Elektronische Zeiterfassung wird in Deutschland zur Pflicht

Die Bundesregierung macht Ernst mit der digitalen Arbeitszeiterfassung. Ein Gesetzentwurf des Bundesarbeitsministeriums (BMAS) verpflichtet künftig alle Unternehmen, die täglichen Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten elektronisch zu dokumentieren. Doch keine Panik: Gestaffelte Übergangsfristen sollen vor allem kleineren Betrieben Zeit zur Umstellung geben.

Was steckt dahinter? Das neue Gesetz soll mehr Transparenz schaffen und sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer rechtlich absichern. Damit reagiert Deutschland auf wegweisende Urteile europäischer und deutscher Gerichte zum Arbeitnehmerschutz. Auch wenn der Bundestag noch nicht final abgestimmt hat – Unternehmen sollten sich bereits jetzt auf den digitalen Standard vorbereiten.

Konkret müssen künftig Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch festgehalten werden. Egal ob im Büro, im Homeoffice oder beim Kunden – jede geleistete Arbeitsstunde zählt. Die Verantwortung liegt beim Arbeitgeber, auch wenn dieser die praktische Erfassung an seine Mitarbeiter delegieren kann.

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Interessant: Der Begriff “elektronisch” wurde im Entwurf bewusst weit gefasst. Neben spezialisierter Zeiterfassungssoftware oder Terminals zählt auch eine simple Excel-Tabelle. Einzige Bedingung: Die Daten müssen am selben Tag digital erfasst werden. Nachträglich eingescannte Papiernotizen? Reichen nicht aus. Auf Anfrage müssen Beschäftigte zudem eine Kopie ihrer erfassten Stunden erhalten.

Großzügige Übergangsfristen nach Unternehmensgröße

Das Ministerium zeigt sich pragmatisch und räumt gestaffelte Fristen ein. Je kleiner das Unternehmen, desto mehr Zeit bleibt für die Umstellung:

• Ein Jahr für Betriebe mit über 250 Beschäftigten
• Zwei Jahre für Unternehmen mit 51 bis 250 Mitarbeitern
• Fünf Jahre für Arbeitgeber mit 11 bis 50 Angestellten

Besonders erfreulich für Kleinbetriebe: Firmen mit maximal zehn Beschäftigten sind dauerhaft von der elektronischen Erfassungspflicht befreit und können bei manuellen Methoden bleiben. Tarifverträge können zudem branchenspezifische Anpassungen ermöglichen.

Von EU-Urteil zu deutschem Gesetz

Wie kam es überhaupt dazu? Der Weg zur digitalen Zeiterfassung begann 2019 mit einem Paukenschlag aus Luxemburg. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) verpflichtete alle EU-Mitgliedstaaten, ein “objektives, verlässliches und zugängliches System” zur Arbeitszeiterfassung einzuführen – zum Schutz von Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten.

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) legte im September 2022 nach: Eine Pflicht zur Zeiterfassung bestehe bereits jetzt, basierend auf dem Arbeitsschutzgesetz. Allerdings blieb die konkrete Umsetzung offen. Der aktuelle Gesetzentwurf schließt diese Lücke und schreibt erstmals explizit die digitale Methode vor.

Vertrauensarbeitszeit adé?

Bedeutet das das Ende der geschätzten deutschen “Vertrauensarbeitszeit”? Nicht ganz. Das Modell flexibler Arbeitszeitgestaltung ohne strikte Kontrolle kann weiterbestehen – allerdings in angepasster Form. Arbeitgeber müssen nicht aktiv überwachen, aber ein System zur Verfügung stellen, mit dem Beschäftigte ihre Zeiten selbst korrekt erfassen können.

Für Unternehmen bringt die Regelung zwar zusätzlichen Verwaltungsaufwand, aber auch Vorteile: besserer Rechtsschutz, präzisere Daten für Lohnabrechnung und Projektmanagement. Arbeitnehmer profitieren von lückenloser Dokumentation ihrer Überstunden und gesetzlich geschützter Ruhezeiten. Weniger Streitfälle, faire Bezahlung – das ist die Hoffnung.

Jetzt vorbereiten statt abwarten

Auch wenn die finale Abstimmung im Bundestag noch aussteht: Die Aufnahme der elektronischen Zeiterfassung in den Koalitionsvertrag signalisiert klaren politischen Willen. Rechts- und Personalexperten raten daher zur frühzeitigen Vorbereitung. Gerade kleine und mittlere Unternehmen sollten die Übergangsfristen nutzen, um passende digitale Lösungen zu recherchieren und zu implementieren.

Wer nach Inkrafttreten nicht rechtzeitig umstellt, riskiert Bußgelder wegen Ordnungswidrigkeit. Clevere Betriebe verwandeln die gesetzliche Pflicht in einen strategischen Vorteil – moderne Workforce-Management-Systeme können weitaus mehr als nur Stunden zählen.

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