Lohnabrechnung 2026: Neue digitale Pflichten treten sofort in Kraft

Ab sofort gelten verschärfte Aufzeichnungspflichten für die digitale Lohnbuchhaltung. Grund sind neue Verordnungen, die pünktlich zum Jahreswechsel in Kraft getreten sind und die Integration von Zeiterfassung, Reisekosten und sogar Kryptowährungen in das Lohnkonto vorschreiben.

Digitale Lücke wird geschlossen: Die „Siebte Verordnung“

Die wichtigste Neuerung kommt mit der „Siebte Verordnung zur Änderung steuerlicher Verordnungen“. Sie verschärft die Vorgaben für die Digitale Lohnsteuer-Schnittstelle (DLS). Seit dem 30. Dezember müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass Daten aus „Vor- und Nebensystemen“ – wie digitale Zeiterfassung, Reisekosten-Tools oder Fahrtenbücher – nicht nur archiviert, sondern im standardisierten DLS-Format bereitgestellt werden können.

Viele Arbeitgeber unterschätzen, wie schnell Probleme bei der Lohnsteuerprüfung entstehen, wenn Zeiterfassung und Lohnsoftware nicht sauber verknüpft sind. Ein kostenloses E‑Book zeigt praxisnah, wie Sie eine rechtssichere Arbeitszeiterfassung einführen, Schnittstellen prüfen und mit fertigen Mustervorlagen sofort starten. Ideal für Personaler und IT-Verantwortliche, die ihre Prozesse zügig prüfungssicher machen wollen. Arbeitszeiterfassung jetzt gratis herunterladen

Die technische Umsetzung für alle Datensätze ist zwar erst bis zum 1. Januar 2027 geplant. Die rechtliche Aufzeichnungspflicht gilt jedoch ab sofort. Unternehmen mit komplexer Software-Landschaft müssen daher umgehend prüfen, ob alle lohnsteuerrelevanten Daten korrekt in das zentrale Lohnkonto fließen. Andernfalls drohen bei der nächsten digitale[n] Lohnsteuer-Außenprüfung erhebliche Probleme.

Kryptowährungen: Transparenzpflicht für Gehaltsbestandteile

Eine weitere sofort wirksame Pflicht ergibt sich aus dem Kryptowerte-Steuertransparenzgesetz. Es setzt die EU-Richtlinie DAC8 um und betrifft Arbeitgeber, die Gehaltsbestandteile in Kryptowährungen auszahlen.

Seit Ende Dezember 2025 gelten folgende Regeln:
* Transaktionsaufzeichnung: Alle in Krypto bezahlten Lohnbestandteile müssen im Lohnkonto separat von Euro-Beträgen dokumentiert werden.
* Bewertungsdokumentation: Der genaue Wechselkurs und die Bewertungsmethode zum Zeitpunkt der Transaktion sind nachzuweisen.

Die erste Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern für das Steuerjahr 2026 ist zwar erst 2027 fällig. Die Datenerfassungssysteme müssen jedoch bereits jetzt funktionieren, um lückenlose Aufzeichnungen für das am 1. Januar beginnende Wirtschaftsjahr zu gewährleisten.

Bekannte Änderungen: Minijob-Grenze und Sachbezüge

Neben den neuen Pflichten hat das Steueränderungsgesetz 2025 auch die erwarteten Anpassungen für das kommende Lohnjahr bestätigt. Für die Dezember- und Januar-Abrechnung sind folgende Werte verbindlich:

• Minijob-Grenze: Die Geringfügigkeitsgrenze steigt zum 1. Januar 2026 von 556 auf 603 Euro monatlich.
• Sachbezugswerte: Der monatliche Wert für freie Unterkunft liegt 2026 bei etwa 285 Euro. Der Wert für Vollverpflegung steigt auf 345 Euro.
• Mobilitätsbudget: Für „offene“ Mobilitätsbudgets gelten nun strengere Aufzeichnungsvorschriften. Im Lohnkonto muss klar zwischen privater Nutzung und Dienstreise unterschieden werden, um Steuerbefreiungen in Anspruch nehmen zu können.

Analyse: Druck auf Software-Anbieter und Steuerabteilungen

Der Zeitpunkt der Änderungen – zwischen den Feiertagen und dem Jahreswechsel – setzt Personalabteilungen und Software-Anbieter unter erheblichen Druck. Die „Siebte Verordnung“ ist ein klares Signal des Bundesfinanzministeriums, die „digitale Lücke“ bei Steuerprüfungen zu schließen.

„Die Erweiterung des § 4 LStDV ist keine Formalie, sondern das Fundament für die nächste Generation der Lohnsteuerprüfung“, kommentiert ein Steuerexperte. „Unternehmen, die ihr Lohnkonto als isoliertes System behandeln, geraten zunehmend unter Druck.“

Was jetzt zu tun ist

Unternehmen sollten in der ersten Januarwoche 2026 folgende Schritte priorisieren:
1. Software-Update: Prüfen, ob die Lohnsoftware die neuen Sachbezugswerte und die Minijob-Grenze von 603 Euro korrekt abbildet.
2. Schnittstellen-Check: Die Verbindungen zwischen Zeiterfassungs-, Reisekosten- und Lohnsystemen auf Einhaltung der DLS-Vorgaben überprüfen.
3. Krypto-Check: Bei entsprechender Praxis sicherstellen, dass Transaktionen mit Kryptowerten den neuen Transparenzvorschriften gemäß erfasst werden.

Die Weichen für die Lohnabrechnung 2026 sind gestellt. Unternehmen, die die Übergangsphase nutzen, um ihre Dokumentationsprozesse anzupassen, sind für die zunehmend digitalen Anforderungen der Finanzverwaltung am besten gewappnet.

PS: Stehen Sie vor der Herausforderung, Zeiterfassung, Reisekosten und Lohnkonto DLS‑konform zu verbinden? Ein praxisorientiertes Download-Paket liefert Checklisten, umsetzbare Mustervorlagen und Schritt-für-Schritt-Tipps, damit Ihre Lohnkonten bei der nächsten digitalen Außenprüfung bestehen. Sparen Sie Zeit bei der Umsetzung und reduzieren Sie Prüfungsrisiken. Kostenloses Arbeitszeiterfassungs-Paket sichern