zugangsberechtigung erforderlich. Aktionären, die spätestens am 4. März 2025, 00:00 Uhr MEZ, im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind, werden die individuellen Zugangsdaten (Zugangskennung und Passwort) zusammen mit der Einladung zur Hauptversammlung zugesandt. Anmeldung in Textform Aktionäre können sich bei der Gesellschaft bis 18. März 2024, 24:00 Uhr MEZ, in Textform unter der folgenden Anschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse anmelden: MeVis Medical Solutions AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
Telefax: +49 89 8896906-33
E-Mail: mevis@linkmarketservices.eu Zur Erleichterung der Anmeldung in Textform wird den Aktionären, die spätestens am 4. März 2025, 00:00 Uhr MEZ, im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind, zusammen mit der Einladung zur Hauptversammlung ein Anmeldeformular übersandt. Dieses Anmeldeformular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung/hauptversammlung-2025
zum Download bereit. Es kann zudem kostenfrei bei der Gesellschaft z. B. per E-Mail unter mevis@linkmarketservices.eu
angefordert werden. Sofern für die Anmeldung nicht das von der Gesellschaft versandte Formular verwendet wird, ist durch eindeutige Angaben für eine zweifelsfreie Identifizierung des sich anmeldenden Aktionärs zu sorgen, zum Beispiel durch die Nennung des vollständigen Namens bzw. der vollständigen Firma des Aktionärs, der Anschrift und der Aktionärsnummer. Die individuellen Zugangsdaten für den passwortgeschützten Internetservice zur Hauptversammlung werden diesen Aktionären nach Eingang der Anmeldung bei der Gesellschaft zugesandt. Stimmrechtsvertretung Aktionäre, die am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen sind und sich ordnungsgemäß angemeldet haben, können ihr Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. einen Intermediär, ein Kreditinstitut, einen Stimmrechtsberater, eine Aktionärsvereinigung oder einen sonstigen Dritten, ausüben lassen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft gemäß § 134 Absatz 3 Satz 2 AktG eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Davon unberührt bleibt die Möglichkeit, für Aktien der Gesellschaft, die ein Aktionär in unterschiedlichen Wertpapierdepots hält, jeweils einen eigenen Vertreter für die Hauptversammlung zu bestellen. Auch im Fall der Stimmrechtsvertretung ist eine fristgerechte Anmeldung erforderlich. Ist ein Intermediär im Aktienregister eingetragen, so kann er das Stimmrecht für Aktien, die ihm nicht gehören, nur aufgrund einer Ermächtigung des Aktionärs ausüben. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen grundsätzlich der Textform; § 135 AktG bleibt hiervon unberührt. Bei der Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung an Intermediäre, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen oder geschäftsmäßig Handelnde) ist die Vollmachtserklärung von dem Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten; die Vollmachtserklärung muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Aktionäre sollten sich in diesen Fällen mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abstimmen. Die Vollmacht kann gegenüber dem zu Bevollmächtigenden oder gegenüber der Gesellschaft erteilt werden. Erfolgt die Erteilung der Vollmacht, deren Änderung oder ihr Widerruf durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft, so kann die Erklärung spätestens bis zum 24. März 2025, 24:00 Uhr MEZ, an die folgende Anschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse gerichtet werden: MeVis Medical Solutions AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
Telefax: +49 89 8896906-33
E-Mail: mevis@linkmarketservices.eu Entscheidend ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft. Der Widerruf der Vollmacht kann auch durch die persönliche Teilnahme des Aktionärs an der Hauptversammlung oder durch die Erteilung einer Vollmacht an einen anderen Bevollmächtigten erfolgen. Die Erteilung einer Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft, deren Änderung oder ihr Widerruf ist alternativ spätestens bis zum 24. März 2025, 24:00 Uhr MEZ, auch auf elektronischem Weg unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung/hauptversammlung-2025
gemäß dem von der Gesellschaft festgelegten Verfahren möglich. Die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte die entsprechenden Zugangsdaten erhält. Wird die Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erteilt, ist ein zusätzlicher Nachweis der Bevollmächtigung nicht erforderlich. Wird die Vollmacht durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten erteilt, ist die Bevollmächtigung der Gesellschaft gegenüber nachzuweisen, soweit sich aus § 135 AktG nicht etwas anderes ergibt. Die Übermittlung des Nachweises der Bevollmächtigung kann spätestens bis zum 24. März 2025, 24:00 Uhr MEZ, an die oben für die Erteilung von Vollmachten angegebene Anschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse erfolgen. Entscheidend ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft. Um den Nachweis der Bevollmächtigung eindeutig zuordnen zu können, bitten wir Sie, den vollständigen Namen bzw. die Firma, den Wohnort bzw. die Geschäftsanschrift und die Aktionärsnummer des Aktionärs anzugeben. Bitte geben Sie auch den Namen und die Anschrift des Bevollmächtigten an, damit diesem die Eintrittskarte übersandt werden kann. Der Nachweis kann auch dadurch erbracht werden, dass der Bevollmächtigte am Tag der Hauptversammlung die Vollmacht an der Einlasskontrolle vorzeigt. Ein Formular zur Eintrittskartenbestellung für einen Bevollmächtigten und die individuellen Zugangsdaten für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice werden den am 4. März 2025, 00:00 Uhr MEZ, mit ihrer Anschrift im Aktienregister eingetragenen Aktionären zusammen mit der Hauptversammlungseinladung übersandt. Ein entsprechendes Formular zur Eintrittskartenbestellung für einen Bevollmächtigten sowie ein Formular zur Vollmachtserteilung stehen auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung/hauptversammlung-2025
