GmbH-Geschäftsführer: Steuerfalle bei Gehaltserhöhungen droht

Mit dem Jahreswechsel 2025/2026 geraten Gehaltszahlungen an GmbH-Geschäftsführer in den Fokus der Finanzämter. Experten warnen: Selbst geringfügige Verzögerungen bei der Auszahlung vereinbarter Erhöhungen können zu massiven Steuernachteilen führen.

Hintergrund ist das zum 1. Januar 2026 vollständig in Kraft getretene „Investitions- und Entlastungspaket“ der Bundesregierung. Es schafft ein strengeres Umfeld für die Unternehmensbesteuerung. Laut einer Analyse des Fachdienstes GmbH-Brief vom 31. Dezember 2025 zielen die neuen Vorschriften darauf ab, Schlupflöcher bei der Gewinnausschüttung zu schließen.

Die größte Gefahr für viele geschäftsführende Gesellschafter birgt das strikte Rückwirkungsverbot. Steuerprüfer werden genau untersuchen, ob Gehaltserhöhungen vertraglich vor Beginn des Wirtschaftsjahres fixiert wurden und ob Auszahlungshöhe und -zeitpunkt exakt mit diesen Vereinbarungen übereinstimmen. Abweichungen, besonders verspätete Auszahlungen, gelten als Hauptziel für die Umqualifizierung zur verdeckten Gewinnausschüttung (vGA).

Viele Geschäftsführer riskieren durch verspätete Gehaltszahlungen den Verlust steuerlicher Investitionsvorteile. Ein kostenloser Spezial-Report erklärt, wie Sie den Investitionsabzugsbetrag (IAB) richtig nutzen, typische Haftungsfallen vermeiden und Fehler bei Gewinnverteilungsänderungen verhindern. Mit konkreten Checklisten, Praxisbeispielen und klaren Handlungsschritten für GmbHs. Schützen Sie Ihre Abschreibungs- und Förderansprüche noch vor dem nächsten Prüfungszyklus. Jetzt kostenlosen IAB-Report sichern

Die Falle des „Zuflussprinzips“

Ein entscheidender Risikofaktor ist die praktische Abwicklung der Gehaltszahlungen im Januar. Damit eine Erhöhung 2026 als Betriebsausgabe abzugsfähig ist, muss der entsprechende Gesellschafterbeschluss spätestens am 31. Dezember 2025 gefasst worden sein.

Kommt es dann zu Liquiditätsengpässen oder bürokratischen Verzögerungen und wird der erhöhte Gehaltsanteil erst später ausgezahlt, kann diese Diskrepanz bei einer Steuerprüfung fatale Folgen haben. Für geschäftsführende Gesellschafter wird das Zuflussprinzip streng ausgelegt. Jede Verzögerung legt den Schluss nahe, dass der Anspruch nicht ernst gemeint war oder das Unternehmen dem Geschäftsführer einen „Kredit“ gewährt – ein Verstoß gegen das Fremdvergleichsprinzip.

Laut GmbH-Brief können schon kleine Verzögerungen bei der Überweisung des Januar-Gehalts dazu führen, dass die Finanzämter die Abzugsfähigkeit der gesamten Erhöhung verweigern. Sie wird dann auf Unternehmensebene als zu versteuernder Gewinn und beim Geschäftsführer persönlich als steuerpflichtige Dividende behandelt.

Haftungsrisiken und aktuelle Rechtsprechung

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat diese strenge Haltung in Entscheidungen aus dem Spätjahr 2025 bekräftigt. Ein „sorgfältiger und gewissenhafter Geschäftsleiter“ würde demnach keine Gehaltserhöhung vereinbaren, ohne die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens sicherzustellen.

Die Haftungsrisiken beschränken sich nicht auf Steuernachzahlungen. Geschäftsführer, die verspätete Zahlungen oder rückwirkende Erhöhungen ohne ordentliche Beschlüsse anweisen, können persönlich wegen Pflichtverletzung haften. Das neue Steuerframework für 2026 verknüpft die Einhaltung dieser Formalien explizit mit dem Anspruch auf andere steuerliche Vergünstigungen.

Dringender Handlungsbedarf für Unternehmen

Steuerberater raten GmbHs dringend, ihre Januar-Gehaltsabrechnungen umgehend zu überprüfen. „Der Übergang ins Steuerjahr 2026 ist nicht nur ein buchhalterischer Wechsel, sondern eine Compliance-Hürde“, so die Analyse. Wurde ein Beschluss für eine Erhöhung Ende 2025 gefasst, muss die entsprechende Zahlung zwingend mit der Januar-Abrechnung erfolgen.

Zudem könnten Anreize des neuen Investitionspakets durch den Fund einer vGA gefährdet werden. Eine solche Einstufung kann das zu versteuernde Einkommen des Unternehmens verändern und es von Schwellenwerten für neue Abschreibungsvorteile ausschließen.

Für das erste Quartal 2026 müssen Unternehmen damit rechnen, dass Prüfer die Dokumentation aller Jahresendbeschlüsse von 2025 anfordern. Im Fokus steht die „Umsetzungstreue“ – die Übereinstimmung von Vertragstext und tatsächlichem Geldfluss. Jede jetzt entdeckte Abweichung sollte umgehend mit einem Steuerberater geklärt werden, um Risiken vor der ersten Prüfung des Jahres zu minimieren.

PS: Wenn ein Finanzamt eine Gehaltserhöhung als verdeckte Gewinnausschüttung einstuft, können langfristige Abschreibungs- und Investitionsvorteile verloren gehen. Unser Gratis-Report zum Investitionsabzugsbetrag zeigt, welche Unterlagen Prüfer erwarten, wie Sie Beschlüsse & Zahlungen prüfungssicher dokumentieren und welche konkreten Schritte Geschäftsführer ergreifen müssen, um Haftungsrisiken zu minimieren. Praktische Vorlagen inklusive. Investitions-Tipps jetzt herunterladen