Herausgabeansprüche für Dienst-IT: Neue Rechtslage für 2026

Die Rückforderung von Firmen-IT wird zum juristischen Minenfeld. Zum Jahreswechsel 2025/26 müssen Unternehmen ihre Vertragsklauseln dringend anpassen, um rechtssicher Laptops und Smartphones von ausscheidenden Mitarbeitern zurückzubekommen. Das zeigt eine aktuelle Rechtsanalyse. Hintergrund sind verschärfte Datenschutzregeln und neue Urteile des Bundesarbeitsgerichts (BAG).

Ein Grundsatzurteil des BAG vom Januar 2025 (Az. 1 AZR 33/24) hat die Eigentumsrechte der Arbeitgeber an der digitalen Infrastruktur gestärkt. Das Gericht bestätigte die Hoheit des Unternehmens über die Firmen-IT. Diese sei strikt dienstlichen Zwecken vorbehalten – es sei denn, etwas anderes wurde ausdrücklich vereinbart.

Für die Gestaltung von Herausgabeansprüchen bedeutet das: Unternehmen können nun klarere Rückgabeklauseln formulieren. Ungeschriebene Gewohnheitsrechte für die private Nutzung sind passé, wenn sie nicht vertraglich fixiert wurden. Rechtsexperten raten zu expliziten Formulierungen in Arbeitsverträgen für 2026. Demnach löst die Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine sofortige und bedingungslose Rückgabepflicht für Hardware aus – unabhängig von eventuell schwebenden Streitigkeiten über Boni oder Abfindungen.

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Datenschutz als größte Hürde bei der Rückgabe

Die größte Komplikation im vergangenen Jahr war die strenge Anwendung der DSGVO auf Rückgabeprozesse. Arbeitgeber stehen vor einem Dilemma: Sie fordern ein Gerät zurück, das möglicherweise private und dienstliche Daten vermischt. Ohne ein klares Trennungsprotokoll kann das zu Datenschutzverstößen führen.

Die früher übliche Aufforderung zum „Werksreset“ ist heute rechtlich riskant, wenn eine private Nutzung erlaubt war. Löscht der Mitarbeiter dabei berechtigte private Daten oder der Arbeitgeber das Gerät, ohne dem Mitarbeiter eine Sicherungsfrist einzuräumen, können Schadensersatzansprüche entstehen.

Als aktuelle Best Practice etabliert sich Ende 2025 daher ein „Zweistufiger Rückgabeprozess“:
1. Benachrichtigungsphase: Eine vertraglich vereinbarte Frist (z.B. 3 Tage vor dem letzten Arbeitstag), in der der Mitarbeiter private Daten migrieren muss.
2. Übergabeprotokoll: Eine physische oder digitale Übergabe mit einer Erklärung des Mitarbeiters, dass private Daten entfernt wurden. Dies entlastet den Arbeitgeber von der Haftung für die anschließende Löschung.

Das scheiternde „Zurückbehaltungsrecht“

Immer wieder versuchten ausscheidende Mitarbeiter 2025, Firmengeräte als Druckmittel einzusetzen. Sie beriefen sich auf ein Zurückbehaltungsrecht, um ausstehende Gehalts- oder Bonusforderungen durchzusetzen.

Dieser Strategie begegnen Gerichte zunehmend mit Skepsis, wenn es um IT-Equipment geht. Die „Waffengleichheit“ wird oft als unverhältnismäßig angesehen. Vor allem die Sicherheitsrisiken, die von nicht verwalteten Geräten außerhalb der Firmenkontrolle ausgehen, wiegen vor Gericht schwer.

Experten empfehlen für 2026 daher eine „Trennungsklausel“ im Arbeitsvertrag. Diese entkoppelt die Pflicht zur Rückgabe physischer Hardware von finanziellen Streitigkeiten. Oft wird die Hardware darin als essentielle Sicherheitsinfrastruktur und nicht nur als Sachwert definiert.

Digitalisierung erleichtert die Beweisführung

Die Rechtslage wurde 2025 auch durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) geprägt, das am 1. Januar 2025 in Kraft trat. Es erleichtert die Digitalisierung arbeitsrechtlicher Dokumente.

Das hat die Durchsetzung von Herausgabeansprüchen vereinfacht. Arbeitgeber können nun rechtsgültig digitale Rückgabequittungen und elektronische Protokolle nutzen, um den Zustand zurückgegebener Geräte zu dokumentieren. Damit verringert sich die Beweislast vor Gericht. Authentifizierte digitale Logs und E-Signaturen sind heute allgemein anerkannt. Diese Entwicklung hat zu einem Boom bei der Integration von IT-Asset-Management-Software in HR-Plattformen geführt, die automatische und rechtlich bindende „Rückgabeforderungen“ ermöglicht.

Ausblick 2026: Remote-Löschung und BYOD

Für das kommende Jahr rücken zwei Themen in den Fokus: Remote-Löschrechte und die Abkehr von BYOD-Modellen (Bring Your Own Device). Da sich hybrides Arbeiten als Norm etabliert, wollen Unternehmen Rechtssicherheit für „Remote-Wipe“-Klauseln. Diese sollen das Recht geben, Firmendaten auf einem Gerät im Besitz des Mitarbeiters sofort nach der Kündigung aus der Ferne zu löschen.

Das BAG hat hierzu noch keine grundsätzliche Entscheidung getroffen, insbesondere für Mischgeräte. Rechtsberater erwarten jedoch, dass 2026 die ersten wegweisenden Fälle diese Grenzen ausloten werden. Bis dahin bleibt der „Goldstandard“ eine klare, detaillierte Trennung von Hardware-Eigentum und Daten-Nutzungsrechten – gestützt durch die digitale Dokumentation der Reformen von 2025.

Unternehmen sollten ihre Homeoffice-Vereinbarungen und IT-Nutzungsrichtlinien im ersten Quartal 2026 überprüfen. Sie müssen die gestärkten Arbeitgeberrechte und die datenschutzrechtlichen Nuancen des vergangenen Jahres widerspiegeln.

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