E-Rechnung wird Pflicht: Automatisierungswelle rollt auf Unternehmen zu

Ab 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen. Diese Pflicht zwingt zum digitalen Umbau der Buchhaltung und verspricht massive Effizienzgewinne. Das Ende von Papier und manueller Dateneingabe ist eingeläutet.

Gesetz treibt Digitalisierung voran

Die Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich ist Teil des Wachstumschancengesetzes. Es setzt die EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) um, die Steuerbetrug bekämpfen und Prozesse harmonisieren will. Ab 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.

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Für den Versand gelten Übergangsfristen:
* Ab 2027: Für Firmen mit über 800.000 Euro Umsatz.
* Ab 2028: Für alle kleineren Unternehmen.

Wichtig: Eine einfache PDF-Datei reicht nicht mehr aus. Gefordert ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach EU-Norm EN 16931.

XRechnung und ZUGFeRD setzen den Standard

In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt, die beide die EU-Norm erfüllen.

• XRechnung: Ein reines XML-Format für die maschinelle Verarbeitung. Es ist der Standard für den Austausch mit öffentlichen Behörden.
• ZUGFeRD: Ein hybrides Format. Es kombiniert eine lesbare PDF mit eingebetteten XML-Daten. Das macht es im B2B-Bereich besonders flexibel, denn die Rechnung kann sowohl geprüft als auch automatisiert verarbeitet werden. Ab Version 2.1 ist es voll kompatibel zur XRechnung.

Wo Unternehmen massiv profitieren

Die Automatisierung spart nicht nur Porto und Papier. Der größte Hebel liegt in der radikalen Vereinfachung der Abläufe.

Manuelle Arbeitsschritte entfallen fast komplett. Systeme erfassen Daten automatisch, gleichen sie mit Bestellungen ab und prüfen die Form. Das beschleunigt die Bearbeitung von der Eingangsprüfung bis zur Zahlung enorm.

Die Vorteile im Überblick:
* Deutlich geringere Prozesskosten.
* Minimierte Fehlerquote bei der Datenerfassung.
* Volle Transparenz und Nachverfolgbarkeit.
* Schnellere Nutzung von Skontofristen für einen besseren Cashflow.

KI beschleunigt den Wandel

Die Umstellung ist mehr als eine technische Pflichtübung. Sie verändert die Buchhaltung grundlegend. Eine KPMG-Studie von Ende 2025 zeigt: Über die Hälfte der Unternehmen nutzt oder plant bereits Künstliche Intelligenz im Rechnungswesen.

KI-Systeme extrahieren nicht nur Daten. Sie prüfen Plausibilität, schlagen Buchungskonten vor und erkennen Unregelmäßigkeiten. So entwickelt sich die Buchhaltung vom administrativen Kostenfaktor zum datengesteuerten Berater.

Der nächste Schritt steht schon fest

Die nationale E-Rechnung ist nur der Anfang. Bis Juli 2030 plant die EU ein digitales Meldesystem für grenzüberschreitende Transaktionen. E-Rechnungen werden dann die Basis für Echtzeit-Meldungen an die Steuerbehörden.

Unternehmen sollten ihre Softwarelösungen daher schon heute darauf vorbereiten. Die Investition in Automatisierung ist keine lästige Pflicht, sondern ein strategischer Schritt für die Wettbewerbsfähigkeit im digitalen Binnenmarkt.

@ boerse-global.de

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