Krankmeldungen managen: Die größten Fallstricke für Führungskräfte

Hohe Krankenstände fordern Führungskräfte in Deutschland heraus. Das rechtssichere Management von Krankmeldungen ist heute ein kritischer Faktor für die betriebliche Stabilität. Zwischen Fürsorgepflicht, Datenschutz und digitalen Prozessen wie der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) müssen Vorgesetzte einen komplexen Rahmen beachten. Besonders die Zunahme psychisch bedingter Ausfälle erfordert Sensibilität und Know-how.

Die eAU: Pflichten im digitalen Zeitalter

Seit der flächendeckenden Einführung der eAU 2023 hat sich der Prozess grundlegend geändert. Der „gelbe Schein“ ist Geschichte. Arztpraxen übermitteln die Daten digital an die Krankenkasse. Für Führungskräfte bedeutet das eine Umstellung: von der Bring- zur Holschuld.

Die Pflicht der Mitarbeitenden bleibt jedoch bestehen. Sie müssen die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich melden – in der Regel am ersten Tag. Erst dann darf der Arbeitgeber die eAU-Daten bei der Krankenkasse abrufen.

Das Verfahren gilt für gesetzlich Versicherte und Minijobber. Ausnahmen sind:
* Privatversicherte
* Krankschreibungen aus dem Ausland
* Bescheinigungen aus Reha-Einrichtungen

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Kommunikation: Was Führungskräfte fragen dürfen

Die Kommunikation mit erkrankten Teammitgliedern ist heikel. Die Frage nach der konkreten Diagnose ist gesetzlich streng verboten. Sie stellt einen unzulässigen Eingriff in die Persönlichkeitsrechte dar.

Erlaubt und notwendig sind hingegen Fragen zur betrieblichen Organisation. Dazu zählen:
* Die voraussichtliche Dauer des Ausfalls
* Eine mögliche Ansteckungsgefahr für Kollegen

Gleichzeitig gilt die Fürsorgepflicht. Sie kann bedeuten, einem krankgeschriebenen Mitarbeiter den Zutritt zum Betrieb zu verwehren. Das schützt ihn vor sich selbst und andere vor Ansteckung. Ein offener, aber rechtlich korrekter Dialog ist hier entscheidend.

BEM: Die zwingende Notwendigkeit bei Langzeiterkrankungen

Ist ein Mitarbeiter innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt krank, muss der Arbeitgeber ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anbieten. Dieses Verfahren ist keine Formalität, sondern ein zentrales Instrument.

Es soll Arbeitsunfähigkeit überwinden, erneuter Krankheit vorbeugen und den Arbeitsplatz erhalten. Die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts hat die Anforderungen in den letzten Jahren verschärft. Eine krankheitsbedingte Kündigung ohne vorheriges, korrektes BEM ist kaum noch rechtssicher möglich.

Führungskräfte spielen eine Schlüsselrolle. Sie müssen den Prozess initiieren und den Mitarbeiter zur Teilnahme ermutigen – die jedoch freiwillig bleibt.

Krankheitsbedingte Kündigung: Die letzte Option

Eine Kündigung wegen Krankheit ist nur unter strengen Voraussetzungen zulässig. Die Rechtsprechung verlangt drei kumulativ erfüllte Kriterien:
1. Eine negative Gesundheitsprognose
2. Eine erhebliche Beeinträchtigung betrieblicher Interessen
3. Eine Interessenabwägung zugunsten des Arbeitgebers

Dies kann bei häufigen Kurzerkrankungen, einer lang andauernden Krankheit ohne Besserungsaussicht oder einer dauerhaften Leistungsminderung der Fall sein. Ohne ein vorheriges, fehlerfreies BEM-Verfahren sind die Erfolgsaussichten vor Gericht jedoch äußerst gering.

Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit: Neue Gerichtsurteile

Arbeitsgerichte beschäftigen sich vermehrt mit Fällen, in denen der Beweiswert einer Krankschreibung erschüttert wird. Ein Urteil des Landesarbeitsgerichts Köln zeigte kürzlich: Das eigene Verhalten eines Arbeitnehmers kann ausreichen, um ernsthafte Zweifel zu begründen.

Auch online ausgestellte Bescheinigungen ohne direkten Arztkontakt wurden von Gerichten als nicht ausreichend bewertet. In einem Fall rechtfertigte das sogar eine fristlose Kündigung.

Diese Entwicklungen stärken die Position von Arbeitgebern. Bei begründeten Verdachtsmomenten können sie die Entgeltfortzahlung verweigern und den Nachweis der tatsächlichen Erkrankung einfordern. Gleichzeitig wird über eine Lockerung der Attestpflicht für Kurzzeiterkrankungen debattiert – was die Dynamik weiter verändern könnte.

Zukunft: Fokus auf Prävention und psychische Gesundheit

Das Management von Krankenständen geht über reaktive Maßnahmen hinaus. Unternehmen, die in betriebliches Gesundheitsmanagement investieren, können Fehlzeiten nachweislich reduzieren.

Ein besonderer Fokus liegt auf der psychischen Gesundheit. Angesichts steigender Ausfalltage sind Führungskräfte gefordert, Stressfaktoren zu erkennen und eine offene Gesprächskultur zu etablieren. Die gesetzliche Verpflichtung zur Gefährdungsbeurteilung schließt psychische Belastungen explizit mit ein.

Das erfolgreiche Management von Krankenständen wird so zur Kernkompetenz. Sie verbindet rechtliche Sicherheit, Empathie und strategische Gesundheitsförderung.

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