HR-Abteilungen vor digitalem Spagat zum Jahreswechsel

Personalverantwortliche in Deutschland stehen vor einer doppelten Herausforderung: Während interne Systeme an neue Gesetze angepasst werden müssen, bremst die stockende Behörden-Digitalisierung die Effizienz aus.

Bitkom-Analyse: Behördengänge kosten wertvolle Zeit

Die Digitalisierung der deutschen Verwaltung kommt nicht voran. Das ist das ernüchternde Fazit einer aktuellen Analyse des Digitalverbands Bitkom. Demnach sind von den 577 im Onlinezugangsgesetz (OZG) vorgesehenen Leistungen auch Ende 2025 noch 228 nicht flächendeckend digital verfügbar.

Für Personalabteilungen hat das direkte Konsequenzen. Sie verbringen im Schnitt weiterhin zwei Stunden mit einem Behördengang – sei es für Meldebescheinigungen, Visa oder Sozialversicherungsfragen. Diese Zeit fehlt für strategische Aufgaben und die Betreuung der eigenen Mitarbeiter.

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„Digitale Behördenkontakte müssen zum Standard werden“, fordert Bitkom-Präsident Dr. Ralf Wintergerst. Besonders kritisch ist die Lage für Unternehmen, die auf schnelle Genehmigungen angewiesen sind. Die Forderung nach einer „Digital-Only“-Strategie für Behördenleistungen unterstreicht die Dringlichkeit.

Stichtag 1. Januar: Systeme müssen Mindestlohn und Minijobs abbilden

Parallel zu den externen Hürden wartet eine interne Mammutaufgabe. Bis zum 1. Januar 2026 müssen alle Lohn- und HR-Systeme rechtssicher aktualisiert werden. Der Grund: Neue gesetzliche Vorgaben treten in Kraft.

Der gesetzliche Mindestlohn steigt auf 13,90 Euro pro Stunde. Die Verdienstgrenze für Minijobs wird von 556 auf 603 Euro monatlich angehoben. Diese Änderungen sind mehr als einfache Zahlenupdates. Sie erfordern oft komplexe Anpassungen in der Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware.

IT-Dienstleister verzeichnen eine Flut von Last-Minute-Anfragen. Die Gefahr ist real: Werden die Parameter nicht pünktlich eingepflegt, drohen fehlerhafte Gehaltszahlungen und aufwändige Korrekturen. Experten raten dringend zu finalen Tests noch vor dem ersten Arbeitstag 2026.

EU-Entgelttransparenz: Die nächste IT-Herausforderung wartet

Der Anpassungsdruck reicht weit über den Jahreswechsel hinaus. Ein weiteres Großprojekt steht bereits ins Haus: die Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie. Deutschland muss diese bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht gießen.

Unternehmen werden dann verpflichtet, auf Anfrage die durchschnittlichen Gehälter für gleiche Arbeit – aufgeschlüsselt nach Geschlecht – offenzulegen. Das setzt eine IT-Architektur voraus, die Gehaltsdaten intelligent verknüpfen und analysieren kann.

Diese Umstellung ist weit komplexer als jährliche Steueranpassungen. Analysten warnen davor, sie auf die lange Bank zu schieben. Unternehmen mit veralteten, isolierten Systemen riskieren, 2026 nicht auskunftsfähig zu sein – mit rechtlichen und reputationsschädlichen Folgen.

Analyse: Moderne Firmen-IT trifft auf analoge Behörden

Die Situation offenbart einen grundlegenden Widerspruch. Während interne Unternehmensprozesse hochautomatisiert und agil sein müssen, bleibt die Schnittstelle zur öffentlichen Verwaltung oft analog und langsam.

Für HR-Abteilungen bedeutet das einen permanenten Spagat. Die oft beschworene „Employee Experience“ leidet, wenn Fachkräfte als „Schnittstellen-Manager“ zwischen digitaler Firmenwelt und analoger Behördenrealität fungieren müssen. Das bindet wertvolle Ressourcen.

Doch Marktbeobachter sehen in dem regulatorischen Druck auch eine Chance. Er zwingt insbesondere den Mittelstand, veraltete Legacy-Systeme durch moderne, cloudbasierte HR-Plattformen zu ersetzen. Diese spielen gesetzliche Updates oft automatisch ein und reduzieren manuelle Eingriffe.

Das Jahr 2026 wird für Personalverantwortliche ein Jahr des Übergangs. Der Fokus verschiebt sich von der reinen Verwaltung hin zum strategischen Datenmanagement. Unternehmen, die ihre IT-Infrastruktur jetzt proaktiv modernisieren, werden in Sachen Effizienz und Talentgewinnung die Nase vorn haben.

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