E-Rechnungspflicht: BMF beantwortet zentrale Fragen vor Jahreswechsel

Weniger als sechs Wochen bis zur Revolution im deutschen Rechnungswesen: Mit der E-Rechnung wird ab 1. Januar 2025 Pflicht, was viele Unternehmen noch verunsichert. Doch jetzt liefert das Bundesfinanzministerium (BMF) die dringend erwarteten Antworten. Am 19. November veröffentlichte das Ministerium einen umfassenden FAQ-Katalog, der die praktische Umsetzung der neuen Vorgaben konkretisiert.

Die Klarstellungen kommen zur rechten Zeit: Der Bundesrat stimmt am 22. November über das Jahressteuergesetz 2024 ab, das den gesetzlichen Rahmen endgültig festzurrt. Die neuen Leitlinien beseitigen Unsicherheiten bei E-Mail-Versand, Aufbewahrungspflichten und Bargeschäften – eine Erleichterung für Unternehmen und Softwareanbieter gleichermaßen.

Die größte Entlastung für kleine und mittlere Unternehmen betrifft die technischen Anforderungen beim Empfang von E-Rechnungen. Das BMF stellte am 19. November klar: Ein simples E-Mail-Postfach genügt ab dem 1. Januar 2025 vollauf.

Entgegen mancher Befürchtungen müssen Betriebe nicht sofort komplexe Portale oder API-Schnittstellen einrichten. Wer seinem Lieferanten eine E-Mail-Adresse mitteilt, signalisiert damit seine Empfangsbereitschaft. Allerdings betont das Ministerium einen entscheidenden Punkt: Der strukturierte Datenteil im XML-Format ist das rechtlich maßgebliche Dokument.

Die E‑Rechnungspflicht startet am 1. Januar 2025 – viele Unternehmen unterschätzen den Aufwand bei Empfang und Archivierung. Das kostenlose Experten‑Bundle (Video‑Podcast + E‑Book) erklärt praxisnah, wie Sie E‑Mails als Empfangskanal nutzen, welche Systeme XML‑Daten verlässlich speichern und welche Fallstricke Sie vermeiden sollten. Experte Ken Keiper beantwortet die wichtigsten Fragen und gibt Umsetzungs‑Tipps, ganz ohne teure Berater. Jetzt kostenloses E‑Rechnungs-Bundle sichern

Was wirklich archiviert werden muss

Besonders bei Hybridformaten wie ZUGFeRD wird es konkret: Enthält eine Rechnung sowohl ein lesbares PDF als auch eine strukturierte XML-Datei, gilt die XML-Datei steuerrechtlich als führendes Dokument. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die strukturierten Daten im Original und unveränderbar gespeichert werden. Nur das PDF abzulegen, reicht nicht – vor allem, wenn die XML-Daten abweichen oder verloren gehen.

Bargeschäfte über 250 Euro: Pragmatische Lösung

Ein häufiger Streitpunkt: Wie geht man mit Barverkäufen über 250 Euro um? Das BMF schafft Klarheit mit einer praxisnahen Lösung für sofortige Barverkäufe – etwa im Baumarkt oder auf Großhandelsmärkten.

Laut den neuen Richtlinien dürfen Unternehmen zunächst einen normalen Kassenbeleg ausstellen und dem Geschäftskunden anschließend eine ordnungsgemäße E-Rechnung nachreichen. Dieser “Korrektur”-Mechanismus ermöglicht einen reibungslosen Ablauf, ohne dass jedes Kassensystem sofort komplexe XML-Rechnungen generieren muss. Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro bleiben von der E-Rechnungspflicht ausgenommen und können weiterhin als Papier oder einfaches PDF ausgestellt werden.

Software-Anbieter rüsten auf

Die großen Softwarehäuser haben ihre Updates beschleunigt, um die Konformität mit dem EN-16931-Standard (XRechnung und ZUGFeRD 2.x) sicherzustellen.

DATEV ist bereit

Bereits einen Tag nach der BMF-Veröffentlichung, am 20. November 2024, aktualisierte DATEV seine Leitlinien. Die Cloud-Plattformen (DATEV Unternehmen online) sind nach Angaben des Anbieters bereit, die strukturierten Datenformate zu empfangen und darzustellen. Steuerberater und Mandanten müssen allerdings ihre “Empfangskanäle” überprüfen – etwa E-Mail-Weiterleitungen an DATEV – damit keine XML-Daten auf dem Weg verloren gehen.

SAP zieht nach

Auch SAP hat seine Compliance-Funktionen finalisiert. In mehreren Updates im November bestätigte SAP, dass sowohl die S/4HANA Cloud Public Edition (geplant für Mitte November) als auch On-Premise-Lösungen den Massen-Upload und die Validierung von XML-Rechnungen bewältigen. Der Fokus verlagert sich von der reinen Compliance zur automatisierten Verarbeitung dieser Rechnungen – die strukturierten Daten sollen manuelle Eingaben überflüssig machen.

Das letzte Puzzleteil vor dem Start

Die FAQ-Veröffentlichung vom 19. November gilt als das “finale Puzzleteil” vor dem Go-Live. Zwar hatte das Wachstumschancengesetz bereits den Zeitplan festgelegt, doch die praktische Anwendung blieb für viele Szenarien vage.

“Die Klarstellung zum E-Mail-Postfach beseitigt eine massive Hürde für kleine Betriebe”, urteilen Experten für Steuertechnologie. “Allerdings bleibt die korrekte Archivierung der XML-Daten ein Stolperstein für Unternehmen, die bisher nur mit PDF-Workflows arbeiten. Die ‘visuelle’ Rechnung ist nicht mehr das rechtliche Original.”

Der Bundesrat wird am 22. November über das Jahressteuergesetz 2024 abstimmen – die Zustimmung gilt als sicher und besiegelt die rechtliche Grundlage für den Übergang.

Übergangsfristen: Nicht für alle gleich

Während die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 strikt gilt, sollten Unternehmen die Übergangsfristen beim Versenden kennen:

• 2025-2026: Betriebe dürfen B2B-Rechnungen weiterhin als Papier oder einfache PDF versenden, sofern der Empfänger zustimmt.
• 2027: Firmen mit einem Umsatz unter 800.000 Euro (im Vorjahr) können weiterhin nicht-konforme Formate nutzen.
• 2028: Volle Compliance wird zur Pflicht; alle B2B-Rechnungen müssen E-Rechnungen sein (mit eingeschränkten Ausnahmen für EDI).

Trotz dieser Schonfristen kennt die “Empfangspflicht” keine Ausnahmen. Jedes deutsche Unternehmen muss ab Neujahr technisch in der Lage sein, eine E-Rechnung von einem Lieferanten zu empfangen und zu archivieren – unabhängig von Größe oder Branche.

Die Uhr tickt: Wer sich noch nicht vorbereitet hat, sollte spätestens jetzt die eigenen Systeme und Prozesse überprüfen. Denn ab Januar wird aus der Theorie Praxis – und die strukturierten Daten sind kein Kann mehr, sondern ein Muss.

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