E-Rechnungspflicht: Schwarzarbeit-Gesetz verschärft Kontrollen

Das erste Jahr der E-Rechnungspflicht neigt sich dem Ende zu – und die Anforderungen steigen weiter. Während Kleinunternehmer eingehende elektronische Rechnungen mittlerweile meist problemlos verarbeiten, sorgt das neue Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz für zusätzlichen Druck. Was müssen Selbstständige jetzt beachten?

Seit Jahresbeginn müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Nach Analysen von Steuerexperten, die gestern veröffentlicht wurden, funktioniert das bei den meisten Kleinunternehmen inzwischen reibungslos. Doch neue gesetzliche Vorgaben, die der Bundestag Anfang November verabschiedete, verschärfen die Compliance-Anforderungen erheblich.

Die gute Nachricht zuerst: Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen weiterhin keine E-Rechnungen ausstellen. Sie dürfen ihren B2B-Kunden nach wie vor einfache Papier- oder PDF-Rechnungen zukommen lassen – vorausgesetzt, der Hinweis auf die Steuerbefreiung fehlt nicht.

Diese Umsatzsteuer-Fehler kosten Selbstständige durchschnittlich 3.847 € pro Jahr. Gerade bei der E-Rechnungspflicht, bei XRechnung- oder ZUGFeRD-Archivierung und den formalen Anforderungen des § 19 UStG entstehen schnell Fehler, die bei Betriebsprüfungen ins Gewicht fallen. Der kostenlose Umsatzsteuer-Leitfaden erklärt praxisnah, wann Kleinunternehmer wie buchen müssen, worauf Prüfer achten und welche Pflichtangaben auf Rechnungen fehlen dürfen. Inklusive Checklisten für die E-Rechnung-Archivierung und Musterformulierungen für Rechnungen nach § 19 UStG. Jetzt Umsatzsteuer-Guide für Kleinunternehmer sichern

Doch Vorsicht bei eingehenden Dokumenten. Wer eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei erhält, muss das strukturierte Datenformat archivieren. Ein simples PDF-Abbild reicht nicht aus. Verstöße gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung können bei Betriebsprüfungen zum Problem werden – selbst wenn der Kleinunternehmer keine Vorsteuer abziehen kann.

Schwarzarbeitsgesetz setzt neue Maßstäbe

Das Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung zielt zwar primär auf organisierte Steuerhinterziehung ab, verschärft aber die Identifikationsanforderungen für alle Rechnungsaussteller. Eine nuova Regelung in § 15 UStG soll verhindern, dass sogenannte “Rechnungsmühlen” Steuerbetrug erleichtern.

Für Kleinunternehmer bedeutet das konkret: Ihre Rechnungen müssen peinlich genau den Identifikationsstandards entsprechen, damit Geschäftspartner sie als Betriebsausgaben akzeptieren können. Steuerberater raten zur Prüfung folgender Pflichtangaben:

• Vollständiger Name und Anschrift von Leistungserbringer und Empfänger
• Steuernummer oder USt-IdNr.
• Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Präzise Leistungsbeschreibung
• Ausdrücklicher Verweis auf § 19 UStG (etwa: “Rechnungsstellung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer nach § 19 UStG”)

Steueränderungsgesetz 2025: Was kommt?

Anders als das umfassende Jahressteuergesetz 2024, das die Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer auf 25.000 Euro (Vorjahr) und 100.000 Euro (laufendes Jahr) anhob, fällt der aktuelle Entwurf des Steueränderungsgesetzes 2025 deutlich schlanker aus. Dennoch enthält er relevante Anpassungen:

Dauerhaft reduzierter Mehrwertsteuersatz für Gastronomie: Für Kleinunternehmer im Foodbereich, die die 25.000-Euro-Grenze überschreiten könnten, wird dies 2026 preisstrategisch bedeutsam.

Entkopplung von Zoll und Umsatzsteuer: Neue Regeln sollen E-Commerce-Unternehmern den Import vereinfachen.

Der Bundesrat hat bereits Stellung bezogen, die finale Zustimmung wird vor der parlamentarischen Winterpause erwartet.

EU-Kleinunternehmerregelung: Automatismus ist Trugschluss

Seit Januar 2025 können deutsche Kleinunternehmer theoretisch EU-weit steuerfrei agieren, sofern ihr Gesamtumsatz 100.000 Euro nicht übersteigt. Die Realität sieht komplizierter aus.

Die Nutzung dieser Regelung erfordert die aktive Teilnahme am speziellen Meldeverfahren. “Viele Unternehmer glauben, die Befreiung gelte automatisch grenzüberschreitend”, warnt ein Compliance-Analyst in einem gestern veröffentlichten Bericht. Ohne gültige USt-IdNr. mit “EX”-Zusatz und ordnungsgemäße Registrierung beim Bundeszentralamt für Steuern bleibt grenzüberschreitende steuerfreie Rechnungsstellung ein Risiko.

Ausblick 2026: Digitale Fitness entscheidet

Mit dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz kurz vor der finalen Bundesrats-Zustimmung und dem Steueränderungsgesetz in der Schlussphase sollten Kleinunternehmer ihre Rechnungssoftware und Buchführungsprozesse überprüfen. Das Bundesfinanzministerium signalisiert, dass weitere Klarstellungen folgen werden.

Selbstständige sollten noch vor Jahresende mit ihren Steuerberatern klären, ob sie die Umsatzgrenzen von 25.000/100.000 Euro einhalten – oder sich auf den Wechsel zur Regelbesteuerung 2026 vorbereiten müssen.

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