KI-Assistenten übernehmen deutsche Büros – doch die Mitarbeiter zögern

KI wird vom passiven Helfer zum aktiven „digitalen Kollegen“, der eigenständig Termine plant und Berichte erstellt. Während Tech-Giganten diese neue Generation autonomer Assistenten ausrollen, zeigt eine Studie des ifo Instituts: Deutsche Angestellte nutzen KI kaum offiziell, aber heimlich.

Nur jeder fünfte Arbeitnehmer in Deutschland setzt KI regelmäßig im Job ein. Das ist das Ergebnis einer ifo-Erhebung vom 5. Januar. Doch die Details sind aufschlussreicher: Fast zwei Drittel der Nutzer arbeiten mit privaten Accounts für Tools wie ChatGPT – ohne offizielle Genehmigung oder gestellte Software. Dieses „Shadow AI“ birgt ein Paradox: Einerseits zeigt es den Wunsch nach mehr Effizienz, andererseits schafft es massive Sicherheits- und Datenschutzrisiken, gerade unter der DSGVO.

Gleichzeitig vollzieht sich ein technologischer Quantensprung. In der ersten Januarwoche 2026 kündigten mehrere Konzerne den Übergang von generativer zu agentischer KI an. Diese „Agentic AI“ führt nicht nur Befehle aus, sondern handelt eigenständig in komplexen Workflows.

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Zoom stellte am 7. Januar seinen „Custom AI Companion“ vor. Die neuen Agenten können nicht nur Meetings zusammenfassen, sondern aktiv als Partner agieren: Sie verwalten Kalender über Outlook und Google, erledigen Folgetasks und entwerfen sogar vollständige E‑Mails mit Anhängen. Der Fokus liegt auf handlungsorientierter Hilfe.

Einen Tag zuvor vertieften Snowflake und Google Cloud ihre Zusammenarbeit. Sie integrieren Gemini-3-Modelle direkt in Unternehmensdatenplattformen. Für Finanzabteilungen bedeutet das: „Intelligente Daten-Agenten“ können sensible Zahlen analysieren, ohne die sichere Unternehmensumgebung zu verlassen.

Die große Herausforderung: Wer kontrolliert die Agenten?

Mit autonomen Assistenten muss die Büroorganisation neu gedacht werden. Die zentrale Frage lautet nicht mehr nur „Nutzen wir KI?“, sondern „Wie managen wir die Interaktion zwischen verschiedenen KI-Agenten?“. Wenn der Zoom-Assistent mit dem Kalenderbot und dem Snowflake-Datenagenten kommuniziert, braucht es klare „Agent Governance“.

Muss ein KI-Assistent, der ein Meeting plant, Berechtigung für Raum Buchungen haben? Darf er für einen Report auf sensible Personaldaten zugreifen? Für deutsche Personaler und Datenschutzbeauftragte kommt eine neue Komplexitätsebene hinzu.

Der Bundesverband der Personalmanager (BPM) forderte in seinen Thesen für 2026 am 6. Januar mehr Pragmatismus. HR-Abteilungen könnten es sich nicht leisten, „auf Erlaubnis zu warten“. Starre Bürokratie versage, wenn Mitarbeiter sie bereits via „Shadow AI“ umgingen.

Die Lösung liegt in Qualifizierung und klaren Regeln

Die Integration gelingt nur mit qualifizierten Mitarbeitern. Ein TechRepublic-Report vom 6. Januar offenbart eine große „Skills Gap“: 82 % der Unternehmen in der frühen KI-Phase haben keine konkrete Trainingsstrategie.

Effizienzgewinne entstehen nicht durch Softwarekauf allein, sondern durch strukturierte „AI-Literacy“-Programme. Die ifo-Daten legen nahe: Die Bereitschaft der Belegschaft ist da – sie experimentiert bereits privat –, es fehlt aber an institutioneller Unterstützung.

Die Büroorganisation 2026 erfordert daher:
* Formalisierung von „Shadow AI“: Sichere Unternehmenslizenzen statt privater Accounts.
* Rollenbasiertes Training: Verwaltungsmitarbeiter lernen, KI-Agenten zu steuern, statt nur Daten einzutippen.
* Klare Richtlinien: Betriebsvereinbarungen müssen den Einsatz autonomer Agenten regeln – ein Thema, das diese Woche in juristischen Kreisen an Fahrt aufnimmt.

Rechtsexperten der Legal Tribune Online (LTO) sehen in den Assistenten auch eine Chance. Sie könnten die wachsende administrative Last mindern, die durch Themen wie „Entgelttransparenz“ und digitale Betriebsratswahlen 2026 entsteht. Automatisierte Systeme könnten die Compliance-Dokumentation sicherstellen oder Wahlabläufe optimieren. Voraussetzung ist jedoch Vertrauen in die Daten und Systeme – das nur entsteht, wenn Unternehmen die fragmentierte „Schatten-Nutzung“ beenden.

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