KassenSichV: E-Rechnung ersetzt ab sofort den Kassenbon

Ab heute können Unternehmen die gesetzlichen Kassendaten direkt in ihre elektronische Rechnung integrieren. Diese zentrale Neuerung der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) beseitigt einen Medienbruch und schafft neue Rechtssicherheit für digitale Geschäftsprozesse. Die Änderung ist ein weiterer Schritt in der Digitalisierungsstrategie der Finanzverwaltung.

Die bisherige Praxis erforderte oft zwei separate Dokumente: einen fiskalischen Kassenbon und eine Rechnung. Diese Trennung gehört nun der Vergangenheit an. Unternehmen können die von der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) erfassten Daten direkt in den strukturierten Datensatz einer E-Rechnung einbetten.

Eine solche angereicherte E-Rechnung erfüllt die Belegausgabepflicht. Ein separater Bon – digital oder auf Papier – ist für denselben Vorgang nicht mehr nötig. Der gesamte Prozess von der Erfassung bis zur Verbuchung lässt sich so in einem einzigen digitalen Workflow abbilden.

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App-Kassen und mobile Lösungen profitieren

Besonders relevant ist die Neuregelung für den wachsenden Markt der App-basierten Kassensysteme. Viele Gastronomen, Einzelhändler oder mobile Dienstleister nutzen Tablets oder Smartphones als Kasse. Die aktualisierte KassenSichV schafft hier endlich klare rechtliche Rahmenbedingungen.

Die Integration von Bon und Rechnung in einer Transaktion fördert den Einsatz dieser modernen Lösungen. Für die Gastronomie gibt es eine pragmatische Sonderregel: Bei Rechnungen bis 250 Euro genügt weiterhin der Standard-Kassenbon. Erst bei höheren Beträgen kann eine korrigierte E-Rechnung erforderlich sein.

Einordnung in die laufende Digitalisierung

Die Anpassung ist ein logischer Schritt nach der Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich Anfang 2025. Seither müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung folgt schrittweise.

Bis Ende 2026 dürfen mit Zustimmung des Empfängers noch Papierrechnungen oder PDFs versendet werden. Für Kleinunternehmen mit einem Umsatz unter 800.000 Euro gilt diese Übergangsfrist sogar bis Ende 2027. Die neue Verordnung verknüpft nun die Sicherheit der Kassenführung mit der Effizienz der E-Rechnung.

GoBD-Konformität bleibt essenziell

Trotz der Vereinfachungen gilt: Die neuen Prozesse müssen den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung (GoBD) entsprechen. Das Bundesfinanzministerium hatte die Anforderungen an Validierung und Archivierung von E-Rechnungen bereits im Oktober 2025 präzisiert.

Eine zentrale GoBD-Vorgabe ist die Aufbewahrung im Originalformat. Bei der neuen Standard-E-Rechnung reicht es aus, den strukturierten XML-Datenteil revisionssicher zu archivieren. Eine zusätzliche PDF-Version ist nur dann nötig, wenn sie steuerlich relevante Informationen enthält, die in der XML-Datei fehlen.

Ausblick auf das digitale Meldesystem

Die aktuellen Änderungen ebnen den Weg für ein voll digitalisiertes Rechnungswesen. Bis Ende 2026 müssen die meisten Unternehmen ihre Systeme angepasst haben.

Langfristig plant die Bundesregierung ein bundesweites elektronisches Meldesystem für Rechnungen, um die Umsatzsteuerlücke zu verkleinern. Die verpflichtende E-Rechnung und ihre Integration mit den Kassensystemen schaffen die technologische Basis für dieses Zukunftsprojekt. Für Unternehmen heißt das: Die Digitalisierung der Buchhaltungsprozesse bleibt eine Daueraufgabe.

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