KI-Assistenten übernehmen jetzt administrative Aufgaben

Zoom und Microsoft rollen neue „Agentische KI“ aus, die nicht nur zuhört, sondern selbstständig handelt. Die Systeme leiten aus Meeting-Protokollen eigenständig Aktionen ab und erledigen Bürokratie.

Vom Protokollführer zum Handlanger

Die Ära passiver Meeting-Zusammenfassungen ist vorbei. Mit Zoom AI Companion 3.0 und erweiterten Microsoft 365 Copilot-Funktionen startet eine neue Generation von KI-Assistenten. Diese sogenannte Agentische KI (Agentic AI) geht weit über das reine Dokumentieren hinaus.

Sie leitet aus Besprechungen nicht nur Aufgaben ab, sondern erledigt sie auch. Die Software kann eigenständig Einträge in CRM- oder Lernsysteme vornehmen, Lehrmaterial erstellen oder Nachfass-Aktionen initiieren. Aus dem passiven Zuhörer wird ein proaktiver Mitarbeiter, der administrative „Busywork“ übernimmt.

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Der Druck, Milliarden-Investitionen zu rechtfertigen

Hinter dem Technologieschub steckt enormer wirtschaftlicher Druck. Unternehmen müssen im Jahr 2026 beweisen, dass ihre massiven KI-Investitionen sich auszahlen. Hyperscaler wie Microsoft oder Amazon planen bis 2029 Ausgaben von rund 2,5 Billionen US-Dollar.

Die Rechnung ist simpel: Die teuren Lizenzen und die Hardware rechnen sich nur, wenn sie messbar Arbeitszeit einsparen. Ein Beispiel aus der Finanzwelt zeigt den Trend: J.P. Morgan Asset Management nutzt KI bereits, um administrative Entscheidungen für Hauptversammlungen vorzubereiten – und ersetzt damit externe Berater.

Neue Risiken durch autonome Software

Doch mehr Autonomie bedeutet auch mehr Risiko. IT-Sicherheitsexperten warnen vor neuen Angriffsvektoren. Wenn KI nicht nur vorschlägt, sondern handelt, potenzieren sich die Folgen von Fehlfunktionen oder Hackerangriffen.

Die Systeme haben Zugriff auf vertrauliche Firmendaten, Strategiepapiere und Personalentscheidungen. Ein manipulierter Agent könnte nicht nur falsche Protokolle schreiben, sondern auch fehlerhafte Verwaltungsakte auslösen. Besonders im öffentlichen Sektor wird die Balance zwischen Entlastung und Datensicherheit zur Gretchenfrage.

Ein Paradigmenwechsel für das Büro

Der Januar 2026 markiert einen Wendepunkt. Die KI ist kein „Schreiber“ mehr, sondern ein „Assistent mit Handlungsvollmacht“. Der Markt verlangt nicht mehr nach beeindruckender Technologie, sondern nach Anwendungen, die den administrativen Overhead spürbar senken.

• Zoom AI Companion 3.0 automatisiert Folgeaufgaben aus Meetings.
• Microsoft 365 Copilot löst mit „Agenten“ komplexe Workflows aus.
• Das Ziel: Bis zu 30% administrative Arbeitszeit einsparen.

Wohin führt die Reise?

Experten erwarten eine rasche Ausweitung. Nach den Marktführern werden spezialisierte Anbieter für Rechts- oder Medizinbranche nachziehen. Der nächste Schritt ist die Interoperabilität: Verschiedene KI-Agenten sollen nahtlos zusammenarbeiten, ohne menschliche Schnittstelle.

Gleichzeitig dürften die Regulierer aufwachen. Wenn KI administrative Entscheidungen trifft, muss die Verantwortlichkeit (Accountability) geklärt werden. Die Technologie ist da – doch der rechtliche Rahmen für ihren Einsatz wird 2026 heiß diskutiert werden.

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