KGSt-Infotag: Kommunen rüsten sich für digitale Finanzwende

Die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) hat in Köln den digitalen Zahlungsverkehr der Zukunft skizziert. E-Rechnung, automatisierte Workflows und der kommende digitale Euro stellen Städte und Gemeinden vor fundamentale Veränderungen.

Vom Pflichtempfang zur vollständigen Automatisierung

Die größte Herausforderung liegt im Abbau von Medienbrüchen. Zwar empfangen viele Verwaltungen elektronische Rechnungen – doch danach beginnt oft der manuelle Papierkrieg. Prüfung, Freigabe und Buchung laufen noch analog ab. Das schmälert die Effizienzgewinne der Digitalisierung erheblich. Ziel muss ein durchgängiger digitaler Workflow sein, von der Rechnungsstellung bis zur Zahlung. Das erfordert nicht nur neue Software, sondern eine grundlegende Neugestaltung interner Prozesse.

Standards als Schlüssel für die Praxis

Für viele Kommunen ist die technologische Komplexität eine Hürde. Daher standen auf dem Infotag etablierte Standards im Fokus. Das Format XRechnung, basierend auf der europäischen Norm EN 16931, ist in Deutschland der maßgebliche Standard für den Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Hand. Seine durchgängige Anwendung gewährleistet Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen. Zudem diskutierten die Experten moderne E-Payment-Lösungen und die europäische Payment-Initiative “Wero”. Sie könnte als strategische Alternative zu globalen Anbietern für den öffentlichen Sektor bedeutsam werden.

Die E‑Rechnungspflicht ab 2025 stellt Kommunen und Lieferanten vor neue Pflichten – falsche Übermittlung oder fehlerhafte Archivierung kann teuer werden. Ein kostenloses E‑Book erklärt Schritt für Schritt, wie Sie E‑Rechnungen sicher übermitteln, gesetzeskonform archivieren und steuerliche Fallstricke vermeiden. Es enthält praxisnahe Checklisten, Format- und Schnittstellenhinweise (inkl. XRechnung) sowie konkrete Empfehlungen für die Software‑Einführung. Ideal für Verwaltungen, die Workflows automatisieren und Prozesse effizient umstellen wollen. Jetzt kostenlosen E‑Rechnung-Guide herunterladen

Der digitale Euro: Die nächste große Welle

Ein vorausschauender Blick galt dem digitalen Euro. Seine Einführung mag noch in der Zukunft liegen – doch die Vorbereitungen müssen heute beginnen. Als digitale Form von Zentralbankgeld könnte er den Zahlungsverkehr grundlegend verändern. Für Kommunen stellen sich drängende Fragen: Welche technologische Infrastruktur ist nötig? Wie integriert man ihn sicher in bestehende Haushaltssysteme? Die KGSt macht deutlich: Wer nur auf aktuelle Anforderungen reagiert, hat die nächste Transformation bereits verpasst.

Digitalisierungsdruck durch neue Gesetze

Der Infotag fand in einer entscheidenden Phase statt. Seit 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr in Deutschland verpflichtend – basierend auf dem Wachstumschancengesetz. Diese Regelung erhöht den Druck auf Kommunen massiv. Sie sind nicht nur als hoheitliche Auftraggeber, sondern auch in privatrechtlichen Tätigkeiten mit einer Flut elektronischer Rechnungen konfrontiert. Die ursprünglich durch eine EU-Richtlinie angestoßene Vereinheitlichung erhält damit eine neue Dynamik. Eine robuste digitale Verwaltung ist keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit.

Ausblick: Von der Strategie zur konkreten Umsetzung

Für die teilnehmenden Kommunen beginnt nun die Arbeit. Die gewonnenen Erkenntnisse müssen in konkrete Projekte fließen. Das bedeutet: Prozessanalyse, Softwareevaluierung und umfassende Mitarbeiterschulung. Langfristig wird der Erfolg nicht an der Einhaltung gesetzlicher Fristen gemessen, sondern an echten Effizienz- und Kostenvorteilen. Die E-Rechnung ist dabei nur der Anfang. Der kommunale Zahlungsverkehr steht vor einer umfassenden Modernisierung, die in den kommenden Jahren weiter an Fahrt aufnehmen wird.