E-Rechnung: Handwerk steht vor der nächsten Stufe der Digitalisierung

Ein Jahr nach Start der Empfangspflicht für elektronische Rechnungen rückt die nächste große Hürde näher: die aktive Ausgabepflicht. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) ermittelt mit einer aktuellen Umfrage die praktischen Probleme der Betriebe, bevor die entscheidenden Fristen greifen.

Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Diese erste Stufe des Wachstumschancengesetzes war der Auftakt zur Digitalisierung des Geschäftsverkehrs. Doch wie gut meistern vor allem kleine Handwerksbetriebe diese neue Praxis? Der ZDH hat eine bundesweite Umfrage gestartet, die bis Ende Februar läuft. Die Ergebnisse sollen zeigen, wo die größten Hürden liegen und wie Softwarelösungen besser auf die Bedürfnisse des Handwerks zugeschnitten werden können – bevor es ernst wird.

Ein Jahr Pflicht: Wo hakt es in der Praxis?

Die Verpflichtung zum Empfang strukturierter E-Rechnungen besteht seit über einem Jahr. Viele Betriebe berichten jedoch von Umsetzungsschwierigkeiten. Ein häufiger Irrtum: Eine per E-Mail verschickte PDF sei bereits eine gesetzeskonforme E-Rechnung. Tatsächlich muss das Dokument einem spezifischen, maschinenlesbaren Format entsprechen, um automatisch verarbeitet werden zu können.

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Die ZDH-Umfrage zielt genau auf diese Schwierigkeiten ab. Sie soll klären, in welchem Umfang E-Rechnungen bereits genutzt werden und welche konkreten Probleme bei der Verarbeitung auftreten. Diese Daten sind entscheidend, um die Betriebe rechtssicher durch die nächsten, verbindlichen Stufen der Umstellung zu führen.

Der Fahrplan: Diese Fristen sind verbindlich

Die Umstellung erfolgt in klar definierten Schritten. Jeder Betriebsinhaber sollte diesen Stufenplan kennen:

• Bis 31. Dezember 2026: In dieser Übergangsphase sind Papierrechnungen oder – mit Einverständnis des Empfängers – einfache elektronische Formate wie PDF weiterhin erlaubt.
• Ab 1. Januar 2027: Die aktive Ausgabepflicht für E-Rechnungen beginnt für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro. Sie müssen Rechnungen an andere Unternehmen dann zwingend im neuen, strukturierten Format versenden.
• Ab 1. Januar 2028: Spätestens jetzt wird die Pflicht auf alle Unternehmen ausgeweitet, unabhängig von ihrer Größe. Auch Kleinbetriebe müssen dann E-Rechnungen ausstellen können.

Ausnahmen gelten unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.

XRechnung oder ZUGFeRD: Was ist der richtige Standard?

Eine gesetzeskonforme E-Rechnung ist mehr als ein digitales Dokument. Sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen und maschinell verarbeitbar sein. In Deutschland haben sich zwei Hauptstandards durchgesetzt:

• XRechnung: Ein reiner XML-Datensatz, optimiert für die automatische Verarbeitung.
• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das eine menschenlesbare PDF mit einem eingebetteten XML-Datensatz kombiniert.

Die Wahl des passenden Format s und der dazu gehörigen Software ist ein zentraler Schritt für jeden Betrieb.

Digitale Transformation: Mehr als nur Pflicht

Die E-Rechnungspflicht ist ein Katalysator für die Modernisierung im Handwerk. Sie zwingt zur Überprüfung interner Abläufe, bietet aber auch erhebliche Effizienzvorteile. Automatisierte Prozesse reduzieren manuellen Aufwand, minimieren Fehler und können durch schnellere Bearbeitung die Liquidität verbessern. In Zeiten des Fachkräftemangels ist jede Stunde, die nicht für Papierkram draufgeht, ein Gewinn für das Kerngeschäft.

Die ZDH-Umfrage zeigt, dass die Verbände die Sorgen der Betriebe ernst nehmen. Für Handwerker bleibt die Botschaft klar: Die verbleibende Zeit bis zu den Stichtagen sollte aktiv genutzt werden – für die Analyse der Prozesse, die Auswahl einer geeigneten Software und die Schulung der Mitarbeiter. Der Schritt in die digitale Abrechnung ist unvermeidbar.

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