Excel: Microsoft vereinfacht Datenzugriff mit Power Query

Microsoft hat die „Daten abrufen”-Funktion in Excel grundlegend überarbeitet. Das Update, das am 4. November 2025 für den Current Channel Version 2510 veröffentlicht wurde, verspricht eine intuitivere und schnellere Anbindung externer Datenquellen. Für Unternehmen, die zunehmend auf effiziente Datenanalyse und gleichzeitig strenge Sicherheitskontrollen angewiesen sind, könnte diese Kombination zum entscheidenden Produktivitätsfaktor werden.

Die Neuerung zielt auf den zeitaufwändigsten Schritt jeder Datenanalyse: den Import. Wer schneller an seine Daten kommt, kann mehr Zeit mit der eigentlichen Auswertung verbringen. Doch wie steht es um die Sicherheit, wenn der Datenzugriff einfacher wird?

Power Query wird zugänglicher

Herzstück des Updates ist der komplett überarbeitete „Daten abrufen”-Dialog in Excel für Windows. Die Neuerung soll vor allem eines: Die Hürde senken, wenn Nutzer aus der Vielzahl verfügbarer Datenquellen wählen müssen. Power Query, Microsofts integrierte Technologie zur Datenaufbereitung, erlaubt bereits seit Jahren den Zugriff auf alles von simplen Textdateien bis zu komplexen Cloud-Diensten.

Das Problem? Die schiere Fülle an Optionen konnte weniger erfahrene Anwender überfordern. Mit der neu gestalteten Oberfläche navigieren Nutzer nun deutlich einfacher durch die verfügbaren Konnektoren. Das spart Zeit und Nerven – gerade für Fachabteilungen, die ohne IT-Support arbeiten wollen.

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Effizienz allein reicht aber nicht. Schließlich stellt sich die Frage: Was nützt der schnellste Datenzugriff, wenn dabei Sicherheitslücken entstehen?

Sicherheit auf mehreren Ebenen

Microsoft hat die Zugriffskontrollen in Excel mehrstufig aufgebaut. Die größten Risiken bei Tabellenkalkulation entstehen typischerweise nicht durch technische Schwachstellen, sondern durch unkontrolliertes Teilen und Datenlecks.

Datei-Verschlüsselung bildet die Basis: Passwortgeschützte Excel-Dateien verschlüsseln den Inhalt vollständig. Wer die Datei öffnen will, braucht den Schlüssel. Für kollaborative Szenarien lassen sich zudem separate Passwörter für Lese- und Bearbeitungsrechte vergeben.

Cloud-Integration erhöht die Sicherheit erheblich. Dateien, die über OneDrive oder SharePoint geteilt werden, sind standardmäßig verschlüsselt. Der Zugriff beschränkt sich auf authentifizierte Nutzer – deutlich sicherer als E-Mail-Anhänge.

Für Unternehmen mit höchsten Compliance-Anforderungen bietet Microsoft Purview Information Protection granulare Kontrolle. Sensitivitätslabels verschlüsseln Dokumente und beschränken den Zugriff auch nach dem Download. Die Kontrolle bleibt beim Unternehmen, unabhängig davon, wo die Datei landet.

Query Folding: Der Performance-Turbo

Mit dem vereinfachten Zugang zu Datenquellen wird die Optimierung der Abfragen noch wichtiger. Query Folding ist hier das Zauberwort: Diese Technik schiebt Transformationsschritte wie Filterung zurück zur Datenquelle. Statt große Datenmengen zu übertragen und lokal zu filtern, erledigt das Quellsystem die Arbeit und liefert nur relevante Daten.

Weitere Performance-Hebel:
* Früh filtern: Filter zu Beginn der Abfrage anwenden, damit alle nachfolgenden Schritte mit weniger Daten arbeiten
* Überflüssige Spalten entfernen: Reduziert Speicherbedarf und beschleunigt die Verarbeitung
* Hintergrund-Refresh kontrollieren: Die automatische Datenvorschau im Hintergrund kann CPU und RAM belasten – bei komplexen Arbeitsmappen besser deaktivieren

Ähnlich wie SAP mit seinen Self-Service-BI-Tools setzt Microsoft auf die Demokratisierung der Datenanalyse. Kann das funktionieren, ohne die IT-Abteilung zu überlasten?

Self-Service BI trifft auf Enterprise-Governance

Microsoft verfolgt eine klare Strategie: Datenanalyse für alle, aber mit Leitplanken. Die verbesserte Power Query-Oberfläche ermächtigt Fachabteilungen, eigenständig Analysen durchzuführen. Entscheidungen fallen schneller, näher am Geschäft.

Diese Dezentralisierung erfordert jedoch intuitive Sicherheitskontrollen. Der Fokus auf sichere Cloud-Plattformen und Tools wie Purview zeigt: Microsoft weiß, dass mit mehr Nutzern auch die Risiken steigen. Die Balance zwischen Zugänglichkeit und Compliance muss stimmen.

Deutsche Unternehmen, die mit DSGVO-Anforderungen jonglieren, dürften diese Kombination besonders schätzen. Während die Telekom oder Siemens längst auf Enterprise-Data-Governance setzen, holen mittelständische Betriebe zunehmend auf.

KI als nächster Evolutionsschritt

Die Integration von Copilot-KI wird sich weiter vertiefen. Microsoft arbeitet daran, komplexe Datentransformationen zu automatisieren und Insights schneller zu generieren. Nutzer könnten künftig in natürlicher Sprache Abfragen formulieren, statt sich durch Menüs zu klicken.

Gleichzeitig werden Sicherheitsframeworks intelligenter. Kontextbasierte Schutzfunktionen könnten sensible Daten automatisch erkennen und schützen – ohne dass Anwender eingreifen müssen. Das würde die Compliance-Last reduzieren und Excel als sicheres Analyse-Tool für moderne Unternehmen etablieren.

Bleibt die spannende Frage: Wie weit kann Microsoft die Automatisierung treiben, bevor die Kontrolle aus den Händen der Anwender gleitet?

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