zum Download bereit. Diese Formulare können zudem kostenfrei bei der Gesellschaft z. B. per E-Mail unter mevis@linkmarketservices.eu
angefordert werden. Formulare zur Bevollmächtigung stehen auch während der Hauptversammlung zur Verfügung. Die von der Gesellschaft ausgestellten Eintrittskarten enthalten ebenfalls ein Formular zur Vollmachtserteilung. Stimmrechtsvertretung durch weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären oder deren Bevollmächtigten an, von der Gesellschaft benannte, an die Weisungen der jeweiligen Aktionäre gebundene Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen. Auch in diesem Fall ist eine frist- und ordnungsgemäße Anmeldung zur Hauptversammlung erforderlich. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft werden die Stimmrechte der Aktionäre nur entsprechend den ihnen von den Aktionären erteilten Weisungen ausüben; sie sind auch bei erteilter Vollmacht nur zur Stimmrechtsausübung befugt, soweit eine ausdrückliche Weisung zu den einzelnen Beschlussvorschlägen vorliegt. Die Erteilung oder der Widerruf einer Vollmacht oder die Erteilung oder Änderung von Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter hat spätestens bis zum 24. März 2025, 24:00 Uhr MEZ, in Textform (§ 126b BGB) an die oben für die Erteilung von Vollmachten gegenüber der Gesellschaft genannte Anschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse zu erfolgen. Entscheidend ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft. Alternativ kann die Erteilung oder der Widerruf einer Vollmacht oder die Erteilung oder Änderung von Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auf elektronischem Weg unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung/hauptversammlung-2025
bis zum 24. März 2025, 24:00 Uhr (MEZ), gemäß dem von der Gesellschaft festgelegten Verfahren erfolgen. Ein zusätzlicher Nachweis einer Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter ist nicht erforderlich. Die individuellen Zugangsdaten für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice sowie ein Formular unter anderem zur Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter und zur Weisungserteilung an diese werden den am 4. März 2025, 00:00 Uhr (MEZ), mit ihrer Anschrift im Aktienregister eingetragenen Aktionären zusammen mit der Hauptversammlungseinladung übersandt. Ein Formular zur Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter und zur Weisungserteilung an diese steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung/hauptversammlung-2025
zum Download bereit und kann zudem kostenfrei bei der Gesellschaft z. B. per E-Mail unter mevis@linkmarketservices.eu
angefordert werden. Die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte die entsprechenden Zugangsdaten erhält. Der Widerruf der Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter kann auch durch die persönliche Teilnahme des Aktionärs an der Hauptversammlung oder durch die Erteilung einer Vollmacht an einen anderen Bevollmächtigten erfolgen. Während der Hauptversammlung können vor Ort Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter unter anderem durch Nutzung des auf der Stimmkarte dafür vorgesehenen Formulars erteilt werden. Rechte der Aktionäre: Ergänzung der Tagesordnung (§ 122 Absatz 2 AktG) Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Tagesordnungsergänzungsverlangen müssen schriftlich an den Vorstand gerichtet werden und der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Versammlung, also bis zum 22. Februar 2025, 24:00 Uhr MEZ, unter folgender Adresse zugehen: MeVis Medical Solutions AG
Vorstand
Caroline-Herschel-Straße 1
28359 Bremen
Deutschland Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens hinsichtlich des Mindestaktienbesitzes Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Bei der Berechnung dieser 90 Tage bestehen nach § 70 AktG bestimmte Anrechnungsmöglichkeiten. Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden - soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekanntgemacht wurden - unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekanntgemacht. Sie werden außerdem auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung/hauptversammlung-2025
bekanntgemacht und den Aktionären mitgeteilt. Rechte der Aktionäre: Gegenanträge bzw. Wahlvorschläge (§§ 126 Absatz 1, 127 AktG) Darüber hinaus ist jeder Aktionär berechtigt, Gegenanträge zu Punkten der Tagesordnung oder Wahlvorschläge zu übersenden. Die Gesellschaft wird zugänglich zu machende Anträge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs, einer etwaigen Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung/hauptversammlung-2025
