E-Rechnung: Externe Verweise in XML-Daten sind tabu

Steuerabzug in Gefahr: Das Finanzministerium schließt eine verbreitete Schlupflücke für elektronische Rechnungen. Wer weiter auf externe Anhänge verweist, riskiert seinen Vorsteuerabzug.

Seit Jahresbeginn 2026 verschärft sich die Praxis bei der Pflicht zur E-Rechnung. Nach einer Klarstellung des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom Oktober 2025 sind sogenannte „hybride“ Lösungen nicht mehr zulässig. Dabei verweist die strukturierte XML-Datei lediglich auf einen externen Anhang wie eine PDF. Diese Praxis gefährdet nun die steuerliche Anerkennung der Rechnung.

Das BMF schließt die „Link“-Lücke

Der Kern der neuen Regelung liegt in einem Schreiben des BMF vom 15. Oktober 2025. Es präzisiert die seit Januar 2025 geltende E-Rechnungspflicht. Die entscheidende Klarstellung: Alle pflichtigen Rechnungsangaben müssen vollständig in der strukturierten XML-Datei stehen.

Ein Verweis auf ein externes Dokument – etwa eine PDF auf einem Server – für Pflichtfelder wie Positionsbeschreibungen oder Steueraufschlüsselung ist unzulässig. Zwar erlaubt der europäische Standard EN 16931 das Einbetten von Anhängen in die XML-Datei. Ein einfacher Link wie „Siehe Anlage“ oder eine URL zu einer externen Quelle ersetzt die strukturierten Daten jedoch nicht.

Viele Unternehmen riskieren inzwischen den Vorsteuerabzug, weil Pflichtangaben oft nur per Link in einer PDF geliefert werden. Das kostenlose E‑Book „E‑Rechnung – sichere Einführung, Übermittlung und Archivierung“ erklärt praxisnah, wie Sie XML‑Teile konform nach EN‑16931 erstellen, ZUGFeRD‑Hybridfallen vermeiden und Ihre ERP‑Prozesse anpassen. Enthalten: Checkliste für Buchhaltung, Muster‑Workflows und Hinweise zur Archivierung. Gratis-E‑Book: E‑Rechnung rechtssicher umsetzen

Die Finanzverwaltung betont den Grundsatz der automatischen Verarbeitbarkeit. Ein externer Verweis unterbricht diese Maschinenlesbarkeit. Das empfangende System müsste das unstrukturierte Dokument erst manuell abrufen und auswerten. Rechnungen mit solchen Verweisen erfüllen daher nicht die Definition einer elektronischen Rechnung nach § 14 UStG. Sie gelten als „andere Rechnungen“ und sind für Empfänger mit E-Rechnungspflicht möglicherweise ungültig.

Folgen für Hybridformate wie ZUGFeRD

Das Verbot externer Verweise betrifft besonders Nutzer hybrider Formate wie ZUGFeRD, das eine PDF-Ansicht mit einer XML-Datei kombiniert. ZUGFeRD 2.2 bleibt zwar ein gültiges Format, aber die führende Komponente ist die XML-Daten.

Im Jahr 2025 hatten einige Unternehmen versucht, mit einem minimalistischen XML-Gerüst zu arbeiten, das auf die beigefügte PDF für Details verwies. Die BMF-Klarstellung schließt diese Lücke nun explizit. Für eine konforme ZUGFeRD-Rechnung in 2026 muss der XML-Teil die vollständigen, strukturierten Transaktionsdaten enthalten. Weichen XML und PDF voneinander ab oder ist das XML unvollständig, gilt die Rechnung als nicht konform.

Diese strenge „XML-first“-Anwendung stellt sicher, dass automatisierte Systeme in der Buchhaltung Rechnungen ohne manuellen Eingriff bearbeiten können. Experten raten Unternehmen mit älteren Workflows, die nur grundlegende XML-Hüllen erzeugen, ihre Systeme dringend zu modernisieren.

Die EDI-Übergangsfrist 2026

Der Zeitpunkt dieser Verschärfung hängt mit der allgemeinen E-Rechnungstimeline zusammen. Während die Pflicht zum Empfang seit Januar 2025 gilt, beginnt mit 2026 die spezifische Übergangsfrist für EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange).

Vom 1. Januar 2026 bis 31. Dezember 2027 bleiben Rechnungen über etablierte EDI-Kanäle zulässig, wenn der Empfänger zustimmt. Diese Ausnahme legitimiert jedoch keine nicht konformen XML-Strukturen in neuen Implementierungen. Die BMF-Klarstellung soll die Verbreitung von „Pseudo-E-Rechnungen“ in dieser Phase verhindern.

Marktbeobachter berichten, dass viele Großunternehmen zum Start des Geschäftsjahres 2026 ihre eingehenden Rechnungsströme prüfen. Automatisierte Validierungsportale weisen bereits erste Rechnungen mit ungültigen externen Verweiscodes zurück – ein Zeichen für die sofortige Durchsetzung der Standards.

Reaktionen und steuerliche Risiken

Das Streben nach strengerer Datenintegrität steht im Einklang mit der EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA). Deutschlands gestaffelte Einführung bereitet Unternehmen auf ein mögliches Echtzeit-Meldessystem vor.

Steuerberater raten ihren Mandanten zu einer sofortigen Überprüfung der Rechnungssoftware. Das Risiko ist nicht nur technisch: Der Empfang einer nicht konformen Rechnung kann den Vorsteuerabzug des Empfängers gefährden. Wird eine Rechnung wegen fehlerhafter XML-Struktur als formal ungültig eingestuft, können Finanzbehörden den Steuerabzug rückwirkend bei einer Prüfung verweigern.

Software-Anbieter haben ihre Lösungen größtenteils an das BMF-Schreiben angepasst. Individuelle ERP-Erweiterungen und Altsysteme sind jedoch weiterhin anfällig. Die Regel zur „Unzulässigkeit von Verweisen“ gilt als notwendiger Schritt, um die versprochenen Effizienzgewinne der Digitalisierung zu realisieren.

Ausblick: Der Druck zur Voll-Digitalisierung steigt

Die Anforderungen an deutsche Unternehmen werden sich weiter verschärfen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen auch im B2B-Verkehr ausstellen. Die Option, Papier oder einfache PDFs zu versenden, entfällt dann, sofern nicht der Empfänger im Rahmen der auslaufenden Übergangsregeln ausdrücklich zustimmt.

Für das restliche Jahr 2026 bleibt der Fokus auf technischer Konformität und der Beseitigung von „Workarounds“. Unternehmen werden von ihren Lieferanten zunehmend die strikte Einhaltung des EN-16931-Standards fordern, um ihre eigenen automatisierten Prozesse sicherzustellen. Das BMF wird die Umsetzung weiter beobachten und voraussichtlich mit FAQs spezielle Detailfragen klären – etwa zu Anhängen für nicht steuerrelevante Daten wie Baupläne, die weiter verlinkt sein dürfen, solang die steuerrelevanten Daten vollständig strukturiert vorliegen.

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