Gelangsbestätigung wird digital: EU-Handel startet in neue Compliance-Ära

Ab sofort müssen innergemeinschaftliche Lieferungen in der EU digital nachgewiesen werden. Die neue Pflicht zur elektronischen Gelangsbestätigung markiert einen Wendepunkt für den europäischen Binnenhandel und beendet die Ära papierbasierter Verfahren.

Digitaler Nachweis ersetzt Papierkrieg

Seit dem 1. Januar 2026 ist der digitale Nachweis für innergemeinschaftliche Lieferungen verbindlich. Die traditionelle Gelangsbestätigung – bisher oft ein manuell unterschriebenes Papierdokument – wird durch strukturierte digitale Datensätze abgelöst. Diese müssen direkt mit den ERP-Systemen der Unternehmen verknüpft sein.

„Das ist kein isoliertes deutsches Projekt, sondern Teil einer synchronisierten EU-Offensive“, betont ein Handelsexperte. Tatsächlich hat Belgien zeitgleich sein vollständiges B2B-E-Rechnungsregime eingeführt. Deutsche Exporteure in den Nachbarstaat müssen nun kompatible digitale Standards erfüllen.

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Schlupflöcher bei Zollverfahren schließen sich

Besonders bedeutsam ist die Verschärfung beim Zollverfahren 42. Dieses ermöglichte bisher nicht ansässigen Unternehmen vereinfachte Steuervertretungen bei Einfuhren in Frankreich mit anschließender Weiterlieferung. Seit Jahresbeginn ist diese Option Geschichte.

Nicht-EU-Firmen, die Waren über Frankreich nach Deutschland liefern, benötigen nun eine vollwertige Umsatzsteuer-Identifikation oder einen akkreditierten steuerlichen Vertreter. Für deutsche Logistiker und Importeure bedeutet das: Jede digitale Gelangsbestätigung muss durch lückenlose Audit-Trails abgesichert sein.

Steuerexperten sehen darin einen gezielten Schlag gegen den europäischen Mehrwertsteuer-Gap, der jährlich auf über 130 Milliarden Euro geschätzt wird. „Echtzeit-Einblicke in grenzüberschreitende Warenbewegungen machen Karussellbetrug deutlich schwieriger“, erklärt eine Beraterin einer großen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.

Verzahnung mit E-Rechnungs-Pflichten

Die digitale Nachweispflicht ist eng mit der E-Rechnung verflochten. Seit Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Jetzt kommt der Druck auf die Versenderseite bei grenzüberschreitenden Transaktionen hinzu.

Laut technischen Spezifikationen des Bundesfinanzministeriums haben automatisierte Bestätigungen aus dem Einkaufssystem des Käufers oder Tracking-Daten höhere Beweiskraft als manuelle Unterschriften. Das soll die Bürokratie für Fahrer und Lagerpersonal reduzieren – und gleichzeitig die Rechtssicherheit für Lieferanten erhöhen.

Ausblick: Der Weg zur Echtzeit-Berichterstattung

Die Neuerungen sind nur der Vorläufer für die vollständige Umsetzung der EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age). Spätestens 2030 sollen europaweit harmonisierte digitale Meldeanforderungen gelten.

Bis dahin stehen deutsche Exporteure vor einer praktischen Herausforderung: Ihre digitalen Nachweise müssen in Polen, Italien und Frankreich gleichermaßen akzeptiert werden. Softwarelösungen, die diesen „digitalen Handschlag“ zwischen Lieferant und Käufer automatisieren, dürften in diesem Quartal stark nachgefragt werden.

Unternehmen, die bisher vierteljährlich Papierbelege sammelten, riskieren bei Betriebsprüfungen erhebliche Probleme. Die Botschaft der neuen Regelung ist eindeutig: Die analoge Ära im europäischen Handelsverkehr geht zu Ende.

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