E-Rechnung, KassenSichV, Ist-Versteuerung: Was sich 2026 ändert

Ab sofort gelten neue Regeln für digitale Belege und Kassensysteme. Während die E-Rechnungspflicht weiter Fahrt aufnimmt, bringt eine aktualisierte Kassensicherungsverordnung Erleichterungen – und eine wichtige Klarstellung entlastet Freiberufler.

KassenSichV: Neue Regeln seit 1. Februar 2026

Seit gestern, dem 1. Februar 2026, ist die zweite Änderungsverordnung zur Kassensicherungsverordnung in Kraft. Die im Januar im Bundesgesetzblatt veröffentlichten Änderungen betreffen vor allem Branchen mit Bargeschäften.

Ein zentraler Punkt: Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) kann nun offiziell die Funktion eines Kassenbelegs nach § 6 KassenSichV erfüllen. Diese Harmonisierung beendet den bürokratischen Doppelaufwand. Ein einziges digitales Dokument genügt jetzt für Umsatzsteuer und Kassensicherung.

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Erweitert wurde auch der Anwendungsbereich. Seit dem Stichtag sind EU-Taxameter und Wegstreckenzähler voll in die Pflicht zur elektronischen Aufzeichnung integriert. Das betrifft Taxiunternehmen und Mietwagendienste. Ihre Aufzeichnungssysteme – auch app-basierte Lösungen – müssen nun die Standards zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtungen (TSE) erfüllen. Für Fahrzeuge mit älterer INSIKA-Technologie entfällt zudem eine lästige Anzeigepflicht bei Fahrzeugwechsel.

E-Rechnung: Der aktuelle Stand der Pflicht

Deutschland befindet sich in der „Phase 2“ der E-Rechnungspflicht aus dem Wachstumschancengesetz. Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen hierzulande strukturierte E-Rechnungen (wie XRechnung oder ZUGFeRD) empfangen und verarbeiten können.

Das Ausstellen solcher Rechnungen ist dagegen noch nicht verpflichtend. Noch bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Unternehmen für B2B-Geschäfte weiterhin Papierrechnungen oder „andere elektronische Formate“ wie einfache PDFs versenden – sofern der Empfänger einverstanden ist. Die technische Empfangsfähigkeit muss also gegeben sein, die Pflicht zum Erstellen strukturierter Rechnungen folgt erst 2027 (für kleinere Unternehmen sogar erst 2028).

DIN 5008 bleibt unverzichtbar

Trotz des Wandels zu maschinenlesbaren XML-Daten behält die DIN 5008 ihre Bedeutung. Bei Hybridformaten wie ZUGFeRD – die eine XML-Datei und ein lesbares PDF enthalten – sollte die visuelle Darstellung weiterhin den Richtlinien der DIN 5008:2020 folgen.

Der Standard stellt sicher, dass essentielle Informationen wie Adressen, Datum und Betreff dort stehen, wo sie automatisierte Scansysteme und menschliche Sachbearbeiter erwarten. Experten betonen: Die Einhaltung der DIN 5008 für die PDF-Ansicht minimiert Verarbeitungsfehler und wahrt den professionellen Eindruck bei manuellen Prüfungen.

Entwarnung für Freiberufler: Ist-Versteuerung-Hinweis erst 2028

Eine große Verunsicherung ist vom Tisch. Die Pflicht, auf Rechnungen den Hinweis „Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten“ anzugeben, wurde verschoben. Ursprünglich für 2026 geplant, tritt sie nun erst am 1. Januar 2028 in Kraft.

Diese Verschiebung, beschlossen im Jahressteuergesetz 2024, bedeutet eine spürbare Entlastung. Bis 2028 müssen Unternehmen, die nach der Ist-Versteuerung arbeiten, diesen verpflichtenden Vermerk nicht auf ihren Rechnungen aufführen. Software-Anbieter gewinnen so mehr Zeit, die notwendigen Felder in ihre Buchhaltungstools zu integrieren.

Checkliste: Diese Pflichtangaben braucht jede Rechnung 2026

Egal ob Papier, PDF oder XML – jede Rechnung muss die grundlegenden Pflichtangaben nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) enthalten. Fehlen sie, gefährdet das den Vorsteuerabzug des Empfängers.

Die unverzichtbare Liste für 2026:

1. Vollständiger Name und Anschrift von Leistungserbringer und Empfänger.
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers.
3. Ausstellungsdatum der Rechnung.
4. ​​Eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer.
5. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Leistung.
6. Leistungszeitpunkt (Liefer- oder Leistungsdatum; Monat reicht aus).
7. Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen.
8. Angewandte Steuersätze (z.B. 19%, 7%) und der berechnete Steuerbetrag.
9. Bei Steuerbefreiungen der Grund (z.B. „Innergemeinschaftliche Lieferung“).

Achtung Kleinunternehmer: Wer nach der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) von der Umsatzsteuer befreit ist, muss dies auf der Rechnung vermerken.

Ausblick: Die Fristen laufen

Die Schraube wird in den nächsten 24 Monaten weiter angezogen. Am 1. Januar 2027 endet die erste Übergangsfrist. Dann müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro im B2B-Bereich vollständig auf E-Rechnungen umstellen.

Unternehmen sollten das restliche Jahr 2026 nutzen, um ihre Systeme zu überprüfen. Während die KassenSichV-Änderungen für Kassensysteme sofortige Aufmerksamkeit erfordern, bleibt für die Optimierung digitaler Workflows vor den strengen Pflichten ab 2027 und 2028 ein letztes Zeitfenster.

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