Finanzministerium legt neue Pauschalen für Privatentnahmen fest

Ab sofort gelten für 2026 höhere Pauschbeträge für den Eigenverbrauch in Unternehmen. Das Bundesfinanzministerium hat die aktualisierten Werte für Sachentnahmen veröffentlicht. Für Betriebe, die Waren oder Dienstleistungen privat nutzen, ist die korrekte Buchung dieser Beträge entscheidend – sie sind ein häufiger Prüfpunkt bei Steuerkontrollen.

Was hinter den Pauschalen steckt

Nutzt ein Unternehmer Produkte seines eigenen Geschäfts privat, gilt dies steuerlich als unentgeltliche Wertabgabe. Diese muss wie ein regulärer Verkauf versteuert werden. Um den Aufwand für die minutiöse Dokumentation jedes Brötchens oder jeder Wurst zu reduzieren, erlaubt die Abgabenordnung pauschale Ansätze. Diese bieten Rechtssicherheit und senken den administrativen Aufwand erheblich. Die Höhe der Beträge leitet sich von den Verbrauchsausgaben des Statistischen Bundesamtes ab.

Die neuen Pauschbeträge für 2026

Die jetzt vom BMF bekanntgegebenen Jahrespauschalen gelten pro Person und sind exklusive Mehrwertsteuer. Zu den wichtigsten Branchenwerten zählen:

• Bäckerei: 1.885 Euro
• Metzgerei/Fleischwaren: 2.054 Euro
• Restaurant (mit warmen Speisen): 4.001 Euro
• Lebensmittel-/Getränkehandel: 1.763 Euro

Für im Betrieb mitarbeitende Familienangehörige gelten Sonderregeln: Für Kinder unter zwei Jahren wird kein Betrag angesetzt, für Kinder zwischen zwei und zwölf Jahren die Hälfte des jeweiligen Pauschalwerts.

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Fallstricke bei der Anwendung vermeiden

Die Pauschalen sollen vereinfachen, doch ihre Anwendung unterliegt strengen Regeln. Eine individuelle Anpassung etwa für Urlaub oder persönliche Ernährungsgewohnheiten ist in der Regel nicht möglich. Kritisch ist die Abgrenzung: Die Pauschbeträge gelten ausschließlich für Lebensmittel. Für privat entnommene Non-Food-Artikel wie Tabak, Kleidung oder Elektronik muss stets eine Einzelaufzeichnung erfolgen.

Bei Mischbetrieben, etwa einer Bäckerei mit großem Lebensmittelsortiment, ist der höhere der in Frage kommenden Pauschalbeträge anzuwenden. Unternehmer können jedoch auch auf die Pauschale verzichten und stattdessen ein detailliertes Entnahmeverzeichnis führen, falls ihr tatsächlicher Verbrauch niedriger ist.

Warum die jährliche Anpassung so wichtig ist

Die regelmäßige Aktualisierung der Beträge ist mehr als Bürokratie. Sie spiegelt wirtschaftliche Realitäten wie die Inflation wider und sorgt für faire Berechnungen. Für Unternehmer bietet die korrekte Anwendung der offiziellen Pauschalen einen entscheidenden Vorteil: Sie begründet im Falle einer Steuerprüfung eine Vermutung der Richtigkeit. Fehlerhaft gebuchte oder undokumentierte Entnahmen sind dagegen ein häufiger Grund für Nachforderungen und Strafzuschläge des Finanzamts.

Unternehmen wird geraten, die neuen Werte umgehend in ihre Buchhaltungssoftware zu übernehmen. So sind bereits die monatlichen und vierteljährlichen Abschlüsse sowie die Umsatzsteuervoranmeldungen korrekt. Angesichts der Detailregeln, besonders bei Mischbetrieben oder mehreren Familienmitarbeitern, lohnt sich die Rücksprache mit einem Steuerberater.

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