GoBD-Export: Ab 2026 wird bei Konten-Feldern hart durchgegriffen

Mit dem Start des neuen Wirtschaftsjahres beginnt für deutsche Unternehmen eine Ära verschärfter digitaler Steuerprüfungen. Die Übergangsfristen für zwei entscheidende Datenfelder sind abgelaufen – und Finanzämter zeigen nun null Toleranz.

Berlin – Die Steuerprüfer schalten einen Gang hoch: Seit Beginn des Jahres 2026 müssen sich deutsche Unternehmen auf deutlich schärfere Kontrollen ihrer digitalen Buchführungsdaten einstellen. Der Grund sind zwei spezifische Datenfelder – „Kontoart“ und „Kontotyp“ – für die informelle Kulanzfristen nun ausgelaufen sind. Während das Bundesfinanzministerium (BMF) in den letzten Tagen keine neuen Schreiben veröffentlicht hat, markiert der Jahreswechsel den klaren Übergang von der Einführungs- zur Vollzugphase. Steuerprüfer können und werden Datenexporte, die die detaillierten Vorgaben aus dem BMF-Schreiben vom März 2024 nicht erfüllen, künftig rigoros zurückweisen.

Im Zentrum der verschärften Prüfpraxis steht die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung. Die Pflicht, zwischen „Kontoart“ und „Kontotyp“ zu unterscheiden, wurde zwar bereits im März 2024 in die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) aufgenommen. Viele Unternehmen nutzten jedoch die vergangenen eineinhalb Jahre als Schonfrist für notwendige Software-Updates.

Diese Zeit ist nun vorbei. Seit Januar 2026 prüfen die Behörden diese Felder mit Priorität beim Import in ihre Prüfsoftware (IDEA). Die „Kontoart“ muss Konten explizit Klassen wie Aktiva, Passiva, Kapital, Aufwand, Ertrag oder Sonstige zuordnen. Parallel erfordert das Feld „Kontotyp“ eine funktionale Klassifizierung: Bilanz, GuV, Debitor, Kreditor oder spezifische Steuerberechnungskategorien.

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„Die Phase der Übergangslösungen ist beendet“, warnt ein führender Digitalprüfungs-Berater in einer aktuellen Branchenmitteilung. „Wer seine index.xml-Datei nicht korrekt definiert, riskiert eine deutlich tiefergehende Prüfung der gesamten Verfahrensdokumentation.“

Automatisierte Validierung und die Folgen eines Fehlers

Die Unterscheidung der Felder ist keine Formsache, sondern eine strukturelle Voraussetzung für die automatisierten Analyse-Tools der Finanzverwaltung. Prüfer setzen zunehmend Validierungsskripte ein, die Datensätze markieren, in denen die Felder fehlen, zu generisch sind oder nicht mit der E-Bilanz übereinstimmen.

Die Konsequenzen können gravierend sein. Ein fehlerhafter Z3-Datenträgeraustausch kann zur Zurückweisung der gesamten Datenlieferung führen. Im schlimmsten Fall wechseln die Prüfer dann zu den deutlich invasiveren Zugriffsarten Z1 (direkter Zugriff) oder Z2 (indirekter Zugriff). Die aktualisierte GoBD-Fassung vom Juli 2025, die diese Regeln mit den neuen E-Rechnungsvorgaben harmonisierte, unterstreicht: Die Daten müssen direkt aus dem ERP-System stammen, nicht manuell nachträglich gemappt werden.

Verknüpfung mit der E-Rechnung und Blick in die Zukunft

Die verschärfte Durchsetzung ist eng mit der fortschreitenden Digitalisierung des deutschen Steuerwesens verknüpft, insbesondere mit der seit Januar 2025 gestaffelt eingeführten B2B-E-Rechnungspflicht. Die Felder „Kontoart“ und „Kontotyp“ bilden das verbindende Gewebe zwischen den strukturierten Daten einer E-Rechnung und den aggregierten Daten des Jahresabschlusses.

Steuerexperten erwarten, dass Prüfer 2026 Transaktionen von der XML-Rechnungsdaten bis zum spezifischen Kontotyp in der Hauptbuchhaltung nachverfolgen werden. Ist der „Kontotyp“ falsch definiert, kann die automatisierte Abstimmung zwischen Steuercodes der E-Rechnung und gebuchten Umsatzsteuerkonten scheitern – ein klarer Prüfhinweis.

Für das restliche Jahr 2026 wird erwartet, dass das BMF die technischen Beschreibungen für den Datenzugriff weiter verfeinert. Der Fokus auf diese Felder gilt als Vorläufer einer noch stärker standardisierten Berichterstattung, ähnlich einem deutschen „Standard Audit File – Tax“ (SAF-T).

Dringender Handlungsbedarf für Unternehmen

Unternehmen wird dringend geraten, umgehend einen „Test-Export“ ihrer GoBD-Daten durchzuführen. Dabei sollte ein Z3-Export erstellt und mit Validierungssoftware geprüft werden. Besonderes Augenmerk gilt Schein- oder Clearing-Konten, die häufig Fehlerquellen sind.

Zudem muss die Verfahrensdokumentation aktualisiert werden. Sie muss lückenlos abbilden, wie diese Felder befüllt werden. Jeder manuelle Mapping-Schritt außerhalb des ERP-Systems muss dokumentiert und nachvollziehbar sein.

In der voll digitalisierten Steuerprüfung ist die korrekte Kennzeichnung von Kontendaten kein technisches Detail mehr. Sie ist eine fundamentale Compliance-Voraussetzung, die den reibungslosen Ablauf einer Betriebsprüfung maßgeblich bestimmt.

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