Elektronische Arbeitszeugnisse: Die unterschätzte Falle für Arbeitgeber

Arbeitgeber in Deutschland müssen bei digitalen Zeugnissen aufpassen: Ohne die richtige Signatur sind sie wertlos – und können teure Klagen nach sich ziehen.

Mit dem Start ins Geschäftsjahr 2026 warnen Rechtsexperten und Personalverbände eindringlich vor den strengen Vorgaben für elektronische Arbeitszeugnisse. Seit einem Jahr ist die digitale Ausstellung zwar erlaubt, doch aktuelle Leitlinien zeigen kritische Fehlerquellen auf – insbesondere bei der erforderlichen qualifizierten elektronischen Signatur (QES).

Das neue Jahr markiert einen Wendepunkt für die Digitalisierung der Personalarbeit. Rechtliche Übersichten sehen 2026 als das Jahr, in dem elektronische Arbeitszeugnisse flächendeckend Einzug halten sollen. Die gesetzliche Grundlage dafür schuf das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz, das seit dem 1. Januar 2025 die Gewerbeordnung anpasste.

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Doch der Teufel steckt im Detail. Viele Unternehmen nutzen die digitale Option zwar, scheitern aber an den technischen Standards für ein rechtsgültiges Dokument. Die Frage lautet nicht mehr „Dürfen wir?“, sondern „Machen wir es richtig?“.

Die unverzichtbare Signatur: QES

Das Herzstück eines gültigen digitalen Zeugnisses ist die qualifizierte elektronische Signatur. Nach § 126a des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) ist sie für elektronische Dokumente, die die gesetzliche Schriftform ersetzen, zwingend erforderlich.

Einfache oder fortgeschrittene Signaturen – wie ein eingescanntes Handzeichen oder ein Standard-DocuSign-Feld ohne QES-Prüfung – reichen nicht aus. Die QES muss drei Kriterien erfüllen:

• Identitätsprüfung: Der Unterzeichnende (etwa der Personalchef) muss sich zuvor sicher identifizieren, etwa per Video-Ident, eID oder Post-Ident.
• eIDAS-Konformität: Die Signatur muss den EU-Vorgaben der eIDAS-Verordnung entsprechen und eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet sein.
• Manipulationssicherheit: Das Dokument muss nach der Signatur vor nachträglichen Änderungen geschützt sein.

Ein Zeugnis ohne gültige QES ist nichtig. Der Arbeitnehmer hat dann rechtlich kein Zeugnis erhalten und kann auf Ausstellung klagen – inklusive möglicher Schadensersatzansprüche bei Verzögerungen der Jobsuche.

Zustimmung des Arbeitnehmers ist Pflicht

Ein weiterer kritischer Punkt bleibt das Opt-in-Prinzip. Arbeitgeber können nicht einseitig auf digitale Zeugnisse umstellen.

Der Mitarbeiter muss ausdrücklich zustimmen, das Zeugnis elektronisch zu erhalten. Fehlt diese Einwilligung, ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine Papierfassung mit Originalunterschrift auszuhändigen. Die Wahl liegt allein beim Arbeitnehmer. Eine „Digital-only“-Politik des Unternehmens verstößt gegen geltendes Arbeitsrecht.

Ausblick und Risiken für 2026

Der Druck zur korrekten QES-Nutzung kommt in einer Phase umfassender Digitalisierung des Arbeitsrechts. Neben elektronischen Zeugnissen rückt 2026 die digitale Arbeitszeiterfassung stärker in den Fokus, die nach BAG-Urteilen zunehmend standardisiert wird.

Experten rechnen in diesem Jahr mit mehr arbeitsgerichtlichen Streitigkeiten um die technische Gültigkeit digitaler Zeugnisse. Konkret: Ein Zeugnis wird digital fristgerecht „ausgestellt“, aber Fehler in der Signatur machen es rechtswirksam „zu spät“ oder nichtexistent.

Die Botschaft für Arbeitgeber ist klar: Elektronische Arbeitszeugnisse bieten Effizienz, sind aber kein Weg, Formalia zu umgehen. Die qualifizierte elektronische Signatur ist kein technisches Detail, sondern die Grundlage der Rechtsgültigkeit. Personalabteilungen sollten ihre Anbieter für digitale Signaturen umgehend auf volle eIDAS-Konformität prüfen und die ausdrückliche Zustimmung der Mitarbeiter dokumentieren.

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