zugänglich machen, wenn der Aktionär mindestens 14 Tage vor der Versammlung, also bis zum 10. März 2025, 24:00 Uhr MEZ, der Gesellschaft einen zulässigen Gegenantrag gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung an nachfolgend genannte Adresse übersandt hat: MeVis Medical Solutions AG
Vorstand
Caroline-Herschel-Straße 1
28359 Bremen
Deutschland
Telefax: +49 421 22495-999
E-Mail: HV@mevis.de Diese Regelungen gelten gemäß § 127 AktG für den Vorschlag eines Aktionärs zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern (sofern Gegenstand der Tagesordnung) oder von Abschlussprüfern sinngemäß. Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung Gegenanträge zu den verschiedenen Tagesordnungspunkten auch ohne vorherige Übermittlung an die Gesellschaft zu stellen, bleibt unberührt. Wir weisen darauf hin, dass Gegenanträge, die der Gesellschaft vorab fristgerecht übermittelt worden sind, in der Hauptversammlung nur Beachtung finden, wenn sie dort mündlich gestellt werden. Rechte der Aktionäre: Auskunftsrecht (§ 131 Absatz 1 AktG) Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen. Wir weisen darauf hin, dass der Vorstand unter den in § 131 Absatz 3 AktG genannten Voraussetzungen die Auskunft verweigern darf. Um die sachgerechte Beantwortung zu erleichtern, werden Aktionäre und Aktionärsvertreter, die in der Hauptversammlung Fragen stellen möchten, höflich gebeten, diese Fragen möglichst frühzeitig an o.g. Adresse zu übersenden. Diese Übersendung ist keine förmliche Voraussetzung für die Beantwortung. Das Auskunftsrecht bleibt hiervon unberührt. Anzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung Das Grundkapital der Gesellschaft ist eingeteilt in 1.820.000 auf den Namen lautende nennwertlose Aktien (Stückaktien) mit ebenso vielen Stimmen. Informationen auf der Internetseite der Gesellschaft Die Informationen und Unterlagen nach § 124a AktG sind alsbald nach der Einberufung auf der Internetseite der Gesellschaft https://www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung/hauptversammlung-2025
zugänglich. Information zum Datenschutz für Aktionäre Wir, die MeVis Medical Solutions AG, verarbeiten bei der Anmeldung zur Hauptversammlung, der Erteilung einer Stimmrechtsvollmacht sowie im Rahmen der Nutzung des passwortgeschützten Internetservice als Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) Ihre personenbezogenen Daten sowie gegebenenfalls die personenbezogenen Daten Ihrer Vertreter (z.B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Nummer der Anmeldebestätigung und Zugangsdaten zum passwortgeschützten Internetservice (Zugangskennung und Passwort)). Unsere Aktien sind Namensaktien. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung, für die Stimmrechtsausübung der Aktionäre sowie die Führung des Aktienregisters rechtlich zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c) DS-GVO i.V.m. §§ 67, 118 ff. AktG. Darüber hinaus können Datenverarbeitungen, die für die Organisation der Hauptversammlung erforderlich sind, auf Grundlage überwiegender berechtigter Interessen erfolgen (Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO). Soweit die Aktionäre ihre personenbezogenen Daten nicht selbst zur Verfügung stellen, erhalten wir diese in der Regel von der Depotbank des Aktionärs. Die von uns für die Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragten Dienstleister verarbeiten die personenbezogenen Daten der Aktionäre bzw. der Aktionärsvertreter ausschließlich nach unserer Weisung und nur soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist. Alle Mitarbeiter der MeVis Medical Solutions AG und die Mitarbeiter der beauftragten Dienstleister, die Zugriff auf personenbezogene Daten der Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln. Darüber hinaus sind personenbezogene Daten von Aktionären bzw. Aktionärsvertretern, die ihr Stimmrecht ausüben, im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften für andere Aktionäre und Aktionärsvertreter einsehbar (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis, § 129 AktG). Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn Ihre personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr für etwaige Auseinandersetzungen über das Zustandekommen oder die Wirksamkeit von Beschlüssen der Hauptversammlung im Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht, Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten und die Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen. Werden personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO verarbeitet, steht den Aktionären bzw. Aktionärsvertretern unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch ein Widerspruchsrecht zu. Diese Rechte können Sie gegenüber der MeVis Medical Solutions AG unentgeltlich über die folgenden Kontaktdaten geltend machen: MeVis Medical Solutions AG
Caroline-Herschel-Str. 1
28359 Bremen Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Aufsichtsbehörden zu. Für Anmerkungen und Rückfragen zu der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erreichen Sie unseren Datenschutzbeauftragten unter: Peter Suhren
FIRST PRIVACY GmbH
ein Unternehmen der datenschutz nord Gruppe
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