Kleinunternehmer: EU-weite Steuerbefreiung steht auf dem Spiel

Wer als Kleinunternehmer 2026 im EU-Ausland umsatzsteuerfrei verkaufen will, muss jetzt handeln. Die Frist für die Anmeldung beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) läuft. Ohne gültige Identifikationsnummer drohen unerwartete Steuernachzahlungen in anderen Mitgliedstaaten.

Seit dem 1. Januar 2025 ermöglicht die modernisierte EU-Kleinunternehmerregelung deutschen Unternehmen erstmals, die Umsatzsteuerbefreiung auch bei grenzüberschreitenden Verkäufen in Anspruch zu nehmen. Voraussetzung: Der Umsatz bleibt unter bestimmten Grenzen. Doch im Gegensatz zur nationalen Regelung ist die EU-Befreiung nicht automatisch. Sie erfordert eine aktive Registrierung.

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Das Jahressteuergesetz 2024 schreibt vor: Der Zugang zu den Vorteilen führt über eine „Kleinunternehmer-Identifikationsnummer“ (KU-IdNr). Diese ist speziell für den EU-Verkehr gedacht und unterscheidet sich von der normalen USt-IdNr. Ohne sie sind umsatzsteuerfreie Rechnungen im EU-Ausland nicht rechtmäßig.

Die zwei entscheidenden Umsatzgrenzen

Ein häufiger Stolperstein im vergangenen Jahr war das Zwei-Stufen-System. Für den Status in 2026 waren 2025 zwei Schwellen zu beachten:

1. Die EU-weite Obergrenze (100.000 Euro): Der gesamte Jahresumsatz in der EU (inklusive Deutschland) darf 100.000 Euro netto nicht überschreiten. Wurde diese Grenze 2025 auch nur punktuell gerissen, endete die Befreiung sofort.
2. Die nationale Grenze (25.000 Euro): Für die deutsche Regelung darf der Vorjahresumsatz 25.000 Euro netto nicht übersteigen.

Hier liegt ein entscheidender Unterschied für den Übergang: Während das Überschreiten der 100.000-Euro-Grenze sofort steuerpflichtig macht, führt das Übersteigen der nationalen 25.000-Euro-Grenze erst ab dem 1. Januar 2026 zum Verlust des Kleinunternehmerstatus. Betroffene Unternehmen müssen dann im Inland regulär 19 oder 7 Prozent Umsatzsteuer ausweisen.

Meldeverfahren beim BZSt wird oft unterschätzt

Die Anmeldung für die grenzüberschreitende Befreiung erfolgt über das BZStOnline-Portal (BOP). Doch danach ist die Bürokratie nicht vorbei. Teilnehmer unterliegen einem speziellen Meldeverfahren und müssen vierteljährlich ihre Umsätze in anderen EU-Ländern melden.

Was für das erste Quartal 2026 wichtig ist:
* Die Meldung für das vierte Quartal 2025 ist im Januar fällig. Versäumnisse können zum Statusverlust führen.
* Die spezielle KU-IdNr (oft an einem „EX“-Suffix erkennbar) muss auf den Rechnungen stehen.
* Änderungen, die die Berechtigung betreffen, sind dem BZSt sofort mitzuteilen.

Mehr Freiheit, mehr Transparenz

Die Regelung von 2025 gilt als wichtiger Schritt für kleine Unternehmen im Binnenmarkt. Früher musste ein deutscher Kleinunternehmer bei Verkäufen nach Österreich oder Frankreich sich dort oft sofort umsatzsteuerlich registrieren lassen. Jetzt kann beispielsweise ein Fotograf seine Dienstleistungen in Frankreich umsatzsteuerfrei anbieten – vorausgesetzt, sein EU-Gesamtumsatz bleibt unter 100.000 Euro und er ist beim BZSt registriert.

Der Preis für diese Flexibilität ist mehr Transparenz. Das vierteljährliche Meldeverfahren ermöglicht den Finanzbehörden in der EU, die Einhaltung der Obergrenze effektiv zu überwachen. Branchenkenner beobachten, dass viele Solo-Selbstständige den Meldeaufwand noch unterschätzen. Die „Einmal-einrichten-und-vergessen“-Mentalität der alten nationalen Regelung funktioniert im EU-Geschäft nicht mehr.

Drei Szenarien für das Steuerjahr 2026

Unternehmen sollten jetzt ihre Umsatzzahlen für 2025 prüfen. Es ergeben sich drei mögliche Wege:

• Szenario A: Umsatz < 25.000 Euro (national) UND < 100.000 Euro (EU). Ergebnis: Status Quo. Der Kleinunternehmerstatus bleibt 2026 erhalten.
• Szenario B: Umsatz > 25.000 Euro (national) ABER < 100.000 Euro (EU). Ergebnis: Die nationale Befreiung entfällt 2026. Im Ausland kann die Befreiung je nach nationalen Schwellen weiter gelten – die Komplexität steigt jedoch erheblich.
• Szenario C: Umsatz > 100.000 Euro (EU). Ergebnis: Alle Befreiungen entfallen. Das reguläre Besteuerungsverfahren gilt überall.

Das BZSt rät: Anträge können zwar jederzeit gestellt werden, sie wirken aber in der Regel erst ab Bestätigung oder Quartalsbeginn. Wer zu Jahresbeginn 2026 in Nachbarländer expandieren will, sollte die Registrierung über das BOP nicht verzögern.

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