E-Rechnung: Letztes Jahr für PDF-Rechnungen ohne Grenze

Die allgemeine Ausnahme für PDF-Rechnungen läuft 2026 aus. Für deutsche Unternehmen beginnt damit das entscheidende Jahr der digitalen Buchhaltungstransformation.

Berlin, 28. Dezember 2025 – Mit dem Jahreswechsel tritt die Pflicht zur E-Rechnung in ihre entscheidende Phase. Während das Empfangen elektronischer Rechnungen bereits seit Januar 2025 verpflichtend ist, können Unternehmen eigene Rechnungen noch ein weiteres Jahr im PDF-Format versenden. Doch diese Schonfrist endet mit dem 31. Dezember 2026 – danach gelten strenge Umsatzgrenzen. Für die deutsche Wirtschaft wird 2026 zum Jahr der finalen Weichenstellung.

Übergangsregelung 2026: Status quo mit Ablaufdatum

Die Regeln des Wachstumschancengesetzes bleiben 2026 grundsätzlich in Kraft. Paragraph 27 (38) des Umsatzsteuergesetzes erlaubt es Unternehmen weiterhin, „andere Rechnungen“ wie PDFs per E-Mail oder Papierrechnungen im Geschäftsverkehr zu stellen. Voraussetzung ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers.

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Diese Übergangsfrist bietet vor allem kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) eine wichtige Atempause. Viele kämpfen noch mit der technischen Umsetzung. Doch der Druck wächst: Seit Jahresbeginn 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und archivieren können – eine Pflicht, die unverändert bleibt.

Klarstellungen des Finanzministeriums geben Sicherheit

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat die Spielregeln zuletzt präzisiert. In einem Schreiben vom 15. Oktober 2025 bekräftigte es, dass Rechnungen, die nicht dem EN-16931-Standard entsprechen, während der Übergangszeit bis Ende 2026 gültig bleiben – sofern der Empfänger zustimmt. Das ist vor allem für Unternehmen mit älteren ERP-Systemen eine wichtige Klarstellung.

Eine entscheidende Änderung tritt jedoch zum 1. Januar 2026 in Kraft: Bei hybriden ZUGFeRD-Rechnungen, die sowohl maschinenlesbare XML-Daten als ein PDF-Bild enthalten, haben im Zweifel die XML-Daten Vorrang. Unternehmen müssen ihre Prüfprozesse entsprechend anpassen.

2026 entscheidet über die Pflichten für 2027

Das kommende Jahr ist nicht nur eine Galgenfrist, sondern auch eine Messlatte. Denn die Umsatzerlöse 2026 bestimmen, welche Regeln 2027 gelten: Nur Unternehmen mit einem Gesamtumsatz unter 800.000 Euro im Vorjahr dürfen 2027 weiterhin PDF-Rechnungen versenden.

Wer diese Schwelle überschreitet, muss ab dem 1. Januar 2027 vollständig normgerechte E-Rechnungen, etwa im XRechnung-Format, ausstellen. Steuerberater raten ihren Mandanten deshalb, die Umsatzprognosen für 2026 genau im Blick zu behalten. Der Sprung über die Grenze bedeutet einen deutlich früheren Umstellungszwang.

Marktdruck treibt Umstellung schneller voran

Die rechtliche Erlaubnis steht zunehmend gegen die Marktrealität. Große Abnehmer und der öffentliche Sektor fordern bereits heute strukturierte E-Rechnungen, um ihre eigenen Prozesse zu automatisieren. Die Akzeptanz für manuell zu verarbeitende PDFs schwindet rapide.

Dienstleister wie DATEV haben ihre Systeme throughout 2025 entsprechend angepasst. In einer Videobotschaft vom 22. Dezember betonte DATEV, dass die Effizienzvorteile der E-Rechnung die Umstellung oft schneller vorantreiben als es das Gesetz vorschreibt. Das Volumen des strukturierten Rechnungsdatenverkehrs sei im letzten Jahr signifikant gestiegen.

Europäischer Kontext: Deutschland als Vorreiter

Die deutsche Umstellung findet vor dem Hintergrund der europäischen Harmonisierung statt. Die EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) zielt auf einheitliche digitale Meldepflichten bis 2030 ab. Deutschlands nationaler Fahrplan mit der finalen Pflicht für alle Unternehmen ab 2028 gilt als Vorreiterprojekt.

Doch der mehrstufige Ansatz – PDFs bis 2026, dann Beschränkung auf Kleinunternehmen 2027 – birgt komplexe Compliance-Herausforderungen. Buchhaltungsabteilungen müssen 2026 oft parallele Workflows für automatisierte E-Rechnungen und legacy-PDFs vorhalten.

Ausblick: Fokus auf Optimierung und Umsatzgrenze

Im ersten Quartal 2026 wird der Fokus vieler Unternehmen auf der Optimierung der bereits etablierten Empfangsprozesse liegen. Für die Rechnungserstellung sollten die verbleibenden Monate genutzt werden, um Generatoren für strukturierte Rechnungen zu testen und zu implementieren.

Das BMF wird voraussichtlich weitere FAQs veröffentlichen, um offene Detailfragen aus dem ersten Pflichtjahr zu klären. Für viele mittelständische Unternehmen wird 2026 de facto die letzte Chance sein, eine geordnete Umstellung vor der verbindlichen 800.000-Euro-Grenze zu schaffen.

Die Botschaft zum Jahresende ist eindeutig: Die PDF-Rechnung lebt noch, aber ihre Tage sind gezählt. Unternehmen haben genau ein Jahr Zeit, sie ohne Umsatzbeschränkung zu nutzen. 2026 wird zum Schicksalsjahr für die digitale Buchhaltung in Deutschland.

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