Kleinunternehmer: Frist für EU-Steuerbericht läuft ab

Für Tausende deutsche Kleinunternehmer beginnt das neue Jahr mit einer wichtigen Steuerfrist. Bis zum 31. Januar 2026 müssen sie erstmals ihren vierteljährlichen EU-Umsatzbericht für das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) einreichen. Diese Meldung entscheidet über den weiteren steuerfreien Zugang zum EU-Binnenmarkt.

Seit dem 1. Januar 2025 profitieren Kleinunternehmer von einer grundlegend reformierten Regelung: Sie können in der gesamten EU steuerfrei liefern oder Dienstleistungen anbieten – vorausgesetzt, ihr EU-weiter Jahresumsatz bleibt unter der Grenze von 100.000 Euro. Doch dieser Vorteil hat einen Preis: strikte Meldeauflagen.

Nach dem neuen Paragrafen 19a des Umsatzsteuergesetzes (UStG) müssen sich Unternehmen, die die EU-Regelung nutzen, nun quartalsweise beim BZSt melden. Der aktuelle Bericht für das vierte Quartal 2025 ist besonders brisant. Er schließt das erste komplette Jahr der neuen Regelung ab und bestimmt, wer sie 2026 weiter nutzen darf.

Das BZSt macht deutlich: Die Meldung muss alle steuerfreien Leistungen in anderen EU-Ländern erfassen. Entscheidend ist, dass auch eine Nullmeldung Pflicht ist – selbst wenn im Quartal keine grenzüberschreitenden Umsätze erzielt wurden. Wer die Frist verpasst, riskiert den Verlust des steuerfreien Status in allen teilnehmenden Mitgliedstaaten.

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Die gefürchtete 100.000-Euro-Grenze

Im Hintergrund lauert der sogenannte Fallbeileffekt. Wurde die EU-weite Umsatzgrenze von 100.000 Euro im Jahr 2025 auch nur um einen Euro überschritten, endete die Steuerbefreiung sofort – und rückwirkend ab jenem Geschäftsvorfall.

Für die aktuelle Meldung müssen Unternehmer daher ihre Gesamtzahlen für 2025 genau prüfen. „Anders als bei der nationalen Kleinunternehmerregelung gibt es hier keine Gnadenfrist“, warnt ein Steuerberater aus Frankfurt. „Die EU-Grenze ist hart. Jeder Euro darüber ist sofort steuerpflichtig.“

Parallel gilt weiterhin die nationale Umsatzgrenze von 25.000 Euro für das Vorjahr. Wer diese 2025 überschritten hat, muss 2026 in Deutschland regulär Umsatzsteuer zahlen – unabhängig von der EU-Regelung.

So funktioniert die Meldung beim BZSt

Das BZSt hat sein Online-Portal für die Meldung zum vierten Quartal 2025 diese Woche freigeschaltet. Die Übermittlung erfolgt ausschließlich elektronisch über das BZSt Online-Portal (BOP).

Steuerexperten weisen auf eine wichtige Nuance hin: Die an das BZSt gemeldeten Daten werden mit den Finanzbehörden anderer EU-Länder abgeglichen. Abweichungen zu eventuellen lokalen Meldungen können daher schnell automatische Nachfragen auslösen.

„Die Digitalisierung der Umsatzsteuer-Compliance bedeutet, dass Abgleiche heute schneller und automatischer erfolgen“, heißt es in einer Analyse der Industrie- und Handelskammer (IHK). Kleinunternehmer sollten ihre Buchhaltung für 2025 daher umgehend abschließen.

Pendlerpauschale steigt, Gastronomie entlastet

Die neue Meldefrist fällt mit weiteren steuerlichen Änderungen zusammen, die das Steueränderungsgesetz 2025 zum 1. Januar 2026 gebracht hat.

So wurde die Pendlerpauschale dauerhaft auf 38 Cent ab dem ersten Kilometer angehoben. Zudem sinkt der Umsatzsteuersatz für Speisen in Restaurants wieder auf 7 Prozent. Damit wird die temporäre Rückkehr auf den Regelsteuersatz von 19 Prozent in den Jahren 2024 und 2025 rückgängig gemacht.

Strengere Kontrollen absehbar

Die Steuerbehörden dürften die Einhaltung der Meldeplicht künftig strenger überwachen. Das BZSt-Meldesystem gilt als Vorläufer für eine modernisierte Umsatzsteuererhebung im digitalen Zeitalter.

Für 2026 ist mit einer verschärften Durchsetzung der Nullmeldungs-Pflicht zu rechnen. Das BZSt hat angedeutet, dass wiederholtes Vergessen der Quartalsmeldungen zum automatischen Ausschluss aus dem EU-Sonderregime führen kann. Die Folge wäre der bürokratische Albtraum einer regulären Umsatzsteuer-Registrierung in jedem EU-Land – genau das, was die Regelung vermeiden sollte.

Der Rat an alle Kleinunternehmer ist eindeutig: Überprüfen Sie umgehend Ihre Umsatzzahlen für 2025 und reichen Sie den Quartalsbericht noch im Januar ein. Die steuerfreie Zukunft in Europa hängt davon ab.

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