Hausverwaltungen müssen VVT bis 2026 dringend anpassen

Die deutsche Immobilienwirtschaft steht vor einem massiven Datenschutz-Update. Neue Gesetze und Fristen zwingen Hausverwaltungen, ihre Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten bis zum Jahreswechsel zu überarbeiten – sonst drohen hohe DSGVO-Bußgelder.

Eine aktuelle Analyse des Fachverlags Haufe vom 23. Dezember warnt vor statischen Datenschutzdokumenten. Der Grund: Mehrere regulatorische Großprojekte treffen 2026 gleichzeitig auf die Branche. Die Umstellung auf fernauslesbare Heizungszähler, digitale Mietverträge und eine anstehende BDSG-Reform verändern grundlegend, wie Mieterdaten verarbeitet werden. Ein „Weiter-so“ mit veralteten Verzeichnissen ist keine Option mehr.

Fernablesung: Die tickende Deadline für Heizdaten

Die dringlichste Aufgabe ergibt sich aus der Heizkostenverordnung (HeizkostenV). Bis zum 31. Dezember 2026 müssen alle Wärme- und Warmwasserzähler in Mehrfamilienhäusern fernauslesbar sein. Die Umsetzungsphase beginnt jedoch schon jetzt – und verändert die Datenverarbeitung von Grund auf.

„Der Wechsel ist kein technisches Upgrade, sondern ein neues Datenverarbeitungsmodell“, so die Analysten. Wer 2026 neue Systeme installiert, muss sein VVT um zentrale Punkte erweitern:

Lücken im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten können Hausverwaltungen teuer zu stehen kommen – besonders jetzt, wo fernauslesbare Heizungszähler, Cloud‑Gateways und neue Messdienstleister ins Spiel kommen. Mit einer geprüften Excel‑Vorlage und einer klaren Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung erstellen Sie Ihr VVT nach Art. 30 DSGVO schnell, prüfungssicher und oft in unter einer Stunde. Die Vorlage enthält Musterfelder für Gateways, Auftragsverarbeiter und neue Datenkategorien wie UVI. Verarbeitungsverzeichnis jetzt kostenlos herunterladen

• Neue Datenkategorie: Monatliche Verbrauchsinformationen (UVI) sind jetzt Pflicht.
• Automatisierte Übertragung: Der Datenfluss vom Zähler über Gateways zu externen Messdienstleistern erfolgt automatisch, oft über Cloud-Speicher.
• Neue Empfänger: Cloud-Anbieter und Gateway-Betreiber müssen als Auftragsverarbeiter im VVT aufgeführt werden.

Wer diese automatisierten Datenflüsse nicht dokumentiert, bevor die Systeme live gehen, verstößt gegen Artikel 30 der DSGVO. Die Datenschutzkonferenz (DSK) hat automatisierte Datenflüsse im Wohnungswesen bereits als Prüfschwerpunkt benannt.

BEG IV: Digitaler Vertrag ersetzt Papierform

Parallel wirkt das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), das 2026 vollständig in der Praxis ankommt. Die gesetzliche Schriftform für gewerbliche Mietverträge oder Kündigungen wird durch die einfachere Textform ersetzt.

Das Ziel ist weniger Papierkram. Für den Datenschutz bedeutet es jedoch neue Anforderungen an die Technischen und Organisatorischen Maßnahmen (TOMs):
* Sichere Kanäle: Bei Kündigungen per E-Mail oder Vertragsportalen muss das VVT die Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung dokumentieren.
* Digitale Archivierung: Die Aufbewahrungsfristen für digitale Dokumente unterscheiden sich von Papierakten. Die Löschkonzepte im VVT müssen angepasst werden, um eine rechtskonforme Aufbewahrung für das Finanzamt, aber auch eine zeitnahe Löschung zu gewährleisten.

BDSG-Reform: Das Ende des automatisierten Tenant-Scorings?

Die größte Unsicherheit bringt eine für 2026 erwartete Reform des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Fachmedien wie Datenschutz-Praxis berichten, dass neue Scoring-Regeln die Bonitätsprüfung von Mietinteressenten stark einschränken könnten.

Sollte das Gesetz wie erwartet verabschiedet werden, müssen Hausverwaltungen, die auf „Schwarze Listen“ oder Algorithmen setzen:
1. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durchführen, die bei umfangreichen Prüfungen wahrscheinlich verpflichtend wird.
2. Die Rechtsgrundlage im VVT prüfen: Das „berechtigte Interesse“ für Bonitätschecks muss neu bewertet und unter strengeren Auflagen dokumentiert werden.

Die Falle des „Anlegen und Vergessens“

„Viele Hausverwaltungen haben ihr VVT 2018 erstellt und seitdem nicht mehr angerührt“, warnt Datenschutzberater Dr. Thomas Webb. „Die regulatorische Landschaft von 2026 ist eine völlig andere.“ Künstliche Intelligenz im Energiemanagement, verpflichtende Fernablesung und digitale Verträge machten alte Dokumente schlichtweg rechtsunwirksam.

Hinzu kommen indirekte Effekte der NIS-2-Richtlinie. Zwar sind kleine Verwaltungen nicht direkt betroffen, doch große Portfolio-Manager oder Anschluss an Stadtwerke könnten unter Lieferketten-Anforderungen fallen. Sie müssten dann ihren Partnern robuste Cybersicherheitsmaßnahmen – dokumentiert im VVT – nachweisen.

Der Fahrplan für die letzten Tage des Jahres

Was ist also bis zum 1. Januar zu tun? Die To-Do-Liste für Datenschutzbeauftragte im Immobiliensektor ist klar:
* Zählerverträge prüfen: Stehen im ersten Quartal 2026 Installationen fernauslesbarer Gateways an? Das VVT muss vor Inbetriebnahme angepasst werden.
* Digitale Archive auditieren: Sind die Prozesse für die Textform nach BEG IV sicher und dokumentiert?
* Auftragsverarbeiter checken: Wurden Ende 2025 neue SaaS-Tools für ESG-Reporting oder Energiemanagement eingeführt? Sie gehören ins Verzeichnis.

Die Gnadenfrist für die digitale Transformation ist vorbei. Die nächste DSK-Sitzung steht Anfang 2026 an, der Gesetzesfahrplan ist final. Compliance im neuen Jahr verlangt eine dynamische, zeitnahe Dokumentation aller Datenflüsse.

PS: Die anstehende BDSG‑Reform erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Datenschutz‑Folgenabschätzungen bei Bonitäts‑Scoring oder umfangreichen Verbrauchsanalysen Pflicht werden. Wenn Sie automatisierte Prüfungen, KI‑gestützte Auswertungen oder umfassende Verbrauchsdaten verarbeiten, hilft ein fertiges DSFA‑E‑Book mit Muster‑Vorlagen, Checklisten und Praxisanleitungen, rechtssicher vorzugehen und Prüfern die Dokumentation lückenlos zu zeigen. So reduzieren Sie Haftungsrisiken und vermeiden teure Bußgelder. DSFA‑Muster & Anleitung jetzt kostenlos herunterladen