E-Rechnung wird Pflicht: Finanzministerium setzt digitale Fristen

Die Zeit der Papierrechnung läuft ab. Das Bundesfinanzministerium hat die verbindlichen Regeln für die elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr festgeschrieben und setzt damit Unternehmen unter Zugzwang.

Seit Anfang 2025 müssen alle Firmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Jetzt hat das Finanzministerium die Details im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) verankert. Ein Schreiben vom Oktober 2025 beendet alle Unklarheiten. Für die Wirtschaft bedeutet das: Die Planungssicherheit ist da, die Uhr tickt.

Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

Ein einfaches PDF reicht künftig nicht mehr aus. Das ist die Kernbotschaft der Neuregelung. Eine rechtskonforme E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen. Sie muss dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen.

Gängige Formate sind die XRechnung oder ZUGFeRD. Diese ermöglichen eine vollautomatische Verarbeitung in Buchhaltungssystemen – ganz ohne manuellen Aufwand. Bilddateien oder unstrukturierte PDFs haben nach Ablauf der Übergangsfristen ausgedient.

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Wer hat wie viel Zeit?

Die Fristen für den Versand sind gestaffelt. Sie sollen vor allem kleineren Unternehmen die Umstellung erleichtern. Doch Vorsicht: Die scheinbare Gnadenfrist sollte niemanden in falscher Sicherheit wiegen.

Für Umsätze aus 2025 und 2026 dürfen mit Einverständnis des Empfängers noch Papier- oder PDF-Rechnungen verschickt werden. Kleine Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro haben sogar bis Ende 2027 Zeit.

Für alle anderen endet die alte Praxis bereits am 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2028 ist die normgerechte E-Rechnung dann für fast alle Geschäftsvorfälle im Inland verpflichtend. Die technische Umstellung muss also jetzt angepackt werden.

Welche Risiken drohen bei Verzögerung?

Wer die Fristen verpasst, riskiert handfeste finanzielle Nachteile. Wird nach Ablauf der Übergangsfrist keine konforme E-Rechnung ausgestellt, gilt sie steuerrechtlich als ungültig.

Die Folge: Der Empfänger kann die Vorsteuer nicht mehr abziehen. Das kann die Liquidität erheblich belasten. Zwar gibt es in engen Ausnahmefällen eine Möglichkeit zur Korrektur, doch der bürokratische Aufwand ist enorm. Unternehmen sollten die Umstellung daher proaktiv angehen.

Die große Vision: Vorbereitung auf ViDA

Die deutsche E-Rechnungspflicht ist kein nationaler Sonderweg. Sie ist vielmehr der erste Schritt zu einem größeren europäischen Projekt: „VAT in the Digital Age“ (ViDA).

Die EU-Kommission plant ein digitales Meldesystem für die Umsatzsteuer, das in Echtzeit funktionieren soll. Die Daten sollen direkt aus den strukturierten E-Rechnungen fließen. Ziel ist es, Mehrwertsteuerbetrug europaweit effektiver zu bekämpfen.

Deutschland geht mit der frühen Einführung voran. Die jetzt geschaffenen Standards bilden die technische Grundlage für das nationale Meldesystem, das voraussichtlich ab 2028 starten soll. Die heutige Investition in die E-Rechnung ist somit auch eine Investition in die Zukunftsfähigkeit. Steuerberater und IT-Dienstleister werden in den kommenden Monaten zu gefragten Partnern in diesem digitalen Transformationsprozess.

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