E-Rechnung: Finanzministerium verschärft Regeln für Barkäufe

Nur noch fünf Wochen bis zur Pflicht-Einführung der elektronischen Rechnung in Deutschland – und das Bundesfinanzministerium (BMF) sorgt mit neuen Klarstellungen für Überraschungen. Die am 19. November veröffentlichten FAQ-Ergänzungen haben es in sich: Besonders Barkäufe über 250 Euro könnten für viele Unternehmen zur Stolperfalle werden.

Die Botschaft des BMF ist eindeutig: Ab dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können – ohne Ausnahme. Wer geglaubt hat, als Kleinunternehmer oder bei Bar-Geschäften außen vor zu sein, wird jetzt eines Besseren belehrt. Was bedeutet das konkret für den Geschäftsalltag?

Die wohl größte Überraschung der BMF-Klarstellung betrifft alltägliche Geschäftsausgaben in bar. Wer im Baumarkt, bei Metro oder im Restaurant geschäftlich mehr als 250 Euro bar bezahlt, braucht künftig eine strukturierte E-Rechnung – ein simpler Kassenbon genügt nicht mehr für den Vorsteuerabzug.

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“Das BMF stellt klar: Ohne gesetzliche Ausnahme gilt hier die E-Rechnungspflicht”, berichtet die Fachzeitschrift Haufe. In der Praxis bedeutet das: Der Geschäftsführer, der schnell Büromaterial besorgt oder Geschäftspartner zum Essen einlädt, muss technisch eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei vom Händler anfordern.

Das BMF schlägt zwar einen Workaround vor – zunächst eine “sonstige Rechnung” ausstellen und später durch eine korrekte E-Rechnung ersetzen. Doch dieser zusätzliche Verwaltungsaufwand kommt für viele Betriebe überraschend.

Kleinunternehmer im Irrtum: Empfangspflicht gilt für alle

Ein weit verbreiteter Trugschluss wird nun endgültig ausgeräumt: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind keineswegs vollständig vom neuen System befreit. Zwar müssen sie selbst noch keine E-Rechnungen ausstellen – doch empfangen müssen sie sie ab Januar sehr wohl.

“Jeder inländische Unternehmer muss ab 1. Januar 2025 grundsätzlich elektronische Rechnungen nutzen können”, stellt das BMF klar. Rechtsexperten von Kleeberg betonen: “Ein simples E-Mail-Postfach genügt” für die Basisanforderung. Doch Vorsicht: Das bloße Empfangen reicht nicht aus.

Die strukturierten XML-Daten müssen im Original archiviert werden. Wer eine ZUGFeRD-PDF ausdruckt und die XML-Daten löscht, riskiert bei künftigen Betriebsprüfungen den Verlust des Vorsteuerabzugs. Das digitale Archiv wird Pflicht – für jeden Betrieb.

Der Zeitplan: Was wann auf Unternehmen zukommt

Das BMF bestätigt seinen gestaffelten Einführungsplan, der eine klare Unterscheidung zwischen Empfangs- und Ausstellungspflicht vorsieht:

Ab 1. Januar 2025 (Der unmittelbare Stichtag):
– Empfang: Alle B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) empfangen und verarbeiten können
– Ausstellung: Freiwillig, aber wer eine E-Rechnung sendet, kann nicht mehr auf Papier zurückverwiesen werden

Übergangsphase 2025-2026:
– Papier- und einfache PDF-Rechnungen bleiben im B2B-Verkehr zulässig – allerdings nur noch mit Zustimmung des Empfängers
– Die “Vorrangstellung” der Papierrechnung entfällt: E-Rechnung wird Standard, Papier zur Ausnahme

Ab 1. Januar 2027:
– Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen für alle B2B-Geschäfte E-Rechnungen ausstellen
– Papier und PDF sind für diese Firmen nicht mehr erlaubt

Ab 1. Januar 2028:
– Auch alle übrigen Unternehmen einschließlich Kleinbetriebe werden verpflichtet – die Umstellung ist komplett

Branche in Aufruhr: “Das unsichtbare XML beherrschen”

Die FAQ-Veröffentlichung hat bei Steuerberatern und Softwareanbietern hektische Aktivität ausgelöst. Der Verband elektronische Rechnung (VeR) mahnte am 27. November: Unternehmen müssten die verbleibenden Wochen nutzen, um ihre Systeme fit für die “unsichtbaren” XML-Daten zu machen.

“Firmen müssen strikt zwischen dem lesbaren PDF und den maschinenlesbaren XML-Daten trennen”, warnen Branchenexperten. Bei Hybridformaten wie ZUGFeRD ist das PDF nur Beiwerk – rechtlich bindend sind allein die XML-Daten. Bei Abweichungen zwischen PDF-Anzeige und XML-Inhalt gilt der XML-Datensatz – ein kritisches Detail für Buchhaltungsabteilungen.

DATEV, der IT-Dienstleister für Steuerberater, berichtete Mitte November von wachsender, aber zögerlicher Nutzung bei mittelständischen Firmen. Mit den finalen BMF-Klarstellungen ist die “Abwarten-Phase” nun offiziell vorbei.

Das Ende der PDF-Ära im B2B-Geschäft

Die deutsche E-Rechnungspflicht ist Teil der EU-Initiative “VAT in the Digital Age” (ViDA), die jährlich Milliardenlücken bei der Mehrwertsteuer schließen soll. Durch strukturierte Daten können Finanzbehörden Betrug automatisiert aufspüren.

Deutschlands Ansatz ähnelt Rollouts in Italien und Polen, bietet aber großzügigere Übergangsfristen. Die Einbeziehung von Barkäufen über 250 Euro und die strikte Empfangspflicht auch für Kleinstbetriebe signalisieren jedoch: Das BMF meint es ernst mit der flächendeckenden Umsetzung.

Die “simple PDF-Rechnung” als E-Mail-Anhang, seit einem Jahrzehnt Standard, wird im B2B-Verkehr zur aussterbenden Art.

Was Unternehmen jetzt tun müssen

In den kommenden Wochen dürften Lieferanten massenhaft ihre Rechnungsbedingungen aktualisieren. Wer noch keine zentrale Rechnungseingangsadresse eingerichtet oder seine ERP-Systeme auf XML-Verarbeitung vorbereitet hat, riskiert Zahlungsverzögerungen und Compliance-Probleme ab Januar.

Der Blick geht bereits weiter: Nach dem Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen folgt als nächster Schritt ein Echtzeit-Meldesystem an die Finanzbehörden – voraussichtlich ab 2028. Doch die unmittelbare Priorität lautet: Posteingang fit machen für den 1. Januar.

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