E-Rechnung wird Pflicht: Deutschlands Buchhaltung wird digital

Die elektronische Rechnung wird zur Norm und soll die milliardenschwere Umsatzsteuerlücke schließen. Für Unternehmen beginnt jetzt die entscheidende Umstellungsphase.

Berlin, 03. Februar 2026 – Die Digitalisierung des deutschen Rechnungswesens erreicht einen entscheidenden Meilenstein. Im Rahmen der europaweiten Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) wird die elektronische Rechnung zur neuen Norm im Geschäftsverkehr und zum Fundament der künftigen Umsatzsteuer-Betrugsbekämpfung. Für Unternehmen in Deutschland bedeutet dies eine tiefgreifende Umstellung, die weit über eine reine Formatänderung hinausgeht. Ziel ist es, die massive Umsatzsteuerlücke von geschätzt 23 Milliarden Euro durch ein transaktionsbasiertes Meldesystem signifikant zu verkleinern.

Die gesetzlichen Grundlagen wurden mit dem Wachstumschancengesetz geschaffen, das bereits 2025 die Weichen für die verpflichtende E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich stellte. Seit Beginn dieses Jahres befinden sich Unternehmen in einer entscheidenden Phase: Während der Empfang von E-Rechnungen bereits Pflicht ist, rücken die Fristen für die verpflichtende Ausstellung immer näher. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat den Fahrplan für den Übergang zu einem vollständig digitalen Meldesystem vorgezeichnet.

Der Kern der Umstellung liegt in der Neudefinition der Rechnung. Eine einfache PDF-Datei per E-Mail gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als E-Rechnung. Stattdessen muss sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Dieses Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

In Deutschland erfüllen insbesondere die Formate XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) diese Anforderungen. Der entscheidende Unterschied: Diese Formate enthalten die Rechnungsdaten in einer XML-Datei, die maschinell ausgelesen und direkt in Buchhaltungssystemen wie SAP oder DATEV weiterverarbeitet werden kann. Alle umsatzsteuerrechtlich relevanten Pflichtangaben müssen in diesem strukturierten Teil enthalten sein.

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Der Countdown läuft: Diese Fristen gelten

Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung erfolgt gestaffelt, um insbesondere KMU den Übergang zu erleichtern. 2026 markiert einen wichtigen Wendepunkt in der Vorbereitung.

Die wichtigsten Fristen im Überblick:
* Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen im neuen, strukturierten Format empfangen und verarbeiten können.
* Bis 31. Dezember 2026: Für die Ausstellung gilt eine Übergangsfrist. Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Empfängers – PDFs sind noch erlaubt.
* Ab 1. Januar 2027: Erste Stufe der Ausstellungspflicht. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro müssen ihre B2B-Rechnungen zwingend elektronisch stellen.
* Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht wird auf alle B2B-Umsätze in Deutschland ausgeweitet, unabhängig von der Unternehmensgröße.

Ausnahmen gelten unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie für Fahrausweise.

ViDA: Der europäische Masterplan gegen Steuerbetrug

Die nationale E-Rechnungspflicht ist nur der erste Schritt eines größeren europäischen Projekts. Die „VAT in the Digital Age“-Initiative der EU-Kommission zielt darauf ab, das Mehrwertsteuersystem in der gesamten Union zu modernisieren und widerstandsfähiger gegen Betrug zu machen.

Ein zentraler Baustein ist die Einführung eines EU-weiten, digitalen Meldesystems für die Umsatzsteuer in Echtzeit. Ab Juli 2030 soll dies für grenzüberschreitende Umsätze verpflichtend werden. Die Rechnungsdaten werden dann nahezu in Echtzeit an die nationalen Steuerbehörden gemeldet und in einer zentralen EU-Datenbank abgeglichen. Dies soll den grenzüberschreitenden Karussellbetrug, der jährlich Milliardenschäden verursacht, massiv erschweren.

Für Deutschland ist geplant, ein nationales elektronisches Meldesystem für B2B-Umsätze einzuführen, das an die ViDA-Vorgaben anknüpft. Die E-Rechnung liefert dafür die notwendige, standardisierte Datengrundlage.

Herausforderung und Chance für den Mittelstand

Für Unternehmen, insbesondere für KMU, bedeutet die Umstellung eine erhebliche Herausforderung. Bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme müssen auf den Prüfstand und gegebenenfalls aktualisiert werden. Prozesse im Rechnungseingang und -ausgang müssen neu gestaltet werden.

Doch die verpflichtende Einführung bietet auch erhebliche Potenziale. Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung kann zu Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen führen. Fehleranfällige manuelle Dateneingaben entfallen, was die Prozessqualität erhöht und zu schnelleren Zahlungseingängen führen kann.

Experten raten Unternehmen, die Umstellung nicht als rein technische Notwendigkeit zu betrachten, sondern als strategischen Anstoß zur umfassenden Digitalisierung ihrer Finanzprozesse. Die frühzeitige Auseinandersetzung mit den Anforderungen ist entscheidend für einen reibungslosen Übergang.

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