E-Rechnung: Dreifach-Druck für deutsche Firmen zum Jahreswechsel

Die Einführung der E-Rechnung wird für deutsche Unternehmen zum Jahresendspurt zur dreifachen Herausforderung. Neue Archivierungsregeln, eine abgeschaltete Behördenplattform und ein verbindlicher Standard verschärfen die Lage.

Während die Geschäftswelt die Bücher für 2025 schließt, konzentrieren sich Buchhaltungsabteilungen auf ein drängendes Thema: die elektronische Rechnungsstellung. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat zwar seine Haltung zur Archivierung von E-Mails als „Transportmittel“ präzisiert. Doch nur 48 Stunden vor Weihnachten kam eine wichtige Infrastruktur-Änderung hinzu: die endgültige Abschaltung des zentralen Rechnungseingangsportals (ZRE). Zusammen mit dem verbindlichen Start des neuen ZUGFeRD 2.4-Standards am 15. Januar 2026 ergibt sich ein Dreiklang an Compliance-Hürden.

Seit der verpflichtenden Einführung der B2B-E-Rechnung am 1. Januar 2025 sorgt eine Frage für Unsicherheit: Wie sind E-Mails zu behandeln, die Rechnungen enthalten? Eine klare Grenze zieht das BMF zwischen einem reinen „Transportmedium“ und einem „kaufmännischen Dokument“.

Laut einem Schreiben des Ministeriums vom 15. Oktober 2025, das Fachleute diese Woche erläuterten, entscheidet der Inhalt der E-Mail:

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• Reines Transportmedium: Enthält die E-Mail nur eine Standard-Betreffzeile und den XML-Rechnungsanhang, gilt sie als „Umschlag“. Nur die strukturierte XML-Datei muss archiviert werden, nicht die E-Mail selbst.
• Kaufmännisches Dokument: Steht im E-Mail-Text jedoch jeglicher geschäftlich relevanter Zusatz – wie „Zahlungsziel auf 30 Tage verlängert“ oder „Reklamation zu Position 3“ – wird die Nachricht Teil der Rechnung. Sie muss dann zehn Jahre lang nach GoBD-Grundsätzen zusammen mit der XML-Datei archiviert werden.

„Die Gefahr liegt im Alltäglichen“, warnten Steuerexperten. „Eine beiläufige Bemerkung im E-Mail-Text kann die Archivierungspflicht auslösen und IT-Systeme vor komplexe Sortieraufgaben stellen.“

ZRE-Abschaltung: Letzte Frist für Lieferanten des Bundes

Für Lieferanten an Bundesbehörden (B2G) kommt Druck von anderer Seite: Das Portal Invoice-Portal bestätigte am Montag, den 22. Dezember 2025, dass das ZRE am 31. Dezember 2025 endgültig abgeschaltet wird.

Damit ist die Konsolidierung der Bundesplattformen abgeschlossen. Alle Rechnungen an Bundesbehörden müssen ab dem 1. Januar 2026 ausschließlich über die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) eingereicht werden.

• Sofortiges Handeln nötig: Lieferanten, die ihre Zugänge oder Peppol-IDs noch nicht von ZRE auf OZG-RE migriert haben, riskieren ab Januar Zahlungsverzögerungen.
• Automatische Migration unzureichend: Zwar wurden einige Daten automatisch übertragen, doch die aktive Prüfung der Peppol- und Leitweg-IDs im neuen System ist zwingend erforderlich.

Diese Infrastrukturumstellung erhöht den Druck auf IT-Abteilungen, die bereits mit den internen Archivierungsregeln für B2B-Geschäfte kämpfen.

ZUGFeRD 2.4: Der verbindliche Standard ab Januar

Hinzu kommt die Einführung des neuen Standards ZUGFeRD 2.4 (Factur-X 1.0.8), den das Forum für elektronische Rechnungen Deutschland (FeRD) am 4. Dezember 2025 veröffentlichte. Die Aktualisierung behebt spezielle Umsatzsteuer-Probleme und ermöglicht erstmals „Unterpositionen“ in strukturierten Rechnungen – essenziell für komplexe Abrechnungen in Logistik und Bau.

Ab dem 15. Januar 2026 ist die Nutzung desformat verpflichtend.
* Logik für Unterpositionen: The new version allows hierarchical representation…
* Hybride Archivierung: Bei Hybridformaten (PDF + XML) bleiben die XML-Daten für Steuerprüfungen führend. Die PDF-Komponente muss jedoch weiterhin erzeugt oder gespeichert werden, wenn sie als menschenlesbare Verifikation dient.

Experten warnen vor Ende der Schonfrist

Das Zusammentreffen dieser drei Faktoren markiert das Ende der „Schonfrist-Mentalität“ des frühen Jahres 2025. „Der Fokus hat sich von der bloßen Einführung hin zur technischen Präzision verschoben“, hieß es im DATEV Magazin Mitte Dezember.

Für Unternehmen, die manuell sortieren, ist das Risiko hoch, eine pflichtige E-Mail zu löschen. Experten raten zu einem „Safety-First“-Ansatz: Alle rechnungsbezogenen E-Mails archivieren, es sei denn, ein automatisiertes System kann zuverlässig zwischen Standardtext und geschäftlich relevanten Inhalten unterscheiden.

Ausblick 2026: Fokus auf Validierung und Automatisierung

Im ersten Quartal 2026 wird der Fokus voraussichtlich auf der Validierung der neuen Standards liegen.
* Steuerprüfungen: Finanzbeamte werden die „Vollständigkeit“ der Archivierung prüfen, insbesondere auf fehlende E-Mail-Korrespondenz, die die Rechnungsbedingungen ändert.
* Automatisierung: Der Markt wird einen Schub an „Smart Archiving“-Lösungen erleben, die mit KI E-Mail-Texte auf Geschäftsbedingungen scannen und sie automatisch zur Aufbewahrung kennzeichnen.
* Striktere B2G-Regeln: Mit dem offline geschalteten ZRE werden Bundesbehörden ab Januar wahrscheinlich strengere Ablehnungsregeln für nicht konforme OZG-RE-Einreichungen durchsetzen.

Unternehmen wird geraten, die verbleibenden Tage des Jahres zu nutzen, um ihren OZG-RE-Zugang zu prüfen und eine klare interne Richtlinie zur E-Mail-Aufbewahrung zu kommunizieren.

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